En teoría, todo el mundo entiende que la preparación puede hacer o romper una reunión importante. Cuanto más trabajo haga antes de entrar en la habitación, más productivo y eficiente será. Pero, ¿quién tiene tiempo para prepararse adecuadamente? Nuestra lista de comprobación hace que la preparación de reuniones sea rápida y fácil, asegúrese de imprimirla o guardarla para más adelante. Cada paso se describe con más detalle a continuación. El uso de la lista de comprobación y los principios subyacentes asegurará que ha cubierto todas sus bases y que no va a perder el tiempo de nadie (incluido el suyo propio).
Identificar el propósito de la reunión
¿Necesita tomar una decisión, resolver un problema, reunir a las tropas o informar a su equipo sobre una nueva iniciativa? Aclarar el propósito de su reunión es el primer y más importante paso de planificación: esto impulsará todos los demás elementos de su preparación.
Asegúrese de que realmente necesita una reunión
No apilar en otro reunión sin pensar en otras formas de lograr primero su objetivo. Es mejor no reunirse si:
- no tienes tiempo para prepararte
- otro método de comunicación funcionaría igual de bien
- está tratando con un tema sensible o un problema de personal que se manejaría mejor uno a uno
- usted necesita solicitar una serie de opiniones de las personas
Elaborar una agenda preliminar
Establecer una secuencia para la reunión. Planifique el tiempo para una breve introducción que proporcione contexto, y para una discusión de los próximos pasos al final. Decida cuánto tiempo dedicar a cada artículo y qué orden tiene sentido. Cuanto más larga sea su reunión, más difícil será para la gente mantenerse concentrada, así que es prudente subestimar cuánto puede cubrir su grupo en el tiempo asignado.
Seleccione los participantes adecuados
Considere quién puede ayudarle a lograr su objetivo y quién se verá afectado por el resultado de la reunión. Identificar a los principales responsables de la toma de decisiones, personas que conozcan (o tengan un interés) sobre el tema en cuestión, aquellos que necesitan ser informados para realizar su trabajo, y cualquier persona a la que se le exija implementar las decisiones tomadas. ¿Qué hay del tamaño? Mantenga pequeñas reuniones de resolución de problemas (alrededor de 8 personas). Incluya más personas para lluvia de ideas (hasta 18). Si estás proporcionando actualizaciones o movilizando a las tropas, sea tan inclusivo como quieras. Pero recuerda: el tiempo es dinero. Sé consciente de la efectos de ondulación su reunión puede tener tiempo de la gente en toda la organización y sólo invitar a aquellos que absolutamente tienen que estar allí.
Asignar roles a los participantes
Dar a los participantes un papel específico que desempeñar puede aumentar el enfoque y el compromiso. Tenga en cuenta las siguientes funciones:
- UNA facilitador guía la discusión, asegurándose de que se planteen todas las partes del tema (este es un buen trabajo para alguien que está desarrollando habilidades de liderazgo y practicando la neutralidad).
- UNA escribano captura ideas y decisiones clave y distribuye notas (esto da a las personas tímidas una forma de participar).
- UNA cronometrador ayuda a mover la discusión de manera eficiente.
- UNA contribuyente mantiene la discusión animada y en buen camino.
- Un experto comparte conocimientos sobre temas particulares. Una ventaja: Usted puede pedir a un experto que asista sólo parte de la reunión, manteniendo su contribución centrada.
Decida dónde y cuándo celebrar la reunión y confirmar la disponibilidad del espacio
El espacio para reuniones ayuda a establecer el tono. ¿Quieres que tu reunión sea informal e íntima? Elija una habitación pequeña y configure las sillas en un círculo. ¿Formal y riguroso? Una sala de conferencias probablemente funcionará mejor. ¿Asistirán los participantes virtualmente? Asegúrese de que su equipo permite a todos escuchar, participar o ver a las personas en la sala (si utilizan videoconferencia).
Enviar la invitación y la agenda preliminar a los principales participantes y partes interesadas
Asegúrese de que los asistentes conozcan el propósito de la reunión. Considere enviar una invitación personal además de una invitación al calendario (o chatear en persona con la invitación) si existe la posibilidad de que la invitación pase desapercibida o si desea asegurarse de que un participante clave asistirá.
Envíe informes, pre-lectura o solicitud de materiales que puedan requerir preparación de los participantes
Envíe cualquier pre-lectura uno o dos días antes de su reunión y aclare que se espera que los participantes revisen el material antes de llegar. Además, prepárate para destacar las claves de la lectura para aquellos que no han tenido tiempo de cumplirlas.
Identificar el proceso de toma de decisiones que se utilizará en la reunión
Elija un método de toma de decisiones con anticipación para asegurarse de que abandona su reunión con un resultado claro.
- Voto por mayoría permite que cada voz sea escuchada y generalmente es vista como justa, pero tenga en cuenta que puede ser difícil para algunos declarar su opinión públicamente.
- Consenso grupo permite a los participantes compartir su experiencia y aumenta la posibilidad de buy-in de todas las partes.
- Elección del líder suele ser el enfoque más rápido, por lo que es más apropiado en una crisis. El riesgo es que algunas ideas no se escuchen. Como resultado, es posible que deba trabajar más duro para conseguir escépticos a bordo, especialmente durante la implementación.
Identificar, organizar y probar cualquier equipo necesario
Decida si va a usar herramientas de colaboración o productividad (como GoogleDocs, un servicio para compartir pantalla o un dispositivo de grabación de audio) durante la reunión. Confirme y compruebe el espacio de reuniones y configure o pruebe cualquier equipo necesario con anticipación. Este paso parece un poco claro, pero a veces es difícil dedicar tiempo a los detalles logísticos, y usted no quiere desperdiciar ninguno de sus problemas de tecnología para solucionar problemas de solución de problemas de reunión cuidadosamente planificados. Si tiene problemas, pida ayuda a un colega que haya utilizado el equipo antes (o aliste a un representante de servicios de IT).
Finalizar la agenda y distribuirla a todos los participantes
Si la agenda ha cambiado, distribuya la versión final a los participantes. Asegúrese de que está listo para dirigir la discusión de cada elemento de la agenda o de que ha asignado elementos a los asistentes apropiados.
Seguimiento con los invitados en persona, si procede
Registrarse con personas que no han respondido a su invitación o que necesitan estar en la sala para tener una reunión productiva. Si ha asignado roles, compruebe que los asistentes entienden las partes que jugarán.
Prepárate
¿Ha redactado y practicado su presentación, impreso folletos y se ha ocupado de otros detalles de última hora? Hacer el trabajo para prepararse aumentará su confianza y le preparará para una reunión exitosa.
Este artículo fue adaptado de Reuniones en ejecución (Serie de administradores de 20 minutos.
