Tres tipos de reuniones y cómo hacer bien cada una

Tres tipos de reuniones y cómo hacer bien cada una

Antes de jugar al Tetris del calendario, empieza a pensar cuándo, dónde y por qué tienes que reunirte.

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por Amy Bonsall

El nuevo calendario laboral no trata sobre la oficina o el hogar, sino sobre tres tipos de reuniones y las condiciones que mejor les sirvan. Las reuniones transaccionales hacen avanzar el trabajo; las reuniones relacionales fortalecen las conexiones y las reuniones adaptativas nos ayudan a abordar temas complejos o delicados. Como las reuniones transaccionales son más fáciles de realizar en línea, las reuniones relacionales y adaptativas se han vuelto relativamente escasas. Ahora es un buen momento para volver a introducir y rediseñar estas reuniones, ya que todas tenían defectos incluso antes de la pandemia. El autor describe las mejores condiciones para las tres y explica por qué cada una necesita tener su propio espacio y lugar.

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Las reuniones están interrumpidas. Algo ocurrió cuando el trabajo pasó a Internet en 2020 y abrir la oficina no lo solucionó. Cada interacción con los colegas se convertía en una videollamada y nuestros días en un juego de Tetris transaccional: ¿dónde puedo participar en esta o aquella reunión? Ahora, con las políticas que determinan qué días de la semana estar y dónde, el Tetris se ha vuelto más complejo.

En mi trabajo para ayudar a las organizaciones distribuidas e híbridas a prosperar, veo empleados que se desplazan al trabajo solo para pasar tiempo en oficinas casi vacías o atendiendo llamadas. Se parece menos a la flexibilidad que a una nueva restricción, y no se trata de construir las relaciones que pretendíamos. Es lo peor de ambos mundos.

Hay una manera mejor. En lugar de centrarnos en cuándo y dónde nos reunimos, deberíamos empezar con por qué nos unimos y dejamos que eso dicte la logística. Cuando me piden que ayude a reconstruir relaciones y reforzar la colaboración compleja, empiezo con un consejo fundamental: el nuevo calendario laboral no trata sobre la oficina o el hogar, sino sobre tres tipos de reuniones y las condiciones que mejor les sirvan.

Tres tipos de reuniones

¿Por qué las llamo reuniones y no reuniones? Propósito de la señal de nombres. Reunión tiene una fuerte connotación, ya que sugiere gente alrededor de una mesa de conferencias (o su equivalente en Internet) y una agenda ajustada. Reuniones ofrecer múltiples propósitos y dar a conocer la idea de que debemos llevar a cabo una marcha con fecha y hora para tachar cosas de las listas.

Reuniones transaccionales hacer avanzar el trabajo; reuniones relacionales fortalecer las conexiones; y reuniones adaptativas ayúdenos a abordar temas complejos o delicados. Como las reuniones transaccionales son más fáciles de realizar en línea, las reuniones relacionales y adaptativas se han vuelto relativamente escasas. Ahora es un buen momento para volver a introducir y rediseñar estas reuniones, ya que todas tenían defectos incluso antes de la pandemia. Echemos un vistazo a las mejores condiciones para los tres. Si bien me centro en los entornos distribuidos e híbridos, las lecciones se aplican a cualquier organización.

1. Reuniones transaccionales

Las reuniones transaccionales tienen como objetivo hacer las cosas. Los ejemplos incluyen reuniones diarias, actualizaciones semanales de ventas y reuniones de planificación. Necesitan tres cosas para tener éxito:

Documentos de trabajo compartidos

Las herramientas basadas en la nube, como Google Docs, Miro y Figjam, cambian las reglas del juego. Si su equipo no los ha utilizado, ahora es el momento. Como varias personas pueden editar simultáneamente, todo el mundo ve las actualizaciones en tiempo real y pesan mucho más que una pizarra blanca que solo unos pocos pueden ver.

Paridad de pantalla

Las reuniones transaccionales híbridas, en las que hay al menos dos personas en la misma sala y el resto están distribuidas, se benefician de la paridad de pantallas o de que cada persona aparezca en un mosaico individual. Como sabrá cualquiera que haya asistido a una reunión híbrida de forma remota, es difícil interactuar con una sala de conferencias virtual llena de gente borrosa.

Un presentador en busca de señales de participación

Si bien los ajustes tecnológicos ayudan mucho, los anfitriones tienen una responsabilidad adicional cuando no están todos juntos: espiar las señales de participación. Levantar la mano o dejar de silenciar el micrófono son señales para captar la atención de los participantes. Me ha parecido ventajoso añadir una función adicional: un líder de compromiso para ayudar al anfitrión a garantizar una participación activa y equitativa. En los eventos más pequeños, el protagonista de compromiso y el presentador son sinónimos. En reuniones más grandes, considere la posibilidad de nombrar propietarios separados.

2. Reuniones relacionales

Las reuniones relacionales tienen como objetivo fortalecer nuestras conexiones. Históricamente, los ejemplos incluían comidas fuera de las instalaciones, almuerzos de grupo o salidas de formación de equipos. Necesitan tres cosas para tener éxito:

Objetivos claros

Las reuniones relacionales son las que más sufren del síndrome de «unamos a todos»: la idea de que basta con unir a la gente. Si bien este tipo de eventos pueden ser encantadores, no construyen relaciones. En cambio, ya sea que convoque a dos personas o a toda la organización, las reuniones relacionales deben diseñarse intencionalmente y con objetivos claros. En lugar de «conocer a todo el mundo», pruebe objetivos como:

  • Más información sobre la evolución profesional
  • Comprenda las motivaciones para conducir
  • Reflexione sobre los momentos de crecimiento

Estos objetivos dan a las personas un gancho para que puedan conocerse de forma más natural.

Actividades estructuradas

En lugar de un libre para todos amorfo, estructure el tiempo deliberadamente. Divida la sesión en momentos para reflexionar (a solas) y compartir (en grupos pequeños) a través de actividades como las siguientes:

  • Dibuje un mapa de su carrera, destacando los ejes.
  • Comparta un consejo relacionado con el trabajo al que vuelva a menudo.
  • Cuente una historia de resiliencia.

Las relaciones sólidas se construyen aumentando los niveles de apertura, de modo que estas actividades permiten a las personas elegir niveles de exposición cómodos. Un equipo de liderazgo que haya trabajado juntos durante años y haya navegado por aguas rocosas probablemente compartiría historias más profundas que los recién llegados a un evento de incorporación.

Si tiene un subconjunto de su equipo en conjunto, cree una forma distinta y asincrónica para que los no asistentes interactúen. Por ejemplo, para la actividad de consejos, puede pedir a la gente que comparta su ejemplo en vídeo con antelación.

Una mezcla de personas de todas las funciones, niveles o ubicaciones

Dejados a nuestros propios dispositivos, vamos a donde nos sentimos cómodos: hablamos con nuestros compañeros de equipo, nuestros compañeros o personas en circunstancias similares. Pero las organizaciones necesitan que tengamos relaciones más allá de estos silos, algo que las reuniones relacionales pueden apoyar mezclando deliberadamente a personas que no se sentirían atraídas naturalmente entre sí.

3. Reuniones adaptativas

Las reuniones adaptativas nos ayudan a abordar temas complejos o delicados en los que el proceso correcto o el resultado deseado no están claros desde el principio. Estas reuniones requieren agilidad y sensibilidad. Los ejemplos incluyen sesiones de estrategia, sprints de innovación, conversaciones profesionales o cómo analizar el impacto organizativo de un problema social. Para tener éxito, se requieren tres condiciones:

Un entorno maleable y distinto

Cuando estaba en la firma de diseño IDEO, donde casi todas las reuniones de clientes eran adaptables, preferíamos las habitaciones separadas de las salas de reuniones del equipo. Lo ideal eran espacios en los que los muebles se pudieran mover, la gente pudiera moverse y no hubiera un orden formal implícito (salas de juntas: fuera). El espacio influye en la forma en que las personas interactúan, por lo que la ubicación fue la primera pista para los participantes de que no se trataba de una conversación común y corriente.

Si está en Internet, salga de las cajas de vídeo. Diseñe sesiones de lluvia de ideas con el vídeo apagado y céntrese en un jamboard digital. Y trate de organizar conversaciones delicadas (donde el lenguaje corporal sea importante) con la gente sentada en sofás o sillas en lugar de en escritorios, con la cámara más atrás para reducir la intensidad y permitir las señales de todo el cuerpo.

Sensación de seguridad

Históricamente, las conversaciones difíciles o delicadas tenían lugar en persona, por lo que podíamos observar el lenguaje corporal y usar el entorno físico para crear una sensación de seguridad. Pero durante la pandemia aprendimos que esto no siempre es necesario o deseable. Un ejemplo son las conversaciones profesionales delicadas. Si bien su instinto puede ser celebrar estas reuniones en persona, varios empleados me han dicho que prefieren los debates en línea. La pantalla les ayuda a mantener sus emociones bajo control y les da una mayor sensación de control. Permita que los empleados tengan autonomía sobre el lugar donde están recluidos (algunos pueden preferir en línea, otros caminar y hablar).

Válvulas de liberación para disolver las tensiones

A menudo, los problemas complejos tienen presión temporal y las válvulas de descarga pueden ayudar. Para llegar a las conclusiones desde un lugar tranquilo, cree una separación entre discutir las opciones y tomar decisiones. En la habitación, podría ser una pausa para tomar café con una risa compartida sobre algo fuera de tema. En Internet, anime a todos a salir y a no pensar en el tema. Este cambio de enfoque no es prescindible, sino más bien un componente fundamental de un resultado exitoso.

En una organización distribuida que dirigía, necesitábamos crear un nuevo marco de orientación tras un incidente denunciado. Para disipar la tensión, alteramos la cadencia y la estructura. Primero, organizamos una pequeña mesa redonda digital para reflexionar sobre el incidente (para permitir que las emociones fluyan al evaluar el punto débil). A continuación, mantuvimos una relación cara a cara con varias personas para entender las diversas necesidades (la intimidad ayudaba a las personas a sentirse más cómodas siendo vulnerables). Por último, organizamos una sesión para crear nuestro nuevo marco (para entonces, las emociones de las dos primeras fases tenían suficiente espacio para disiparse).

¿Qué debe hacer si su reunión es todo (o ninguno) de lo anterior?

Si bien estos casos de uso se benefician de diferentes condiciones, no significa que no pueda combinarlos. Un ejemplo es un sitio externo programado para construir relaciones, abordar cuestiones estratégicas complejas y hacer el trabajo. Fije condiciones diferentes para cada uno: mezcle y combine personas que no se sentirían atraídas de forma natural entre sí, deje que las discusiones estratégicas tengan espacio para respirar y utilice espacios distintos para cada tipo de actividad.

Es posible que otros eventos no parezcan transaccionales, relacionales, oreuniones adaptativas. Eso también está bien. Porque el camino hacia una reunión eficaz siempre es preguntarse: ¿Por qué nos reunimos? ¿Qué estamos intentando lograr? Y para que cada necesidad tenga su propio espacio y lugar. Puede que le sorprenda el ritmo de cuándo reunirse en persona. Si bien variará según las necesidades del equipo, es más probable que sea mensual, trimestral o por proyectos que semanalmente.

Y si no puede hacer cambios en toda la organización, aún puede afectar a sus propias reuniones. Dentro de una política que dicte dónde debe estar, no por qué, reoriente la forma en que organiza las reuniones desplazando sus prioridades de la logística de su calendario a las necesidades de su gente.

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Amy Bonsall es la directora general de Collective, una plataforma que ayuda a las organizaciones distribuidas y a su gente a prosperar. Anteriormente, Amy fue ejecutiva de IDEO y Old Navy. Ha estado en las páginas y los escenarios de Entrepreneur, IDEO.com, SXSW, Singularity University, y más, cubriendo el florecimiento en el trabajo, el trabajo desde cualquier lugar, las organizaciones distribuidas y la creación de prototipos de comportamiento. Es co-directora de un curso sobre el diseño de un negocio, organizado por IDEOU. Sigue a Amy en Instagram.


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