La realidad de hacer negocios hoy en día suele requerir que los empleados y sus gerentes trabajen desde diferentes ubicaciones. Cuando no estás en una ubicación compartida con tu jefe, a menudo separados por grandes distancias y zonas horarias, entra en juego un conjunto diferente de consideraciones, ya que nunca te encontrarás casualmente en el pasillo de la oficina o junto al enfriador de agua. Tienes que cambiar tu enfoque para trabajar y adaptarte a la realidad de tener un jefe virtual.
Estas son las buenas noticias: siempre y cuando tú y tu jefe virtual puedan desarrollar confianza, mantener abiertos los canales de comunicación y establecer líneas claras de responsabilidad, hay muchas posibilidades de que puedan trabajar juntos sin problemas. Según estudios de nuestra Instituto de Investigación Greenlight, las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a gestionar correctamente la relación con tu jefe virtual:
1. Crea un contrato virtual. En primer lugar, reconozca que hacer que sus interacciones entre sí sean lo más productivas y eficientes posible requerirá un enfoque proactivo. Tienes que establecer las reglas básicas. ¿Cómo? Empieza con un correo electrónico a tu jefe. Prueba algo como esto: «Adjunto un artículo que describe cómo los equipos virtuales pueden trabajar mejor juntos. ¿Podemos discutirlo en nuestra próxima convocatoria para ver si es así como queremos trabajar juntos?» Lo que estás haciendo es establecer un contrato virtual en el que ambos puedan ponerse de acuerdo.
2. Establecer reglas para comunicación. Las personas de los equipos virtuales asumen erróneamente que conectarse con más frecuencia (a través de más teleconferencias, reuniones WebEx, correos electrónicos y similares) es la respuesta a los problemas de la distancia. Pero el resultado suele ser un caso agudo de sobrecarga de información. La verdadera clave para gestionar la relación con tu jefe es establecer una cadencia de comunicación adecuada para que estés alineado con los resultados. ¿Es una llamada diaria o una llamada semanal? Establece la frecuencia que mejor funcione para ti y para tu jefe, y haz que tu jefe confirme esa cadencia, teniendo en cuenta estas dos reglas:
- Especifique la rapidez con la que ambos deben responder a los correos electrónicos y las llamadas
- Determine qué pasos de seguimiento deben tomarse para que nunca deje pasar por alto los problemas importantes
Hay otras reglas a tener en cuenta también. Michael Watkins, profesor, autor y cofundador de Genesis Advisers, dirigió investigación que descubrió que tener reuniones periódicas ayudaba a marcar un ritmo en el trabajo en equipo virtual. Esto es lo que también funcionó:
- Compartir las agendas de las reuniones con anticipación
- Inicio y finalización de reuniones según lo programado
- Rotación de los horarios de las reuniones para que las personas de diferentes zonas horarias puedan compartir la carga de manera
3. Establece metas y expectativas claras. Piensa en tus metas personales para tu trabajo: ¿Qué significaría «salir del parque» en un mes, seis meses o un año? Dedique algún tiempo a reflexionar y anotar sus objetivos y metas de rendimiento. Luego, envíaselas a tu jefa y haz que las firme.
A continuación, en la cadencia de reuniones que estableciste en el paso 2, asegúrate de tener conversaciones frecuentes con tu jefe para asegurarte de que ambos verifiques tu progreso regularmente. Es importante establecer líneas claras de responsabilidad desde el principio. Esto significa responsabilizarte de lo que dijiste que harías para cuándo y obtener la confirmación de tu jefe desde el principio. Hazle saber a tu jefe que crees que los comentarios a lo largo del camino son un regalo.
4. Ponte personal. A continuación, crea confianza interpersonal. Lo que une a los equipos virtuales de cualquier tamaño son los datos personales, las similitudes que nos llevan a confiar en las personas que nos rodean, incluso cuando están lejos. Puedes hacer dos cosas para ponerte personal:
- Envía un correo electrónico a tu jefe para compartir más información sobre quién eres. Los seres humanos son sociales por naturaleza, algo que no se puede ignorar en tu relación virtual. Utiliza el correo electrónico para contarle lo que te da energía dentro y fuera del lugar de trabajo, tus aficiones, etc. Pídele a tu jefe que te corresponda. Tal vez encuentres algún interés en el que puedas participar juntos, como una organización sin fines de lucro en la que podrías ser voluntario o incluso una sesión de juego de «World of Warcraft» para desarrollar habilidades de trabajo en equipo y estrategia fuera de las horas de trabajo.
- Realice controles profesionales personales y regulares al comienzo de las reuniones. No te tomes más de 30 segundos para compartir lo que sucede personal y profesionalmente en tu vida, incluidos los acontecimientos felices (por ejemplo, los hitos familiares y profesionales) y los desafíos a los que te enfrentas. No descarte ninguna oportunidad de hacer check-ins; hazlas importantes y no tengas miedo de mostrar alguna vulnerabilidad: «Oye, hagamos un check-in rápido. ¿Qué pasa?» Esta simple narración de historias y lazos sociales genera empatía, confianza y camaradería.
Investigación realizada por Northeastern University los profesores descubrieron que muchos empleados que trabajaban desde casa se sentían aislados o desconectados, lo que les dificultaba desarrollar relaciones personales y confianza. El estudio recomendó interacciones sociales informales como las descritas anteriormente para aumentar la confianza y establecer conexiones más sólidas.
5. Sé generoso. Vete por la borda para servir a tu jefe. La generosidad acelera el vínculo emocional porque te permite centrarte desinteresadamente en el éxito de tu jefe, lo que fortalece la relación.
Comience con actos de generosidad que tengan por objeto hacer su trabajo extraordinariamente bien, y luego concéntrese en aquellos que van más allá de su trabajo. Concéntrate en los objetivos personales y profesionales de tu jefe para cumplir con su legado. Por último, «hazte personal» y haz pequeñas cosas que le importan a tu jefe. Cada acto se basa en el anterior. Por ejemplo:
- Supera un plazo. (Haciendo tu trabajo extraordinariamente bien)
- Pregunta por los proyectos de skunkworks en los que podrías obtener crédito extra por trabajar. (Ir más allá de tu trabajo)
- Pregúntale qué legado quiere dejar tu jefe y encuentra una manera de ayudarlo a lograrlo de alguna manera. (Entregar frente al legado)
- Sugiera un excelente restaurante escondido cerca de Notre Dame que sería perfecto para el viaje de tu jefe a París. (Hacer las pequeñas cosas que le importan a tu jefe)
6. Acepta ser sincero. No evite los conflictos: es uno de los atributos más destructivos de muchas culturas empresariales. Y esto es especialmente cierto para los trabajadores virtuales, ya que se pierden las interacciones cara a cara regulares que facilitan el desarrollo de relaciones sólidas. La transparencia y la franqueza generan confianza y deben negociarse con anticipación, como dijimos en el paso 3, cuando le dijiste a tu jefe que la retroalimentación es un regalo. Atacar siempre los conflictos de frente. Pide comentarios sincero a tu jefe y dales comentarios cuando corresponda. Retire cualquier problema de raíz.
7. Aprovecha la tecnología. La tecnología a veces se etiqueta como una «distracción» que nos impide realmente conectando. Pero cuando trabajas virtualmente, la tecnología te une con tu jefe.
Cuando te conectas de forma generosa, haces un registro personal y profesional u obtienes comentarios, te ayudará usar Skype, WebEx o cualquier otro tipo de vídeo para que puedas ver las emociones y las expresiones faciales de la persona. Esta conexión refuerza la relación. Otras tecnologías que se deben considerar utilizar incluyen:
- Plataformas de comunicación (como Yammer, Slack, Hipchat, Google Talk)
- Herramientas de programación online (como Doodle, Calendly)
- Herramientas de almacenamiento de documentos y uso compartido de archivos en la nube (como Dropbox, Box, Google Drive)
- Herramientas de gestión de proyectos (como Basecamp, Trello, JIRA)
- Herramientas de cocreación de documentos (como Google Docs)
- Agujeros de gusano virtuales: conexiones de vídeo bidireccionales 24/7 entre dos ubicaciones donde los «oficinamates virtuales» pueden verse literalmente de forma continua
La distancia física no es la sentencia de muerte para colaborar eficazmente y formar relaciones sólidas. De hecho, la distancia física puede ser irrelevante por completo, porque en muchas organizaciones donde los trabajadores están ubicados conjuntamente, las relaciones a menudo siguen siendo tensas. ¿Por qué? Lo que falta no es cercanía física, sino cercanía emocional, claridad y alineación. Por eso, quienes trabajan de forma virtual deben adoptar un enfoque proactivo para cerrar y superar la distancia estratégica y emocional. Si realmente te tomas estos consejos en serio, y les pones un proceso claro y un rigor en torno a ellos, puedes tener una relación mejor y más fuerte con tu jefe que la persona cara a cara promedio, independientemente de lo lejos que trabajes.
