Gerente, sustantivo.
Definición de libro de texto: Persona que está a cargo de un determinado grupo de tareas o de un determinado subconjunto de una empresa. Un gerente suele tener un personal de personas que informan a él o ella.
Traducción moderna: Un individuo que corre por los pasillos en un intento frenético de llegar a tiempo a la próxima reunión mientras contesta correos electrónicos en su dispositivo móvil.
Algunos de ustedes pueden adherirse a la definición del libro de texto de «gerente» y, de ser así, felicitarlos. Pero la mayoría de los gerentes ya no tienen tiempo para gestionar a las personas que les informan.
Si eres un mánager atrapado en el ciclo frustrante de cancelar con frecuencia uno a uno, delegar mal y no estar en contacto con tu equipo, probablemente ya te sientas lo suficientemente mal. No estoy aquí para hacerte sentir peor. Pero sí quiero animarte a que empieces a tomar medidas no solo para cumplir con tus propias responsabilidades, sino también para desarrollar un equipo increíble. Estas estrategias provienen de mi tiempo de coaching con los gerentes sobre cómo dirigir más eficazmente a sus equipos, sin tener que trabajar más horas.
No puedes darle a los demás lo que no tienes. Así que si estás confundido y disperso, tu equipo también lo estará. Necesitas tener tiempo para tener claro lo que quieres lograr con cada interacción; esto significa dedicar más tiempo a las prioridades, la preparación y el seguimiento, y menos tiempo en las reuniones. Reducir el tiempo de reunión para tener más tiempo para pensar estratégicamente requerirá un esfuerzo grupal, pero puedes lograrlo con algunas estrategias sencillas.
En primer lugar, reduzca el número de invitaciones a reuniones que acepta. Pregúntate si has caído en la trampa común de ver tu calendario como un concurso de popularidad. ¿Mides tu valor por el número de reuniones a las que has sido invitado? Ir a muchas reuniones puede hacerte sentir importante, pero no es una buena manera de asignar tu tiempo. Antes de aceptar una invitación a una reunión, pregúntese: «¿De verdad necesito asistir?» Si la respuesta es «no», rechace la reunión o utilice una de estas estrategias que requieren menos tiempo:
- Pida un vistazo a la agenda previa a la reunión para que pueda transmitir sus comentarios al facilitador para que los comparta. (Bonificación: ¡esto puede obligar al facilitador a elaborar una agenda!)
- Envía a otra persona de tu grupo para comunicar la posición de tu equipo.
- Solicite una copia de las notas de la reunión después del hecho.
Si todavía tiene dificultades para sentirse culpable o posesivo por rechazar cualquier convocatoria de reunión, replantee la pregunta de esta manera: «Si estuviera enfermo el día de esta reunión, ¿habría que reprogramarla?» Si respondes «No», es muy probable que no necesites asistir. Si necesita asistir a bastantes reuniones, pero solo para dar un aporte estratégico, no para ayudar con la implementación táctica, solicite que su parte de la discusión se realice al principio del tiempo asignado. Después de esa parte, discúlpate de la discusión.
En segundo lugar, reducir el número de reuniones programadas y reducir su duración. ¿Programas reuniones en las que pasas la mayor parte del tiempo hablando, quizás dando «actualizaciones» a una sala de personas que revisan sutilmente sus teléfonos? ¿Predeterminado programar reuniones de una hora (o más)? Si es así, debes reprogramar tu respuesta predeterminada de «en caso de duda, programa una reunión de 60 minutos». Este es un árbol de decisiones que puedes usar como estrategia de reemplazo eficaz:
Su nuevo valor predeterminado debe ser elegir la inversión de tiempo menos «costosa» que aún cumpla el objetivo final. No programes una reunión para algo que puedas resolver en una llamada telefónica ni hagas una llamada telefónica por algo que se pueda comunicar por correo electrónico. Si tiene que programar reuniones, desafíese a sí mismo para hacerlas más ágdalas. Pruebe reuniones de 30 minutos o incluso 15 minutos y establezca el objetivo de terminar antes de tiempo. Si crees que necesitas más tiempo constantemente, puedes aumentar la duración de la reunión en el futuro, pero a menudo con mayor concentración, no lo necesitarás.
Una vez que estés modelando una buena etiqueta en las reuniones, pida también a sus informes directos que sigan un buen procedimiento de reunión:
- No programes reuniones para artículos para tu información que puedas comunicar por correo electrónico. Utilice las reuniones únicamente para discusiones y decisiones que deben tener lugar con un equipo, en tiempo real.
- Envía una agenda clara cuando envíes la invitación a la reunión (no dos minutos antes de la reunión) para que sea más fácil para todos saber si tienen que asistir.
- Designe a alguien para que tome notas detalladas sobre la discusión, las decisiones y la razón de ser de esas conclusiones. Haz circular esas cosas a tu manager y a cualquier otra persona que necesite estar al tanto, pero que no tenga que asistir a la reunión.
Por último, mantén tu calendario despejado bloqueando el tiempo de trabajo. Aprovecha el tiempo liberado antes de que se evapore. A medida que pasas de un estado reactivo a un estado proactivo, es posible que te sientas un poco desorientado con todo tu nuevo tiempo. Pero ahora que tu calendario no está tan lleno de «ajetreo», puedes llenarlo con negocios reales. Hágalo rápidamente, antes de que el trabajo se expanda para ocupar el tiempo disponible. Dedique tiempo para el correo electrónico, la preparación de reuniones, los informes directos y el tiempo de reflexión estratégica. Mantén tus compromisos contigo mismo de la misma manera que lo harías con otra persona para que tú (y otros) puedan confiar en ti para hacer las cosas, y a tiempo.
Al reducir el número de reuniones en las que estás, liberarás a las personas que te rodean para que tomen decisiones razonables sin tener que buscar siempre tu opinión. Esto reducirá automáticamente el número de reuniones a las que debes asistir e infundirá más confianza en tu equipo. Y si utilizas ese tiempo para dar forma a la estrategia y establecer prioridades claras, tu equipo tomará las decisiones correctas, tanto si estás en la sala como si no.
