Rompe su adicción a las reuniones

Entrenar a su cerebro, y su equipo, para trabajar más eficientemente.
Rompe su adicción a las reuniones
Rompe su adicción a las reuniones
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Gerente, sustantivo.

Definición de libro de texto: Una persona que está a cargo de un determinado grupo de tareas, o de un determinado subconjunto de una empresa. Un gerente a menudo tiene un personal de personas que se presentan a él o ella.

Traducción moderna: Un individuo que corre por los pasillos en un frenético intento de hacer la próxima reunión a tiempo mientras también responde correos electrónicos en su dispositivo móvil.

Algunos de ustedes pueden adherirse a la definición de libro de texto de «gerente», y si es así, felicitaciones a usted. Pero la mayoría de los gerentes ya no tienen tiempo para administrar a las personas que informan a ellos.

Si eres un manager atrapado en el frustrante ciclo de cancelar con frecuencia uno a uno, delegar mal y sentirse fuera de contacto con tu equipo, probablemente ya te sientas lo suficientemente mal. No estoy aquí para hacerte sentir peor. Pero quiero animarles a empezar a tomar medidas no sólo para cumplir con sus propias responsabilidades, sino también para desarrollar un equipo impresionante. Estas estrategias provienen de mi tiempo de trabajo de coaching con los gerentes sobre cómo dirigir de manera más eficaz a sus equipos, sin trabajar más horas.

No puedes darle a otras personas lo que no tienes. Así que si estás confundido y disperso, tu equipo también lo estará. Necesita tener tiempo para aclarar lo que desea lograr de cada interacción; esto significa dedicar más tiempo a prioridades, preparación y seguimiento, y menos tiempo en reuniones. Reducir el tiempo de reunión para que tenga más tiempo para pensar estratégicamente requerirá un esfuerzo grupal, pero puede hacerlo con algunas estrategias simples.

En primer lugar, reduzca el número de invitaciones a reuniones que acepta. Pregúntese si ha caído en la trampa común de ver su calendario como un concurso de popularidad. ¿Mide su valor en función de cuántas reuniones ha sido invitado? Ir a muchas reuniones puede hacer que se sienta importante, pero no es una buena manera de asignar su tiempo. Antes de aceptar una invitación a una reunión, pregúntese: «¿Realmente necesito asistir?» Si la respuesta es «no», rechace la reunión o utilice una de estas estrategias que requieren menos tiempo:

  • Solicite una vista previa a la reunión en la agenda para que pueda transmitir sus comentarios al facilitador para que los comparta. (Bono: esto puede obligar al facilitador a hacer una agenda!)
  • Envía a otra persona de tu grupo para que comunique la posición de tu equipo.
  • Solicite una copia de las notas de la reunión después del hecho.

Si todavía te cuesta sentirte culpable o posesivo por rechazar cualquier solicitud de reunión, vuelve a plantear la pregunta de esta manera: «Si estuviera enfermo el día de esta reunión, ¿tendría que ser reprogramada?» Si respondes, «No», hay una buena posibilidad de que no tengas que asistir. Si usted necesita para ir a un buen número de reuniones, pero sólo para dar información estratégica, no para ayudar con la implementación táctica, a continuación, solicitar su parte de la discusión suceda al comienzo del tiempo asignado. Siguiendo esa parte, disculpe la discusión.

En segundo lugar, reducir el número de reuniones que programas y reducir su duración. ¿Programas reuniones en las que pasas la mayor parte del tiempo hablando, tal vez dando «actualizaciones» a una sala de personas que comprueban sutilmente sus teléfonos? ¿Por defecto programar reuniones de una hora (o más)? Si es así, debe reprogramar su respuesta predeterminada de «en caso de duda, programar una reunión de 60 minutos». Aquí hay un árbol de decisiones que puede usar como una estrategia de reemplazo efectiva:

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Su nuevo valor predeterminado debe ser elegir la inversión de tiempo menos «costosa» que aún logre el objetivo final. No programes una reunión para algo que puedas resolver en una llamada telefónica y no hagas una llamada telefónica para algo que se pueda comunicar en un correo electrónico. Si tiene que programar reuniones, retírese para hacerlas más delgadas. Pruebe reuniones de 30 minutos o incluso de 15 minutos y establezca un objetivo para terminar temprano. Si constantemente necesita más tiempo, puede aumentar la duración de la reunión en el futuro, pero a menudo con un mayor enfoque, no lo necesitará.

Una vez que esté modelando una buena etiqueta de reunión, pedir a sus informes directos que sigan un buen procedimiento de reunión, también:

  • No programes reuniones para elementos que puedas comunicar por correo electrónico. Utilice solamente las reuniones para discusiones y decisiones que deben suceder con un equipo, en tiempo real.
  • Envíe una agenda clara cuando envíe la invitación a la reunión, no dos minutos antes de la reunión, para que sea más fácil para todos saber si necesitan asistir.
  • Designar a alguien para que tome notas detalladas sobre la discusión, las decisiones y la justificación de esas conclusiones. Envíenlos a su gerente y a cualquier otra persona que necesite estar al tanto, pero no necesite venir a la reunión.

Por último, mantener el calendario despejado bloqueando el tiempo de trabajo. Aprovecha el tiempo libre antes de que se evapore. A medida que se pasa de un estado reactivo a un estado proactivo, es posible que se sienta un poco desorientado con todo su tiempo recién encontrado. Pero ahora que su calendario no está tan lleno de «ajetreo», puede llenarlo con negocios reales. Hazlo rápidamente, antes de que el trabajo se expanda para llenar el tiempo disponible. Reserve tiempo para el correo electrónico, la preparación de reuniones, uno a uno con informes directos y el tiempo de pensamiento estratégico. Mantenga sus compromisos consigo mismo de la misma manera que lo haría con otra persona para que usted (y otros) pueda confiar en usted para que las cosas se hagan — y a tiempo.

Al reducir el número de reuniones en las que se encuentra, liberará a las personas a su alrededor para que tomen decisiones razonables sin tener siempre en cuenta su opinión. Esto reducirá automáticamente el número de reuniones a las que necesita asistir e inculcará más confianza en su equipo. Y si usas ese tiempo para dar forma a la estrategia y establecer prioridades claras, tu equipo tomará las decisiones correctas, independientemente de que estés o no en la sala.


Elizabeth Grace Saunders
Via HBR.org

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