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Hay demasiadas formas de comunicarse en el trabajo. Vamos a establecer algunas reglas básicas.
Você obteve meu Slack/Email/Texto?
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Cuando estábamos en la oficina, todos conocíamos las reglas no escritas de comunicación. Si alguien tenía auriculares grandes puestos, probablemente se centró en el trabajo, y no quería ser interrumpido por chismes sobre el último drama. O si su equipo estaba a punto de tener una reunión importante con un cliente, usted rápidamente examinaría preguntas de último minuto antes de entrar en la habitación.

Todos aprendimos estas normas de comunicación observando a nuestros colegas. Pero ahora con el rápido cambio hacia el trabajo híbrido existe la necesidad de crear nuevas reglas para la comunicación digital. De alguna manera parece que cuanto más plataformas tengamos a nuestra disposición, más complicada será la comunicación digital.

He publicado un estudio de investigación con Quester este mes llamado» La crisis de la comunicación digital» para comprender los retos a los que todos nos enfrentamos en la comunicación digital en el lugar de trabajo. A través de una encuesta realizada a casi 2.000 trabajadores de oficina, descubrimos que más del 70% experimentaron algún tipo de comunicación poco clara por parte de sus colegas. Esto lleva a que el empleado promedio malgaste cuatro horas por semana en comunicaciones digitales deficientes o confusas, lo que suma un promedio anual de 188 mil millones de dólares desperdiciados en toda la economía estadounidense.

Aquí hay un ejemplo de una organización que estaba luchando con este mismo problema. La organización me trajo para evaluar los canales de comunicación digital de un equipo. El líder de la división quería saber por qué había tanta disfunción diaria: plazos perdidos, correos electrónicos ignorados, informes de conversaciones incómodas en la sala de chat, y muchas pasivo-agresividad.

No me tomó mucho tiempo descubrir que el equipo en cuestión estaba usando sus herramientas de colaboración en todas las formas menos las correctas. En manos del equipo, el chat de Microsoft Teams se había convertido en una forma tortuosa para que los miembros evitaran la colaboración con videollamadas. Los miembros también compartían los mismos mensajes y documentos utilizando múltiples herramientas de colaboración, lo que hacía difícil para cualquiera saber a dónde ir para qué. Finalmente, algunos miembros estaban comentando tareas usando mensajes de mensaje instantáneo de 10 palabras, sin explicar si su mensaje era una opinión o una solicitud de acción.

Eventualmente, el equipo y yo creamos normas alrededor del mejor y más adecuado uso de cada canal de comunicación. Esto es lo que construimos:

Establecimiento de normas de canal de colaboración


Usando este gráfico como plantilla, establezca pautas para su propio equipo. Como discuto en mi nuevo libro, Lenguaje corporal digital Recomiendo programar una reunión con el único propósito de celebrar este debate normativo. Para fomentar un diálogo abierto, enmarque la reunión como un grupo de intercambio de ideas y una sesión de trabajo. Aquí hay algunas preguntas para poner en marcha la conversación:

  1. ¿Cuál ha sido la experiencia más colaborativa que ha tenido en cada uno de estos canales?
    • Mensajería instantánea (Microsoft Teams, Slack, Skype,.)
    • Correo
    • Videollamadas
    • Mensajes de texto (si procede)
  2. Sobre la base de estas experiencias positivas, ¿cuáles son las normas que queremos establecer para cada canal? (Consulte la columna situada más a la derecha arriba para ver ejemplos específicos.) A medida que configure estas pautas, piense en la longitud del mensaje, la complejidad y el tiempo de respuesta.
    • ¿Cuánto tiempo es demasiado largo para un mensaje de mensaje instantáneo?
    • ¿Queremos poner un límite al número de personas a incluir en un grupo de mensaje instantáneo?
    • ¿Cuándo (si es que alguna vez) es apropiado enviar un mensaje a alguien?
    • ¿Cuál es el tiempo de respuesta esperado para los correos electrónicos?
  3. Cuando pasamos a una oficina híbrida, ¿cómo mantendremos inclusivos a nuestros empleados remotos y evitar posibles sesgos?
  4. Dado que muchos de nosotros estamos trabajando de forma asíncrona, ¿cómo nos aseguraremos de comunicarnos cuando estemos trabajando respetando el tiempo personal de todos?

Una vez que hayas establecido las normas de comunicación de tu equipo, lo más difícil es asegurarse de que se queden: la gente tiene el hábito de volver a sus viejas costumbres. Consciente de esta tendencia, trabajé con el equipo para identificar a dos o tres promotores de canales cuyo papel era fomentar las mejores prácticas dentro de cada canal y dar gritos a aquellos que estaban modelando los comportamientos correctos.

También desarrollamos una práctica diseñada para eliminar situaciones en las que las personas duplican contenido innecesariamente a través de múltiples canales mediante el despliegue de la etiqueta #killduplication como respuesta cuando se envía un mensaje en el canal equivocado. Si alguien no se adhiere a las últimas normas de colaboración híbrida, se anima a los miembros del equipo a responder con «#killduplication» para que sea menos una llamada y un refuerzo más divertido para aprender el nuevo comportamiento. La frase #killduplication es ahora un elemento básico en la cultura del equipo, ayudando a eliminar el tiempo perdido y garantizar que los colegas optimicen el uso de cada medio digital.

Estamos en medio de una transición importante del trabajo remoto al trabajo híbrido. A medida que este cambio está sucediendo, es esencial que los gerentes establezcan normas en torno a la comunicación digital con sus equipos. Tener una guía detallada ayudará a asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén en la misma página y tengan las mismas expectativas, independientemente de quién esté trabajando desde dónde.

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