Você obteve meu Slack/Email/Texto?

Há muitas maneiras de se comunicar no trabalho. Vamos definir algumas regras básicas.
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Estamos no meio de uma grande transição do trabalho remoto para o trabalho híbrido. Como essa mudança está acontecendo, é essencial que os gerentes estabeleçam normas sobre a comunicação digital com suas equipes. Ter um guia detalhado ajudará a garantir que todos em sua equipe estejam na mesma página e tenham as mesmas expectativas – independentemente de quem está trabalhando de onde. O autor oferece orientações sobre como ter essas conversas normativas e como garantir que suas normas estabelecidas se mantenham.

Quando estávamos no escritório, todos sabíamos as regras não escritas de comunicação. Se alguém tivesse fones de ouvido grandes, eles provavelmente estavam focados no trabalho, e não queria ser interrompido para fofocar sobre o drama mais recente. Ou se sua equipe estava prestes a ter uma reunião importante com um cliente, você iria rapidamente passar por perguntas de última hora antes de entrar na sala.

Todos nós aprendemos essas normas de comunicação observando nossos colegas. Mas agora com a rápida mudança para o trabalho híbrido há a necessidade de criar novas regras para a comunicação digital. De alguma forma, parece que quanto mais plataformas tivermos à nossa disposição, a comunicação digital mais complicada fica.

Eu publiquei um estudo de pesquisa com Quester este mês chamado” A crise da comunicação digital” compreender os desafios que todos enfrentamos na comunicação digital no local de trabalho. Através de uma pesquisa com quase 2.000 trabalhadores de escritório, descobrimos que mais de 70% experimentaram alguma forma de comunicação pouco clara de seus colegas. Isso leva ao funcionário médio desperdiçando quatro horas por semana em comunicações digitais pobres ou confusas, o que soma-se a uma quantia média anual de US $188 bilhões desperdiçados em toda a economia americana.

Aqui está um exemplo de uma organização que estava lutando com esse problema. A organização me trouxe para avaliar os canais de comunicação digital de uma equipe. O líder da divisão queria saber por que havia tanta disfunção diária: prazos perdidos, e-mails ignorados, relatórios de conversas desconfortáveis na sala de bate-papo e muitos pares passivo-agressividade.

Não demorou muito para descobrir que a equipe em questão estava usando suas ferramentas de colaboração em todas as formas, mas a certa. Nas mãos da equipe, o bate-papo do Microsoft Teams tornou-se uma maneira desonesta para os membros evitarem a colaboração de videochamadas. Os membros também estavam compartilhando as mesmas mensagens e documentos usando várias ferramentas de colaboração, tornando difícil para qualquer pessoa saber onde ir para o quê. Finalmente, alguns membros estavam comentando sobre tarefas usando mensagens de mensagens mensagem instantânea de 10 palavras, sem explicar se sua mensagem era uma opinião ou um pedido de ação.

Eventualmente, a equipe e eu criamos normas sobre o melhor e mais adequado uso de todos os canais de comunicação. Aqui está o que construímos:

Definindo normas de canal de colaboração


Usando esse gráfico como modelo, defina diretrizes para sua própria equipe. Como eu discuto no meu novo livro, Linguagem Corporal Digital Eu recomendo agendar uma reunião com o único propósito de ter essa discussão normativa. Para promover um diálogo aberto, enquadre a reunião como um brainstorm em grupo e sessão de trabalho. Aqui estão algumas perguntas para começar a conversa em andamento:

  1. Qual foi a experiência mais colaborativa que você teve em cada um desses canais?
    • mensagem instantânea (Microsoft Teams, Slack, Skype, etc.)
    • E-mail
    • Chamadas de vídeo
    • Texting (se aplicável)
  2. Com base nessas experiências positivas, quais são as normas que queremos estabelecer para cada canal? (Consulte a coluna mais à direita acima para obter exemplos específicos.) Ao configurar essas diretrizes, pense no tamanho, na complexidade e no tempo de resposta da mensagem.
    • Quanto tempo demora demais para uma mensagem de mensagem instantânea?
    • Queremos colocar um limite para o número de pessoas a incluir em um mensagem instantânea de grupo?
    • Quando (se alguma vez) é apropriado enviar mensagens de texto para alguém?
    • Qual é o tempo de resposta esperado para e-mails?
  3. Quando fazemos a transição para um escritório híbrido, como vamos nos manter inclusivos de nossos funcionários remotos evitar potenciais vieses?
  4. Dado que muitos de nós estão trabalhando de forma assíncrona, como vamos nos comunicar quando estamos trabalhando enquanto ainda respeitamos o tempo pessoal de todos?

Depois de estabelecer as normas de comunicação da sua equipe, a parte difícil é garantir que elas fiquem — as pessoas têm o hábito de deslizar de volta aos seus caminhos antigos. Contrante dessa tendência, trabalhei com a equipe para identificar dois ou três defensores do canal cujo papel era incentivar as melhores práticas dentro de cada canal e dar gritos para aqueles que estavam modelando os comportamentos certos.

Também desenvolvemos uma prática projetada para eliminar situações em que indivíduos duplicaram conteúdo desnecessariamente em vários canais, implementando a hashtag #killduplication como resposta quando uma mensagem é enviada no canal errado. Se alguém não aderir às mais recentes normas de colaboração híbrida, os membros da equipe são encorajados a responder com “#killduplication” para torná-lo menos de uma chamada e mais um reforço divertido para aprender o novo comportamento. A frase #killduplication é agora um grampo na cultura da equipe, ajudando a eliminar o desperdício de tempo e garantir que os colegas otimizem o uso de cada meio digital.

Estamos no meio de uma grande transição do trabalho remoto para o trabalho híbrido. Como essa mudança está acontecendo, é essencial que os gerentes estabeleçam normas sobre a comunicação digital com suas equipes. Ter um guia detalhado ajudará a garantir que todos em sua equipe estejam na mesma página e tenham as mesmas expectativas – independentemente de quem está trabalhando de onde.



  • Erica Dhawan is a leading expert on 21st century teamwork and collaboration. She is an award-winning keynote speaker and the author of the new book Digital Body Language. Download her free guide to “End Digital Burnout.” Follow her on LinkedIn.  
  • HBR.org

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