Registros eletrônicos de saúde podem melhorar o processo de doação de órgãos

Um programa piloto em vários hospitais da Nova Inglaterra resultou em melhoria a qualidade do cuidado, e economizou tempo e recursos críticos.
Registros eletrônicos de saúde podem melhorar o processo de doação de órgãos
Registros eletrônicos de saúde podem melhorar o processo de doação de órgãos

Durante anos, ouvimos falar principalmente sobre como os sistemas de registros eletrônicos de saúde tornaram a vida dos médicos um pesadelo. Mas, recentemente, os inovadores encontraram maneiras de aproveitar seu potencial para economizar tempo e custos e melhorar a qualidade. Um exemplo é uma ferramenta que o New England Donor Services desenvolveu para agilizar o tempo necessário para rastrear se um paciente que está perto da morte ou que acabou de morrer é um potencial doador de órgãos.


Na última década, o lado negro dos sistemas de registros eletrônicos de saúde (EHR) recebeu mais atenção: como sua complexidade e demandas demoradas aumentaram a carga de trabalho de médicos e enfermeiros, contribuindo para o esgotamento. Mas, nos últimos anos, começamos a ver mais e mais organizações fornecedoras. aproveitar o potencial do EHR para melhorar o atendimento e reduzir seu tempo e custos. Uma iniciativa conduzida pela New England Donor Services (NEDS) e pela Yale New Haven Health para agilizar o processo de identificação de potenciais doadores de órgãos para pacientes que precisam de transplantes é um dos exemplos mais recentes. Ele oferece insights práticos para outras organizações que estão buscando aproveitar o poder dos EHRs para executar outras funções e, se eles estão tendo que lidar com vários EHRs que não são completamente compatíveis, como enfrentar esse desafio.

Por décadas, o processo de doação de órgãos do país contou com prestadores de cuidados em hospitais individuais pegando o telefone e ligando para seus designados organização de aquisições de órgãos (OPO) quando um paciente morre ou está perto da morte, para que o OPO e o hospital possam realizar uma triagem médica inicial juntos para determinar se o paciente pode ser um doador de órgãos e, em seguida, iniciar o processo crítico de tempo. Essa ligação leva cerca de 15 minutos, em média. Devido aos rigorosos critérios clínicos para garantir o transplante seguro de órgãos, apenas 6% dessas chamadas resultam na identificação de potenciais doadores de órgãos.

Embora 15 minutos possam não parecer muito tempo, as chamadas coletivamente podem consumir uma enorme quantidade de tempo das equipes do hospital e da OPO. Por exemplo, um grande sistema de saúde pode gerar até 5.000 chamadas telefônicas de referência por ano. Por sua vez, o NEDS, o OPO regional no nordeste dos Estados Unidos, recebe 50.000 ligações de cerca de 200 hospitais por ano sobre pacientes, aproximadamente 47.000 dos quais se revelam inelegíveis.

Reconhecendo a oportunidade de inovação, a NEDS usou uma nova tecnologia não proprietária para substituir essa chamada telefônica por uma mensagem quase instantânea gerada por computador. Isso é extremamente importante para as pessoas que precisam de um transplante de órgãos. Existem mais de 106.000 deles nos Estados Unidos e 20 pessoas por dia morrem esperando por um órgão. O tempo importa.

A Yale New Haven Health testou essa tecnologia por oito semanas em 2020 em seu principal centro médico acadêmico, o Yale New Haven Hospital. Depois de provar que funcionou, a Yale New Haven Health o lançou no mesmo ano em seus outros quatro hospitais em Greenwich, Bridgeport e New London, Connecticut e Westerly, Rhode Island. Desde então, dois outros grandes sistemas de saúde na Nova Inglaterra – Lahey Health e Cambridge Health hospitals Alliance – o adotaram em seis hospitais.

Uma visão geral simples de um processo complexo

O transplante de órgãos é um processo sensível ao tempo que depende da coordenação de partes interessadas interdependentes (hospitais doadores, organizações de aquisições de órgãos, programas de transplante, agências reguladoras), ativos caros, como bombas de aeronaves e órgãos, e equipes multidisciplinares de transplante cirurgiões e profissionais de doação. Os OPOs, que são regulamentados pelos Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), coordenam todo o processo – desde a triagem e teste de potenciais doadores de órgãos e obtenção de consentimento para doação até a remoção cirúrgica de órgãos doados, alocação de órgãos para os receptores de transplante certos e garantia de entrega dentro do prazo criticamente curto para garantir a viabilidade do órgão. (Um coração deve ser transplantado dentro de quatro horas após sua remoção de um doador e um rim dentro de 24 horas.)

Os regulamentos do CMS exigem que os hospitais façam um encaminhamento oportuno de todas as mortes de pacientes internados e mortes iminentes (definidas com certos gatilhos clínicos) para o OPO designado para identificar rapidamente todas as oportunidades potenciais de doação de órgãos. Na maioria das vezes, isso significa que uma enfermeira da UTI liga para o OPO para revisar as informações médicas básicas do paciente encaminhado com um especialista em doações. Embora essa chamada tenha uma média de 15 minutos, ela pode levar de seis a mais de 20 minutos, dependendo da complexidade do histórico médico do paciente. As enfermeiras da Yale New Haven Health gastam um total de cerca de 1.365 horas nessas chamadas de referência de doadores a cada ano. (Após esta chamada inicial, uma avaliação médica completa – por exemplo, testes de função hepática, ecocardiogramas, testes para medir os níveis de creatina, exames sorológicos para doenças infecciosas – são realizados antes do procedimento de doação.)

O piloto

A NEDS investiu no desenvolvimento de tecnologia não proprietária que integraria seu sistema eletrônico a um EHR e o entregou gratuitamente à Yale New Haven Health para testar. Automatizar as referências de doadores de órgãos por meio de mensagens eletrônicas usa o protocolo de troca de informações HL7, uma tecnologia comprovada e onipresente que tem sido usada na área da saúde há décadas. Além de enviar uma mensagem eletrônica ao NEDS encaminhando um potencial doador com as informações básicas necessárias para a triagem inicial (como idade e causa da morte), uma mensagem adicional é enviada de volta ao hospital, que notifica se o paciente encaminhado tem potencial para doar órgãos. As mensagens são criadas por meio de ferramentas de configuração padrão para todos os EHRs.

Um piloto inicial, que envolveu três andares de cuidados intensivos no Yale New Haven Hospital York Street Campus, começou em março de 2020, pouco antes da primeira onda da pandemia de Covid-19 atingir seu apogeu no Nordeste. O plano original era implantar a tecnologia ao longo de seis a 12 meses no campus da York Street do hospital e, em seguida, implementá-la gradualmente no resto do centro médico acadêmico, bem como nos outros quatro hospitais do sistema de saúde de Yale New Haven nos anos seguintes.

No entanto, a economia de tempo nos primeiros três meses do teste foi tão dramática e crucial, dadas as enormes demandas que o aumento de pacientes com Covid-19 estava fazendo na equipe de enfermagem que foi imediatamente implantado em todo o sistema. Em 2020, a Yale New Haven Health enviou 5.418 referências de doadores eletrônicos de órgãos para o NEDS. Ao automatizar o processo, a ferramenta economizou ao sistema de saúde 470 horas do tempo dos enfermeiros naquele ano. Isso economizou a equipe do NEDS pelo menos tanto tempo.

Chaves para o sucesso

Havia os quatro fatores críticos para o sucesso da iniciativa que podem ser aplicados aos esforços conjuntos de diferentes provedores e sistemas de saúde individuais para desenvolver e implantar outras tecnologias destinadas a explorar o potencial dos EHRs para melhorar a qualidade do atendimento e reduzir seu tempo e custo.

1. Faça parceria com um sistema de saúde inovador e disposto a assumir riscos. A primeira OPO independente do país, a NEDS tem sido inovadora em seu campo. Por exemplo, coordenou a primeira doação de órgãos sob um nova lei federal para permitir que órgãos soropositivos sejam doados para transplante em receptores HIV-positivos e liderou o país em Doação de aloenxerto composto vascular.

Reconhecendo a necessidade de inovação operacional e melhoria em todo o sistema nas referências de doadores de órgãos, a NEDS escolheu conscientemente um parceiro – Yale New Haven Health – com uma reputação semelhante. Ambos entenderam a necessidade de melhorias contínuas e inovações que possibilitassem avanços. Significativamente, os dois colaboraram por décadas, o que produziu a confiança necessária para testar uma ideia não comprovada e a capacidade de ter um de nós (Mathew Moss) incorporado nas equipes de Yale New Haven à medida que a tecnologia era desenvolvida e testada.

2. Articular a proposta de valor. Instituições provedoras como o Yale New Haven Hospital são inundadas com propostas para novas iniciativas de tecnologia e propostas de consultores para maneiras de se tornarem mais eficientes ou eficazes. Para romper a desordem, é vital que você articule uma proposta de valor clara e convincente de antemão. A proposta de valor da NEDS enfatizou que sua inovação seria uma grande melhoria que ajudaria a salvar vidas, tornando o processo de doação de órgãos mais eficiente e economizando o tempo da equipe do hospital.

3. Evite tecnologia proprietária. A tecnologia NEDS não é proprietária, configurável e não requer modificações personalizadas no código padrão de um EHR, independentemente do fornecedor de EHRs. Dados os diferentes EHRs usados pelos sistemas de saúde, isso é crucial para persuadir o maior número possível de sistemas a adotar a tecnologia e permitir que eles a implementem rapidamente.

4. Torne isso simples e parte do fluxo de trabalho. Mesmo antes da pandemia, o tempo da equipe médica já era um prêmio nos sistemas de saúde. Durante a pandemia, a equipe foi sobrecarregada muito mais, o que significava que não havia como implantar uma nova função de EHR que exigisse um esforço em grande escala para treinar milhares de enfermeiras de UTI. Cada hospital – e às vezes cada unidade de um hospital – tem seu próprio ritmo e fluxo; quem entra em contato com o OPO, onde as anotações são mantidas no prontuário eletrônico, a sequência de telas em um pronto-socorro e até mesmo os papéis em uma equipe de atendimento em uma UTI podem ser diferentes. Entendendo isso, a NEDS colocou o gatilho clínico para enviar a mensagem de referência em um local dentro do EHR que criou um processo operacional genérico que poderia ser facilmente adaptado ao fluxo de trabalho existente de um determinado hospital ou sistema de saúde sem a necessidade de treinamento especializado. A equipe de TI do Yale New Haven Hospital observou e aprendeu como a equipe clínica trabalhava e colocou os gatilhos de referência clínica em um local no EHR que funcionava para a equipe de atendimento.

O potencial dos sistemas de EHR é enorme. Mas tocar nele depende de facilitar a adoção de novas funções. Projetar tecnologia não apropriada, entregá-la a parceiros confiáveis para testar e planejar a implantação de forma colaborativa com aqueles que estão na linha de frente do atendimento pode atingir esse objetivo. E, ao fazer isso, podemos reduzir a carga dos médicos, permitir que eles passem mais tempo à beira do leito dos pacientes, melhorar a qualidade e reduzir o custo dos cuidados e, o mais importante, salvar vidas.


  • Alexandra K. Glazier is president and CEO at New England Donor Services and has held several national leadership positions in the Organ Procurement and Transplantation Network that oversees the U.S. system and two appointments on the U.S. Secretary of Health and Human Services Advisory Council on Transplantation.

  • Mathew Moss is a senior vice president and chief information officer at New England Donor Services. Prior to NEDS, he spent 20 years working for hospitals’ and health systems’ information services departments, most recently at South Shore Hospital.

  • Lindsay A. Martin is an instructor in the Department of Health Policy and Management at the Harvard T.H. Chan School of Public Health, the founder of I-Squared Consulting Group, and a board member of New England Donor Services. She previously served as the executive director of innovation and as an improvement adviser at the Institute for Healthcare Improvement.
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