O trabalho remoto deve ser (principalmente) assíncrono

Um guia para as ferramentas que podem tornar o seu trabalho de local de trabalho distribuído.
O trabalho remoto deve ser (principalmente) assíncrono
O trabalho remoto deve ser (principalmente) assíncrono

A pandemia acelerou muitas tendências, desde plataformas de streaming, comércio eletrônico e entrega de alimentos até a adoção generalizada do trabalho remoto. Mas, em vez de aproveitar essa oportunidade para melhorar a forma como trabalhamos, a maioria das organizações simplesmente colocaram seus escritórios on-line, junto com os maus hábitos que os permeavam. É desesperadamente necessário mudar para uma maneira melhor de trabalhar remotamente. Se sua transformação digital for bem-sucedida, você precisa fornecer aos seus funcionários as ferramentas e os sistemas certos para trabalhar em um ambiente digital, distribuído e virtual. No entanto, as ferramentas digitais são tão eficazes quanto a eficiência com que você as usa, e o alinhamento entre gerentes e funcionários nas melhores práticas de trabalho remoto será fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de transformação digital.


A transformação digital deve ser um meio para um fim, mas muitas vezes é confundida com um fim em si mesma. Em parte, é por isso que 70% de todos os esforços de transformação digital falham – porque eles são feitos puramente para se tornarem digitais sem considerar totalmente o quadro geral.

A pandemia acelerou muitas tendências, desde plataformas de streaming, comércio eletrônico e entrega de alimentos até a adoção generalizada do trabalho remoto. Mas, em vez de aproveitar essa oportunidade para melhorar a forma como trabalhamos, a maioria das organizações simplesmente colocaram seus escritórios on-line, junto com os maus hábitos que os permeavam.

Durante a pandemia, a maioria das organizações não ultrapassa o nível dois do fundador do WordPress, Matt Mullenweg cinco níveis de estrutura de equipes distribuídas. Em vez de reuniões consecutivas, as pessoas receberam chamadas consecutivas do Zoom. Em vez de interrupções físicas, eles tiveram mais interrupções via Slack ou Teams.

Apesar da eliminação dos tempos de deslocamento, as pessoas acabaram trabalhando mais horas e com menos eficiência do que antes, resultando em cargas de trabalho mais excessivas e menos equilíbrio entre vida pessoal e profissional, dois principais impulsionadores do estresse no local de trabalho. Hoje, 83% dos trabalhadores americanos sofrem de estresse no local de trabalho, com a Gallup descobrindo que um número semelhante de pessoas em todo o mundo –85% — não estão envolvidos no trabalho.

A pandemia, claro, exacerbou tudo isso, conforme esta meta-análise publicada em Natureza observa taxas mais altas de ansiedade e depressão globalmente devido à Covid-19. Isso é nada menos que trágico quando consideramos que a maioria dos adultos passa cerca de metade de suas horas de vigília no trabalho.

Mudando a forma como fazemos o trabalho remoto

É desesperadamente necessário mudar para uma maneira melhor de trabalhar remotamente. E isso gerou chamadas de vários governos e líderes empresariais em todo o mundo para legislar o direito de desconectar — um direito humano proposto com relação à desconexão da comunicação eletrônica relacionada ao trabalho durante o horário não comercial, algo que a França introduziu em 2016. Mas dizer às pessoas para fazer logoff às 17h perde totalmente o ponto, porque não consegue resolver o motivo das cargas de trabalho excessivas e do aumento do estresse – ou seja, como trabalhamos.

As soluções de band-aid bem-intencionadas alcançam pouco se as normas tóxicas que roubam a autonomia e o controle dos trabalhadores do conhecimento permanecerem em vigor. Podemos ajudar os trabalhadores remotos a superar suas cargas de trabalho e mitigar conflitos de equilíbrio entre vida pessoal e profissional, afastando-se da hiper-responsividade e da comunicação em tempo real para uma comunicação assíncrona maior – o tipo que realmente dá às pessoas a liberdade de decidir quando e onde trabalhar.

No entanto, como James Clear, autor do best-seller hábitos atômicos coloca, “Você não sobe ao nível de seus objetivos. Sua queda para o nível de seus sistemas.”

As ferramentas a seguir podem ajudar os líderes a implementar sistemas para influenciar a forma como trabalhamos para melhor.

Quadros de tarefas

A pessoa média envia e recebe cerca de 121 e-mails comerciais por dia, gasta cerca de 23% do tempo em e-mails desnecessários e envia sobre 200 mensagens instantâneas por semana por meio de plataformas como o Slack. Essa dependência de e-mail e mensagens instantâneas deixa as pessoas em um ciclo de hiperresponsividade, verificando o e-mail uma vez a cada 6 minutos como resultado, e provavelmente ficar conectado ao Slack o dia todo.

Os quadros de tarefas, que fornecem uma fonte transparente e única de verdade para o status das tarefas do projeto, nos dão uma visão clara do que nossos colegas estão trabalhando, quando e quanto progresso foi feito.

Seja um quadro de tarefas do Trello, Asana, Monday ou Basecamp, os painéis permitem que os usuários deixem comentários e façam perguntas de uma forma que promova respostas assíncronas, em vez de receber e-mails e mensagens instantâneas em tempo real.

Essa transparência pressiona para baixo os leads de comunicação associados a relatórios e atualizações de status e ajuda as pessoas a priorizar seu trabalho de uma forma alinhada com metas de longo prazo. Isso ajuda a evitar que eles sejam vítimas de sempre dar atenção à tarefa arbitrariamente urgente, em vez da importante.

Horário de expediente e ferramentas de agendamento

Lei de Bartleby postula que as reuniões desperdiçam 80% do tempo para 80% das pessoas presentes. UM 2017 estudar liderado por Escola de Negócios de Harvard a professora Leslie Perlow dá crédito a essa ideia, com71% dos executivos seniores dizendo que as reuniões são improdutivas e ineficientes. Diante disso, e dado que a pessoa média gasta entre 35% e 50% do tempo em reuniões e está sofrendo de fadiga de zoom, terminando a loucura do encontro nos oferece um caminho claro para libertar o tempo das pessoas.

Para fazer isso, precisamos encerrar a reserva indiscriminada de tempo nos calendários de nossos colegas com pouca consideração por suas prioridades e compromissos. O horário de expediente é um conceito que pode ajudar a fazer isso, popularizado por Cal Newport, autor de Trabalho profundo. Essencialmente, refere-se a um período de tempo que as pessoas organizam para reuniões diariamente ou semanalmente. Idealmente, os intervalos de tempo são cercados para não mais de 30 minutos, não obstante circunstâncias urgentes ou extraordinárias, e são alinhado com os padrões de trabalho preferidos das pessoas. Por exemplo, os madrugadores são aconselhados a bloquear suas manhãs para trabalhos profundos, enquanto as corujas noturnas provavelmente farão o mesmo com as tardes. Ferramentas como Calendly, x.ai e outras podem facilitar a reserva de horários que não sacrificam as prioridades de outras pessoas e podem ajudar a melhorar a eficácia da reunião.

Documentos compartilhados

Documentos compartilhados capacitam as pessoas a trabalhar no mesmo documento de forma assíncrona, sem suportar o fardo do controle de versão. Exemplos simples disso incluem o Google Docs e a extensão para o Dropbox Paper e a ferramenta de design de interface do usuário, Invision, todos compatíveis com anotações no documento e marcação de membros da equipe.

Plataformas de colaboração visual, como Miro e Mural, suportam quadros brancos assíncronos e em tempo real para brainstorming e trabalho de estratégia. O uso de documentos compartilhados durante chamadas em tempo real do Zoom também garante que mensagens importantes não sejam perdidas na tradução, diminuindo a probabilidade e o custo do retrabalho no futuro.

Plugins de mensagens instant

Os plug-ins podem ajudar a desacelerar aplicativos como o Slack, tirando-nos de um ciclo de visualização e compartilhamento de toneladas de gifs de gatos e memes da cultura pop todos os dias, levando-nos a um uso mais assíncrono de plataformas de mensagens instantâneas. Podemos escapar da sobrecarga de informações com o plugin de leitura obrigatória, que exibe apenas mensagens nas quais os colegas marcaram você. O AutoResponder do TryRoot permite que outros usuários do Slack saibam que você está ausente no momento, quando estará online novamente, e oferece um caminho para o recurso, se necessário. Plugins como o Team Standup eliminam a pressão de tarefas rotineiras, como standups diários, e fazem com que as pessoas respondam perguntas relacionadas à sua carga de trabalho do dia por meio de um bot automatizado, como e quando lhes convém.

E-mail

Plugins como BlockSite, Freedom ou Inbox Pause podem bloquear o fluxo constante de e-mail por períodos do dia. Plugins do Gmail, como o Quick Compose, abrem apenas a janela de composição de e-mail quando precisamos escrever um e-mail e nos ajudam a evitar perseguir coelhos peludos por buracos de coelho.

P2

À medida que o controle remoto se torna par para o curso para organizações em todo o mundo, é provável que uma nova onda de ferramentas surja. Uma dessas ferramenta vem da equipe da Automattic. Eles anunciam P2 como uma plataforma para as equipes compartilharem, discutirem e colaborarem abertamente, sem interrupção. ” As conversas em P2s acontecem em linha, atualizam em tempo real e fornecem espaço para respostas encadeadas”, diz Mullenweg, fundador da Automattic. O P2 está sendo usado para apoiar a colaboração do projeto e a integração de novos contratados remotos.

Acima de tudo, no entanto, as ferramentas digitais são tão eficazes quanto a eficiência com que você as usa, e o alinhamento entre gerentes e funcionários é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de transformação digital.

Os líderes devem dar o exemplo e comunicar que não há problema em não responder às coisas em tempo real, que não há problema em recusar solicitações de reunião, que não há problema em desativar as notificações e que não há problema em ficar online o dia todo. Isso não só dará às pessoas uma chance de enfrentar o estado crônico de estresse e engajamento no local de trabalho em todo o mundo, mas também as ajudará a vencer a batalha por talentos, algo que só pode ser bom para os resultados financeiros.


  • SG
    Steve Glaveski is author of Time Rich: Do Your Best Work, Live Your Best Life, CEO of Collective Campus, a corporate innovation accelerator, and host of the Future Squared and Workflow podcasts.
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