Equilíbrio entre vida pessoal e profissional com tanque híbrido. Veja como a Microsoft está tentando consertar isso.

Estratégias para ajudar os funcionários a definir – e manter – limites saudáveis.
Equilíbrio entre vida pessoal e profissional com tanque híbrido. Veja como a Microsoft está tentando consertar isso.
Equilíbrio entre vida pessoal e profissional com tanque híbrido. Veja como a Microsoft está tentando consertar isso.

Depois que os funcionários da Microsoft se tornaram virtuais durante a pandemia de Covid-19, uma pesquisa da empresa descobriu que a satisfação dos funcionários com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional caiu 13 pontos percentuais. Por quê? Práticas de trabalho insustentáveis que os mantiveram presos à tecnologia. Para melhorar o bem-estar, a empresa descobriu as causas profundas – colaboração sempre ativa, falta de tempo de foco e férias e tempo não utilizados – e começou a remediá-las. Suas ações – priorizar o trabalho, estabelecer limites e reavaliar reuniões – podem ser implementadas por outras empresas que enfrentam desafios semelhantes à força de trabalho.


Se houvesse uma palavra que definiu o ano de 2021, ficaria “sobrecarregado”. Depois de um ano e meio na pandemia, com caixas de entrada transbordantes e reuniões consecutivas, as pessoas estão cansadas. As pessoas também estão procurando uma resposta para essa exaustão digital – inclusive eu. Como chefe da função de análise de pessoas da Microsoft, passo muito tempo explorando esse problema analisando os dados.

Quando meus colegas estudou as tendências de produtividade anônima de milhões de clientes da Microsoft em todo o mundo, eles viram que um ano após a pandemia, o tempo semanal gasto nas reuniões do Teams mais do que dobrou e a pessoa média enviou 42% mais bate-papos após o expediente. Embora inicialmente essa parecesse a melhor maneira de as equipes permanecerem conectadas, percebemos que essas videochamadas, e-mails e bate-papos ininterruptos se transformaram em sobrecarga digital, e vemos os impactos de bem-estar em nossas pesquisas com funcionários da Microsoft. Entre abril e novembro de 2020, a satisfação dos funcionários com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional caiu 13 pontos percentuais.

Então, minha equipe e eu nos propus a descobrir os motivos por trás da queda e identificar ações baseadas em dados que os gerentes e funcionários poderiam tomar para mudar os números nesse ambiente de trabalho híbrido.

Perguntamos a nós mesmos: o que podemos aprender com os padrões de atividade de nossos funcionários, o tempo de férias e as pesquisas? E o que os gerentes podem fazer para criar uma cultura em que o equilíbrio entre vida pessoal e profissional exista e os funcionários prosperem? Aquele em que terminar sua lista de tarefas ou evitar o trabalho após o expediente não requer esforço sobre-humano e autodisciplina irreal?

As práticas de trabalho virtual que afetam o bem-estar dos funcionários

Para responder a essas perguntas, estudamos a atividade de colaboração agregada e não identificada e os dados de pesquisa de milhares de funcionários da Microsoft ao longo de muitos meses – a maioria dos quais estava trabalhando em casa devido à pandemia. No geral, descobrimos que a colaboração excessiva, a falta de foco ininterrupto e a falta de folga foram os principais impulsionadores da diminuição do equilíbrio entre vida pessoal e profissional que estávamos investigando.

À medida que o tempo de colaboração aumentou, o bem-estar diminuiu.

A primeira parte de nossa análise, com base nos dados de atividade de trabalho e sentimento de abril de 2020, confirmou o que pensávamos ser verdade: funcionários que passam mais tempo colaborando – participando de reuniões, escrevendo e-mails e enviando bate-papos – avaliam menor satisfação com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional do que colegas com menos horas de tempo de colaboração.

Os funcionários satisfeitos com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional participam de 25% menos reuniões e gastam em média 6 horas a menos por semana colaborando em comparação com aqueles funcionários com sentimento neutro ou desfavorável de equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Além disso, os funcionários satisfeitos com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional tendem a enviar 29% menos e-mails em geral e 36% menos e-mails após o horário de trabalho.

À medida que as pessoas reservam um tempo mais focado, o bem-estar melhorou.

Por outro lado, vimos que os funcionários satisfeitos com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional tinham 1,3 vezes o número de horas de foco e 1,3 vezes o número de blocos de foco de duas horas em comparação com os funcionários menos satisfeitos com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Conforme o tempo de férias aumentou, o bem-estar também.

Em seguida, analisamos os padrões nas férias tiradas. Descobrimos que, no início da pandemia, muitos funcionários da Microsoft pararam de tirar férias por completo enquanto se abrigavam no local, evitavam viajar e ficaram em casa. Na verdade, vimos que a quantidade média de tempo de férias registrada pelos funcionários da Microsoft nos EUA caiu até 83%.

Essa queda causou um efeito cascata, e pudemos ver nos números que tirar férias – ou não – tem um impacto real na percepção dos funcionários sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Com base em nossa pesquisa, vimos que os funcionários nos EUA que conseguiram tirar uma folga para recarregar as baterias durante março ou abril de 2020 tiveram, em média, uma percepção 8 pontos percentuais maior do equilíbrio entre vida pessoal e profissional no mês de maio do que os funcionários que não tiraram folga durante esses meses.

Então, se parte do segredo do bem-estar está em menos reuniões, mais tempo de foco e tirar uma folga para recarregar as baterias, como fazemos isso exatamente? Aqui estão quatro estratégias que diferentes equipes da Microsoft começaram a implementar.

Priorizar

Nossos dados mostram que uma das coisas mais importantes que um gerente pode fazer para melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é ajudar sua equipe a priorizar. Em particular, os funcionários que não recebem apoio de priorização de seus gerentes estão muito menos satisfeitos com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional. De fato, os dados coletados entre outubro e novembro de 2020 mostram que 81% deles estão insatisfeitos e 42% não se sentem tão produtivos quanto antes da pandemia.

Como gerente, eu sei que nunca conseguiremos. tudo feito. Então, tive que ter conversas difíceis com parceiros e outras equipes, para dizer “Ok, podemos fazer isso… mas isso significa que talvez não seremos capazes de fazer essas outras três coisas. O que é mais importante aqui?” Para realmente combater essa sobrecarga e manter as cargas de trabalho sustentáveis, nem sempre podemos dizer “e” – tudo se resume a “ou/ou”.

Minha equipe ainda brinca que a priorização pode muito bem ser chamada de “entrar em contato com seu Klinghoffer interior”, já que eu disse muito isso. Mas se tornou meu mantra por um motivo.

Priorização é como criamos estabilidade mesmo diante do caos. É a plataforma fundamental do equilíbrio entre vida profissional e pessoal porque capacita sua equipe a assumir o controle, a falar abertamente, a dizer “não” a coisas que não são críticas – o que, no final, significa menos reuniões, mais tempo de foco e, o mais importante, a liberdade de tirar uma folga.

Reavaliar reuniões

Depois que o trabalho for devidamente priorizado, o próximo passo é reavaliar as reuniões da equipe. Aqui estão algumas estratégias que funcionaram para nós.

Construa pausas.

Uma pequena pausa entre as sessões de colaboração é uma chance para os funcionários pegarem um copo de água, se prepararem para a próxima ligação ou fazerem a transição mental para um novo tópico. Quando mudamos nosso foco de maximizar o tempo de reunião para maximizar a eficácia da reunião, a pesquisa cerebral mostra que reuniões com apenas um buffer de cinco a 10 minutos entre eles não apenas reduzem os níveis de estresse para seus funcionários, mas também permitem um melhor foco e engajamento. No Outlook ou em outra plataforma de e-mail, as organizações podem conjunto um padrão em toda a empresa para esses intervalos, ou funcionários e equipes individuais podem alterar suas próprias configurações.

Evite reservar a semana.

Como intervalos entre as reuniões, o horário no início e no final de cada semana ajuda os funcionários na transição. Por exemplo, as reuniões de segunda-feira de manhã podem pressionar os funcionários a se prepararem no fim de semana, contribuindo para sentimentos ainda maiores de estarem sobrecarregados. Em vez disso, designe as manhãs de segunda-feira para foco e preparação para preparar a equipe para colaborar com sucesso durante a semana. Também vimos muitas equipes da Microsoft adotarem as sextas-feiras sem reuniões como um tempo dedicado para encerrar o trabalho principal e se desconectar totalmente antes do fim de semana.

Pressione a pausa.

Um recente estudar da Microsoft Research mostra que a multitarefa nas reuniões aumenta significativamente em reuniões maiores e mais longas. No estudo, as pessoas também mencionaram frequentemente que realizam várias tarefas durante reuniões que consideram irrelevantes ou que não têm interesse ou engajamento.

Portanto, reserve um tempo para recuar e reavaliar a eficácia das reuniões para sua equipe, solicitando as perspectivas dos membros da sua equipe. Também pergunte a si mesmo, você possui reuniões com baixo engajamento e muitas multitarefas? Algumas reuniões poderiam ser mais curtas? Menos frequente? Quem realmente precisa estar lá? Eles devem ser recorrentes ou agendados apenas conforme necessário? Eles precisam ser reuniões??

Proteja o tempo para focar e definir limites

Com o trabalho priorizado e as reuniões reduzidas, incentive sua equipe a priorizar o tempo gasto no trabalho focado e estabelecer limites para protegê-lo.

Incentive o tempo de foco.

Sugira que sua equipe reserve blocos de tempo de forma proativa para o trabalho focado todas as semanas para lidar com as principais prioridades. Esculpir esse tempo permite que os funcionários se envolvam em trabalhos profundos e mergulhem nos projetos sem distrações ou interrupções. Mais tempo de foco significa mais progresso, o que significa menos sobrecarga. Isso também significa menos trabalho transbordando depois do expediente.

Use tecnologia para respeitar as horas de silêncio.

O trabalho híbrido vai além do “onde” trabalhamos — é também sobre o “quando”. Por exemplo, equilibrar meu trabalho com minha agenda pessoal às vezes significa que passar pela minha caixa de entrada à noite, quando posso realmente me concentrar, é a melhor maneira de realizar o trabalho. Por outro lado, nossa pesquisa mostra que um e-mail após o expediente de um gerente pode ter um efeito cascata de trabalho fora do expediente para a equipe.

A tecnologia pode ajudar sua equipe a capacitar todos a trabalhar da maneira que for melhor para eles, evitando essa mentalidade “sempre ativa”. Quando estou trabalhando à noite – é assim que eu trabalho melhor como um individual – Aproveito os recursos de “envio atrasado” para garantir que meu horário de trabalho flexível não se torne o estressor noturno de outra pessoa.

Também incentivei minha equipe a silenciar as notificações para remover a pressão de verificar e-mails e bate-papos quando for hora de eles se afastarem do trabalho. Também estabelecemos normas de equipe sobre quando as respostas são esperadas, para que ninguém sinta que está constantemente de plantão.

Incentive o tempo longe

Por fim, discuta ativamente maneiras de tornar mais fácil para os funcionários tirarem suas merecidas férias.

O tempo longe pode não parecer que costumava ser.

A capacidade de desconectar é a chave para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Quer se trate de férias, estadia, dias de saúde mental, dias de doença ou observação de feriados religiosos, descansar e recarregar pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. No final de 2019, redefinimos a licença médica na Microsoft para incluir dias de saúde mental; mal percebemos o quão importante isso se tornaria alguns meses depois, quando a pandemia atingisse. Também oferecemos cinco dias de bem-estar em todo o mundo, além de suas férias regularmente alocadas para incentivar os funcionários a tirar mais tempo de folga.

Em termos gerais, ajude sua equipe a entender que há muitos motivos para tirar um tempo que não dependem de viagens ou viagens e que vale a pena dedicar seu bem-estar a uma prioridade.

Torne mais fácil tirar férias.

Os funcionários acharão difícil se afastar se sentirem que não têm cobertura ou apoio. Como gerente, ofereça-se proativamente para ajudar a cobrir quando eles forem embora. Você também pode criar um sistema de amigos que dá a cada funcionário alguém para supervisionar seu trabalho enquanto estiver ausente. Você pode até facilitar os dias de consenso quando os membros da sua equipe concordarem em tirar um tempo coletivamente para minimizar o e-mail e outros trabalhos acumulados aos quais eles voltarão.

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Tempos de grande transição e mudança são uma oportunidade para recuar e repensar. À medida que o mundo muda, a forma como trabalhamos também pode. A coisa mais poderosa que aprendi com nosso estudo sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é que nós, como gerentes, temos a oportunidade de desafiar o status quo e dizer: “isso pode ser melhor”.

Ao focar nas táticas acima, os gerentes podem criar um mundo onde a responsabilidade pelo equilíbrio entre trabalho e vida pessoal não repousa apenas nos ombros de um indivíduo. Trata-se de estabelecer normas de equipe e um ambiente que capacita todos a se concentrarem no impacto, não na atividade. Ao criar clareza e identificar o que é importante, os gerentes permitem que seus funcionários façam o melhor trabalho e prosperem em um ambiente híbrido.


  • DK
    Dawn Klinghoffer is the head of people analytics at Microsoft.
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