3 maneiras práticas de ser mais produtivo

3 maneiras práticas de ser mais produtivo
3 maneiras práticas de ser mais produtivo

Se você está lutando para gerenciar seu tempo e energia no trabalho, saiba que não está sozinho. Muitas vezes, pensamos que ficar por dentro das inúmeras solicitações que recebemos, responder instantaneamente a solicitações e dizer sim a tudo é um marcador de sucesso. Mas à medida que começamos a ter mais responsabilidades, descobrimos que isso nos prejudica mais do que fazer o bem. Existem maneiras de criar limites claros em torno de seu tempo e espaço.

  • Ao vivo de acordo com seu calendário, não sua caixa de entrada: organize seu calendário primeiro, com base na prioridade e crie bolsos que se alinham ao seu estado ideal ou aos horários do dia em que você se sente mais focado e energizado. Isso ajudará você a se sentir mais no controle de seu tempo e a se concentrar em coisas que são importantes e urgentes.
  • Pense em ondas: veja a longo prazo. Veja as metas que você precisa alcançar no próximo ano, priorize o que é mais importante e corte ou reprograme aquelas que podem ser movidas de volta para evitar sobrecarregar a si mesmo.
  • Não lute contra a verdade do tempo: você só tem 24 horas por dia. Você não pode realizar tudo. Crie buffers em sua agenda para evitar o planejamento excessivo. Insira blocos de 15 minutos em seu dia que funcionam como tempo protegido. Esculpir esses pequenos momentos cria espaço para recuperar o fôlego.

No início da minha carreira corporativa, fui magistral em responder a e-mails instantaneamente e ficar por dentro das inúmeras solicitações que recebi de colegas, fornecedores – e com sinceridade – qualquer pessoa com meu endereço de e-mail. Houve uma satisfação estranha em passar pela minha caixa de entrada. Eu me senti totalmente no controle.

Era 2009 e, como representante de vendas farmacêuticas recém-criado, acreditava que essa atitude era um marcador de sucesso. Até certo ponto, isso me serviu bem. Eu estava muito atento aos clientes, visto como confiável por minha equipe e podia atender a qualquer solicitação ad hoc dos líderes que trabalhavam na sede.

Meu sucesso alimentou minha falsa crença de que quando algo funcionar uma vez, funcionará de novo e de novo. Como recém-formado, no início da minha carreira, foi fácil ser vítima desse pensamento. Eu tinha feito um homerun no meu primeiro bastão. Só alguns anos depois, quando me ofereceram um cargo sênior e minhas responsabilidades cresceram, eu vi como minha abordagem “sempre ativa” se tornou falha.

Simplificando, observei muitos líderes bem-sucedidos fazendo exatamente o oposto do que eu estava fazendo – criando limites claros em torno de seu tempo e espaço. Meu barco estava pegando água a cada curva, enquanto o deles parecia flutuar sem esforço pela superfície calma.

O que eu estava fazendo de errado?

Minha gerente foi direta com seu feedback: “Você precisa mudar a forma como você gerencia seu tempo, para que você possa se concentrar em altas prioridades primeiro. Você não está cumprindo o que é esperado, e o que estou vendo é muito trabalho ocupado, mas poucos resultados tangíveis.”

Ela estava certa. Eu me esforcei para avançar os projetos porque estava tentando fazer tudo. Eu passava horas na minha caixa de entrada, respondendo a e-mails de baixo valor, em vez de lidar com as tarefas mais desafiadoras, mas mais importantes.

Ao longo dos anos — através da minha carreira e dos executivos, autores e líderes de pensamento com quem falo Podcast The New Leader — Eu aprendi várias lições valiosas sobre como as pessoas bem-sucedidas gerenciam seu tempo e energia no trabalho.

Aqui estão três exemplos práticos que podem ajudá-lo a testar sua abordagem atual, recalibrar e realizar mais (enquanto reduz o estresse).

Viva de acordo com sua agenda, não sua caixa de entrada.

No meu podcast, faço questão de perguntar a cada hóspede: “Qual é a ferramenta que você usa para ficar por dentro das coisas e ser produtivo?” A resposta mais comum que ouvi? Um calendário.

É sem dúvida a ferramenta mais eficaz para maximizar seu tempo porque é finito. Ele desafia você a ser crítico no agendamento e atua como um filtro de caixa de entrada para o que é realmente uma prioridade – você não pode encaixar todas as solicitações de e-mail em seu calendário, portanto, a classificação forçada se torna necessária. Claro, trabalhar na sua caixa de entrada ou fazer longas listas de tarefas pode ser divertido, por causa da dose de dopamina que você obtém ao “verificar” outro item da lista. Mas se esses itens não se traduzirem em momentos práticos do seu dia, eles se tornam fontes extras de estresse.

À medida que progredia em minha carreira, tive a sorte de observar profissionais qualificados ao meu redor e mudar minha abordagem. Em vez de ser sugado pelo vórtice de e-mails e responder de forma reativa a cada semana, comecei a organizar meu calendário primeiro, com base na prioridade. Aos domingos, dediquei 30 minutos para agendar minha próxima semana. Bloqueei bolsões de tempo vazios no meu calendário, durante os quais eu podia trabalhar de cabeça para baixo e concentrar minha energia em tarefas de alta prioridade ou projetos-chave (geralmente entre 9h e 12h30, dois a três dias por semana).

Essa abordagem me ajudou de duas maneiras:

  • Eu me senti muito mais confiante e no controle da minha semana, pois sabia onde eu tinha que me concentrar.
  • Minha produção começou a melhorar. Em vez de apenas trabalhar com meus e-mails e responder às urgências, eu estava fazendo o que fui contratado para fazer — entregar resultados.

Você pode fazer o mesmo, criando bolsos de calendário que se alinham ao seu estado ideal ou aos horários do dia em que você se sente mais focado e energizado.

Dica profissional: encontre seu ritmo ultradiano.

A maioria de nós está familiarizada com o conceito de ritmo circadiano, mas também existe um conceito menos conhecido chamado ritmo ultradiano que desempenha um papel fundamental na determinação de nossos níveis de energia.

Na década de 1960, pesquisador do sono Nathaniel Kleitman descobriu o que ele chamou de “ciclo básico de atividade de descanso” — períodos de 90 minutos à noite em que nos movemos através de vários padrões de sono (da luz ao profundo, e assim por diante). Ele também observou os mesmos períodos de 90 minutos ocorrendo durante o dia., quando nos movemos entre níveis mais altos e mais baixos de alerta. Ele chamou esse padrão de ritmo ultradiano.

Para encontrar seu ritmo ultradiano, pergunte a si mesmo: “Quando eu tenho mais energia e foco durante o dia? Quando começo a desbotar e bater em uma parede?” Os bolsos do seu calendário devem refletir os ciclos quando sua mente está mais fértil. Para mim, isso foi das 9h às 10h30 e das 11h às 12h30, com uma pausa de 30 minutos no meio. Se meu dia fosse para o lado da tarde, eu sentia menos estresse sabendo que era eficaz quando importava.

Como um jovem profissional, empregar essa abordagem pode demonstrar aos líderes seniores que você é capaz, eficiente e aprimora uma habilidade importante para funções futuras.

Pense em ondas.

Se aproveitar nossos calendários é uma microestratégia, pensar em ondas pode ser considerado macro. Recentemente entrevistei a autora, professora e colaboradora da HBR, Dorie Clark sobre seu novo livro, Jogando o jogo longo: como ser um pensador de longo prazo em um mundo de curto prazo. Ela revelou a noção de “pensar em ondas”, uma abordagem para fazer escolhas inteligentes sobre onde alocar seu tempo.

A essência é que você não pode realizar tudo agora, então comece a pensar a longo prazo e aproxime seu tempo em fases de seis a 12 meses. Clark me disse: “Essa abordagem me permite focar quando necessário, agrupar tarefas semelhantes (para diminuir a carga cognitiva da multitarefa) e ficar atualizado mudando minhas rotinas”.

Basicamente, o conselho aqui é ter a visão de longo prazo. Veja as metas que você precisa alcançar no próximo ano, priorize o que é mais importante e corte ou reprograme aquelas que podem ser movidas de volta para evitar sobrecarregar a si mesmo.

Por exemplo, digamos que você seja um gerente de produto com uma data de lançamento acontecendo daqui a seis meses. Esse projeto provavelmente constituirá uma onda razoável de trabalho comprometido e de cabeça para baixo. Onde você pode sair da pista é tentar entregar o lançamento do produto enquanto também tenta se juntar a um comitê, aprender um novo instrumento e treinar para um esforço atlético intensivo. Você pode acabar se espalhando muito ao invés de se concentrar em sua principal prioridade.

Todas as coisas podem ser feitas bem, mas não tudo de uma vez.

Dica profissional: Distinguir o trabalho “heads-up” do trabalho de “cabeça para baixo”.

Todo o conceito de pensar em ondas se origina de um conceito chamado “cabeças para cima, de cabeça para baixo” articulado pela primeira vez por Jared Kleinert. Como profissionais que trabalham em um mundo acelerado, podemos facilmente nos distrair ou sair do curso. Saber quando estar no modo “heads-up” versus “permite que você aproveite o poder do foco a seu favor”, disse Clark.

Por exemplo, talvez você seja novo em um setor ou organização. Comece focando no importante trabalho de “cabeça para baixo” para ter uma ideia do seu papel. Seus primeiros seis meses podem ser uma onda de aprendizado (estudar seu campo, construir novas habilidades), seguido por uma onda de criação (compartilhar seus insights dentro da empresa, publicar conteúdo no LinkedIn).

Depois de um ano de trabalho de cabeça para baixo, agora é hora de mudar para o modo “heads-up”. Nos próximos 12 meses, você pode se concentrar em construir sua rede participando de conferências, webinars ou palestrando em workshops. Olhando para trás neste período de dois anos, você agora construiu alguns pilares de carreira sólidos, enquanto outros ainda estão se preocupando com o que fazer a seguir.

A chave aqui é evitar o pensamento de curto prazo e jogar o jogo a longo prazo.

Não lute contra a verdade do tempo.

Não importa o quanto tentemos, há apenas 24 horas por dia. O planejamento excessivo cria um ecossistema pelo qual estamos constantemente passando de tarefa em tarefa e nos drenando no processo.

O especialista em produtividade Dave Crenshaw, que teve o curso de Aprendizagem LinkedIn mais popular de 2020, colocou desta forma: “Foi ensinado que a felicidade vem de gastar um dólar a menos do que você tem, e a miséria vem de gastar um dólar a mais do que o que você tem. Quando você gasta demais com dinheiro, você se endivida e tem que pagar juros. É o mesmo com o tempo.”

Eu nunca tinha considerado o conceito de falência de tempo antes de ler o trabalho de Dave. Isso me deu uma pausa. Comecei a abraçar o conceito de sob o tempo gasto, vendo isso como um marcador positivo para minha saúde geral e bem-estar. Quando mudei minha mentalidade dessa maneira, fiquei menos crivado de culpa ao sair para tomar ar fresco ou reabastecer minha garrafa de água enquanto fazia alguns trechos entre as reuniões virtuais. Antes, eu estava jogando um jogo constante de recuperação (“Nunca consigo encontrar tempo! ‘).

Dave resume bem: “Fique em paz com a verdade do tempo. Aprenda a aceitá-lo como a verdade inamovível de que é. Ele permite que você se sinta rico em tempos e gerencie sem problemas emergências inesperadas.”

Dica profissional: comece pequeno.

Embora possa ser impossível abandonar uma agenda de reuniões consecutivas durante a noite, há coisas que você pode fazer.

Um ótimo ponto de partida é criar buffers em sua agenda para evitar o planejamento excessivo. Comece pequeno, inserindo blocos de 15 minutos em seu dia que funcionam como tempo protegido. Esculpir esses pequenos momentos cria espaço para recuperar o fôlego.

Outra abordagem é proteger seu tempo ferozmente. No trabalho, muitas vezes nos envolvemos em conversas ou projetos ad-hoc porque eles parecem divertidos ou interessantes no momento (ou porque lutamos para dizer não). Mas a realidade é que ninguém vai proteger seu tempo para você. Essa é sua responsabilidade.

Da próxima vez que você se deparar com uma pergunta que invade seu tempo, tente responder com: “Eu tenho um cronograma em que estou trabalhando agora – podemos falar mais tarde?” As chances são de que essa pessoa possa procurar outra pessoa se for urgente, absolvendo você de mais uma distração. Se é realmente de você que eles precisam, você pode organizar uma conexão quando melhor lhe convier. Ao estabelecer limites, você indica à outra pessoa que está disposto a se envolver, mas sabe como priorizar como um profissional.

Lembre-se de que o gerenciamento de tempo não é uma atividade única. Você terá que ajustar sua abordagem e ver o que funciona para você ao longo do tempo. As estratégias acima são uma ótima maneira de começar. Dê a si mesmo permissão para usá-los – seu trabalho (e sua vida) será melhor para isso.



  • Ian is the founder of Daley & Co, a leadership consulting and training firm focused on developing the next generation of leaders. He is also host of The New Leader Podcast, helping new and aspiring managers to build confidence, clarity, and deliver better results. You can follow him on LinkedIn.  
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