3 armadilhas de apresentação em grupo – e como evitá-las

3 armadilhas de apresentação em grupo - e como evitá-las
3 armadilhas de apresentação em grupo – e como evitá-las

Montar uma apresentação em grupo eficaz exige trabalho em equipe e coordenação, para que não pareça uma colcha de retalhos. E, no entanto, muitos de nós nunca planejamos tempo para nos prepararmos totalmente. O autor descreve alguns dos erros comuns que as pessoas cometem em apresentações em grupo e oferece as melhores práticas para mantê-lo no caminho certo.


Muitos de nós já experimentamos apresentações em grupo ruins. Se você está dando um, é a corrida de última hora na noite anterior para decidir quem está apresentando qual parte da apresentação. Se você está observando um, é o caos de ouvir várias pessoas falando umas sobre as outras ou, pior ainda, simplesmente ler seus slides palavra por palavra e ignorar o público.

Para muitas organizações, apresentações em grupo fazem parte da vida. Sua equipe pode entregar um argumento de venda de grupo para um novo cliente, ou talvez o exercício fundamental de seu programa de desenvolvimento de liderança inclua uma série de apresentações em grupo para o chefe de sua unidade de negócios. As reuniões virtuais tornam essas apresentações mais fáceis do que nunca porque sua equipe não precisa estar no mesmo local.

Montar uma apresentação em grupo eficaz exige trabalho em equipe e coordenação, para que não pareça uma colcha de retalhos. E, no entanto, muitos de nós nunca planejamos tempo para nos prepararmos totalmente.

O que está em jogo aqui? Cada apresentação é uma oportunidade para construir confiança com seu público. A coesão da sua apresentação em grupo é um indicador para seus clientes de como será o relacionamento deles trabalhar com você. Se sua apresentação for desarticulada e desorganizada, seu cliente se perguntará qual será o resultado do seu projeto. Se um membro da sua equipe colocar outro durante a apresentação, como sua equipe tratará a equipe do cliente? Você está apresentando um vislumbre de seu relacionamento de trabalho, bem como das capacidades de sua organização.

Meus colegas e eu treinamos nossos clientes em suas apresentações em grupo há quase 20 anos. Além disso, faço parte do corpo docente de um curso de educação executiva sobre comunicação persuasiva na Harvard Kennedy School. Este curso de três semanas culmina em uma série de apresentações em grupo, que eu avalio junto com os outros professores do programa.

Com base nessa experiência, aqui estão alguns dos erros comuns que vemos em apresentações em grupo, seguidos por algumas práticas recomendadas para mantê-lo no caminho certo.


Três erros comuns

1. Cada slide parece ter sido projetado por uma pessoa diferente. 

Quando nenhuma pessoa é responsável por uma apresentação, você tende a ver uma apresentação de slides desarticulada de diferentes fontes, estilos de texto e imagens. Você também vê as pessoas colocarem o roteiro inteiro no slide e lerem dele palavra por palavra. Isso distrai seu público e perde a atenção deles.

2. Os apresentadores falam uns sobre os outros.

Quando não tomamos tempo para decidir quem está cobrindo o quê—  e como vamos fazer a transição de uma pessoa para a outra – começamos a interromper um ao outro, o que reduz nosso profissionalismo. Um dos meus clientes uma vez me disse: “O que nossos clientes devem estar pensando quando nos interrompemos?”

3. Esquecendo que você está “ligado”. 

Quando alguém termina sua parte de uma apresentação em grupo, fica tão aliviado por terminar de falar que esquece que ainda está “no palco” ou diante das câmeras. Eles começam a verificar o telefone ou a desligar o zoneamento, em vez de ouvir ativamente a pessoa que está falando a seguir.

Felizmente, cada um desses erros pode ser evitado com a preparação correta.

Três práticas recomendadas

1. Crie estratégias com antecedência.

Ao me preparar para qualquer tipo de apresentação, ensino as pessoas a fazer três perguntas: Quem é seu público? Qual é o seu objetivo? e Por que você? Para apresentações em grupo, é importante responder a essas perguntas juntos. A última pergunta, Por que você? , o que, na verdade, significa Por que você se importa? , solicita que você compartilhe suas próprias motivações sobre o assunto, ajudando sua equipe a se relacionar como uma unidade coesa.

Ao adicionar uma apresentação em grupo ao seu calendário, bloqueie o tempo para se preparar como um grupo. Use esse tempo para concordar com o nível de conhecimento do seu público sobre o tópico, seu objetivo específico para a apresentação, a mensagem principal, o esboço geral e quem apresentará cada seção antes que cada um de vocês comece a escrever seus componentes individuais. Isso ajuda a evitar o estresse de última hora tentando encaixar cada um dos seus slides em uma unidade coesa. Também decida quem responderá a quais tipos de perguntas ou decida quem da equipe será responsável por responder às perguntas e atribuí-las à pessoa certa para responder.

2. Pratique em grupo.

Antes da apresentação, dedique tempo para uma apresentação completa, com slides. Especificamente, pratique suas transições de uma pessoa para outra, como, Stacey fez um ótimo trabalho nos falando sobre os desafios de entrar nesse novo mercado. Agora, fornecerei algumas soluções com base na experiência de nossa empresa. Use um cronômetro para garantir que você esteja mantendo o tempo alocado ou defina um limite de tempo realista com base no formato da sua reunião, para garantir tempo suficiente para responder às perguntas. Arranjem um tempo para avaliar os slides juntos para que o idioma, a fonte e o uso dos gráficos sejam consistentes.

3. Entregue com confiança e autenticidade.

Quando chegar a hora da apresentação do grupo em si, lidere com o palestrante que melhor representa sua organização; dê aos palestrantes juniores a oportunidade de se apresentarem no meio. Isso garante uma forte primeira impressão e tira um pouco da pressão dos alto-falantes mais novos. Ao falar pessoalmente, posicione-se de forma que você possa fazer referência aos slides, mas fale diretamente com o público. Traga sua própria personalidade para a apresentação; você poderia dizer algo como: Se você é da Califórnia como eu, então você saberá… Anedotas pessoais que se conectam ao público são uma ótima maneira de criar confiança entre o público e cada membro do grupo que está apresentando.

O que muda em um ambiente virtual?

Todas as sugestões acima são verdadeiras em apresentações virtuais, especialmente a importância de fazer um resumo completo na plataforma virtual que você usará. Nessas situações, designe uma pessoa para executar os slides de toda a apresentação para que cada pessoa não precise compartilhar sua tela. Certifique-se de que cada alto-falante tenha experiência profissional, iluminação adequada no rosto e seja claramente audível. Use isso vídeo para referência sobre como se preparar para apresentações virtuais. Ao falar, olhe diretamente para a lente da câmera para que o público veja e sinta seu contato visual. Quando não estiver falando, mude o som para que o ruído de fundo não interfira no alto-falante.

Bem feita, uma apresentação em grupo demonstra a força de sua equipe e a qualidade do seu trabalho. Aproveite essa poderosa oportunidade para construir confiança com seu público e, como resultado, ajudar sua organização a ter sucesso.



  • Allison Shapira teaches “The Arts of Communication” at the Harvard Kennedy School and is the Founder/CEO of Global Public Speaking, a training firm that helps emerging and established leaders to speak clearly, concisely, and confidently. She is the author of the new book, Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others (HarperCollins Leadership).
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