Es importante que todos los profesionales utilicen su tiempo de manera eficiente. Pero es especialmente esencial para los autónomos, que tienen mucha más discreción sobre cómo estructurar sus días.
Sin mandatos corporativos como reuniones semanales de equipo o registros quincenales de proyectos, los empresarios tienen la capacidad de eliminar la burocracia burocrática y alcanzar nuevos niveles de productividad. Pero con demasiada frecuencia terminan en el otro extremo, revolviendo sus días porque no están seguros de cómo aprovechar su autonomía.
Aquí hay cuatro estrategias que los profesionales autónomos pueden utilizar para programar reuniones de manera más efectiva.
En primer lugar, es importante entender el costo total de una reunión. Especialmente si usted está tratando con clientes o colegas que trabajan en corporaciones, «vamos a tener una reunión» puede ser la respuesta predeterminada a cualquier problema. Eso causa sus propios problemas – un estudio mostró el empleado promedio asiste a 62 reuniones al mes, pero logísticamente, no es un gran problema. Sus empleados están en el lugar o pueden recibir conferencias, por lo que una reunión de 90 minutos tarda 90 minutos.
Pero como profesional independiente o emprendedor, probablemente estés basado en otro lugar. En los primeros días de mi negocio de consultoría de estrategia de marketing, cuando tenía clientes en retenedor con los que me reunía cada semana, una reunión en persona tomó un medio día completo: 90 minutos (con un derrame ocasional), más 45 minutos de tiempo de viaje en cada extremo. Una estimación de tiempo precisa puede ayudarle a comprender el costo total de su productividad, de modo que pueda calibrar correctamente su umbral para dar su consentimiento a una reunión.
Para ello, es esencial establecer reglas básicas para cuando sea necesaria una reunión presencial. A los clientes les encanta programar «reuniones de check-in», en las que los miembros del equipo se actualizan mutuamente sobre el progreso, y a menudo aprovechan la oportunidad para la política de la oficina y para jactarse de sus logros. Eso no es un buen uso del tiempo de nadie. Antes de aceptar asistir a una reunión, haga preguntas puntuales sobre el orden del día. Las actualizaciones pueden y deben manejarse a través de un método asincrónico, como correo electrónico o chat. Usted sólo debe aceptar asistir si hay que discutir y decidir un tema importante, y si su participación es clave para un buen resultado.
Y Combinator fundador Paul Graham escribió famosamente sobre el «horario del gerente» —una sucesión de reuniones muy apretada — frente al «calendario del fabricante», que permite grandes bloques de tiempo creativo no estructurado. Para los profesionales autónomos, que necesitan usar ambos sombreros, una variante (que sigo) es dividir su horario en «días de gerente» y «días de fabricante», y agrupar sus reuniones en uno a tres días de gerente a la semana. Los días son largos e intensos, con reuniones consecutivas, pero permiten un trabajo productivo sin trabas los otros días.
Esto es especialmente importante si tienes que viajar para tus reuniones; si puedes hacer varias reuniones en el centro en un día, te has ahorrado horas de dolorosos desplazamientos. Por supuesto, es importante ser flexible y comprender que algunas situaciones —noticias inesperadas, una solicitud importante del cliente— garantizan romper sus patrones. Sin embargo, puede esforzarse por reorientar en consecuencia, por lo que incluso si los martes son normalmente sus días de reunión, si surge una reunión crítica del jueves, podría tomar dos «días de gerente» esa semana y ninguno el siguiente, para equilibrar su asignación de tiempo y garantizar su productividad general.
Por último, las reuniones, que requieren una escucha activa y participación, y una lectura rápida y exhaustiva de las señales emocionales de los demás, pueden ser agotadoras. Por eso, siempre que sea posible, es útil estandarizar ciertos elementos para que pueda centrarse más profundamente en la tarea en cuestión. Tengo un amigo que, encontrando citas por internet agotador y abrumador, ha encontrado un bar cercano al que invita a todas sus primeras citas. Saber de antemano a dónde va, cuánto tiempo llevará llegar allí y qué ordenará hace que el resto del proceso se sienta más manejable. Del mismo modo, si puedes, establecer un lugar de reunión estándar y una agenda , por ejemplo, «Primero discutimos proyectos en Asia, luego América del Sur, y luego Europa». Tener esa plantilla en su lugar reduce el riesgo de fatiga de decisión antes de que comience la reunión.
Muchas personas se quejan de las interminables reuniones en un entorno corporativo. Pero incluso cuando parecen anular la productividad, proporcionan una estructura al día que falta cuando se trabaja por cuenta propia. Los empresarios, bendecidos con esta libertad, necesitan aprender a desplegarlo sabiamente, y programar reuniones de manera efectiva es uno de los mejores lugares para comenzar.
