Por qué seguimos confiando (y amando) las listas de tareas pendientes

Implica un círculo vicioso de tensión, liberación y recompensa.

Por qué seguimos confiando (y amando) las listas de tareas pendientes

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Me encantan las listas de tareas pendientes, pero ¿funcionan? ¿Son realmente útiles o es solo el subidón de dopamina lo que me hace volver? Me propuse responder a estas preguntas con la ayuda de E. J. Masicampo, quien recientemente publicó un artículo junto a Roy F. Baumeister sobre cómo hacer las cosas. Esto es lo que aprendí.

  • Los autores postulan que una vez que nos comprometemos con un plan de acción específico para completar una tarea, tendemos a pensar menos en esa tarea. El impulso para alcanzar nuestro objetivo se suspende por el momento (o hasta que tengamos que ejecutar nuestro plan). Básicamente, cuando creamos una hoja de ruta que nos ayude a alcanzar una meta, es más probable que la logremos. y es más probable que nos centremos mejor en otras áreas de nuestro trabajo o nuestras vidas en el ínterin.
  • Las personas informan que, en promedio, tienen alrededor de 15 objetivos y proyectos en curso en un momento dado. Es mucho de lo que hay que hacer un seguimiento, ya que cada objetivo tiene su propio conjunto de hitos que cumplir. La lista de tareas pendientes se vuelve bastante atractiva porque nos ayuda a liberarnos de parte de esa carga.
  • Hay muchas razones para sospechar que las listas de tareas pendientes son efectivas, aunque solo sea como una forma de mantenernos al tanto de nuestros objetivos. El simple hecho de mantener la conciencia de nuestros objetivos nos ayuda a ser disciplinados y tener éxito. Pero la desventaja es que no van lo suficientemente lejos para comprometernos a hacer el trabajo.
  • Cuando hacemos un plan para completar una tarea, nos ayudamos a nosotros mismos de dos maneras. Primero, aliviamos el estrés que podemos sentir al tener que recordarnos constantemente que hay algo importante que aún debemos hacer. En segundo lugar, hacer un plan nos obliga a resolver el problema: tenemos que averiguar qué acciones debemos tomar para completar la tarea y cómo y cuándo ponerlas en práctica.
  • Hacer una lista de tareas pendientes es un proceso laborioso, por lo que tiene más sentido usarla para tareas nuevas y difíciles. Sin embargo, no tiene sentido incluir tareas diarias automáticas como cepillarse los dientes, limpiar la bandeja de entrada o vestirse para el trabajo en su lista de tareas pendientes.

Hace unas semanas, publiqué un artículo sobre timeboxing en mi Página LinkedIn.

En respuesta, algunas personas me escribieron explicando cómo también luchan con la productividad y las listas interminables de tareas pendientes. Aprendí que no soy el único que religiosamente agrega tareas no planificadas a mi lista solo para sentir la satisfacción de tacharlas (cuando las hago).

Por qué seguimos confiando (y amando) las listas de tareas pendientes

Un amigo y yo incluso intercambiamos las mejores prácticas de nuestra lista de tareas pendientes, todas las cuales habíamos estado practicando con poco respiro: Priorizar, hacer más de una lista, limitarnos a tres o cinco tareas diarias,.

Si bien el número de respuestas que recibí se validó, todo el hilo me hizo cuestionar la ciencia que ha mantenido esta táctica milenaria viva: ¿Por qué seguimos usando no solo, sino también AMANDO, nuestras listas interminables, a pesar de que nos hacen sentir miserables por tareas inacabadas? ¿Las listas de tareas pendientes son realmente útiles o es solo el efecto de dopamina de marcar las cosas de nuestras listas lo que nos hace volver?

Naturalmente, busqué respuestas en Internet y encontré un prometedor papel escrito por los investigadores E. J. Masicampo y Roy F. Baumeister. El titular me llamó la atención:¡Considérelo hecho! En resumen, los autores postulan que una vez que nos comprometemos con un plan de acción específico para completar una tarea, tendemos a pensar menos en esa tarea. El impulso para alcanzar nuestro objetivo se suspende por el momento (o hasta que tengamos que ejecutar nuestro plan). Básicamente, cuando creamos una hoja de ruta que nos ayude a alcanzar una meta, es más probable que la logremos. y es más probable que nos centremos mejor en otras áreas de nuestro trabajo o nuestras vidas en el ínterin.

Todo eso sonaba muy bien, pero por supuesto, todavía quería saber: ¿cómo podría usar estos hallazgos para hacer más cosas?

Me puse en contacto con E.J. para obtener más información. Esto es lo que aprendí.

Cuéntame más sobre la psicología detrás de las listas de tareas pendientes. ¿A mucha gente (como yo) le encantan (y confían en) las listas de tareas pendientes? Mi teoría es que es el subidón de dopamina de tachar elementos, ¿estoy en lo cierto?

Sabemos de trabajos anteriores que las personas informan que tienen en promedio alrededor de 15 objetivos y proyectos en curso en un momento dado. Es mucho de lo que hay que hacer un seguimiento, ya que cada objetivo tiene su propio conjunto de hitos que cumplir. También sabemos que incluso un gol inacabado puede ser una carga, exigiendo nuestros pensamientos y atención.

Por lo tanto, la lista de tareas pendientes se vuelve bastante atractiva, ya que nos ayuda a liberarnos de parte de esa carga. Cuando anotamos información (en una lista de tareas pendientes o la publicamos), o pasamos información a otra persona (le asignamos una tarea a alguien o le pedimos a alguien que nos envíe un recordatorio), o transferimos nuestra lista a algún espacio externo (le pedimos a nuestro asistente virtual que agregue un recordatorio), nos sentimos aliviados de la necesidad de mantenerla mentalmente.

Con la montaña de tareas que tenemos que hacer todos los días, no podemos confiar únicamente en nuestra capacidad para recordarlas. Las listas de tareas pendientes sirven como recordatorio de lo que debe lograr. Cuando marcamos las cosas, es una prueba de que pudimos hacer las cosas y eso nos hace sentir bien. No conozco a nadie que haya probado el nivel de dopamina directamente, pero creo que es razonable sospechar que hay algún beneficio fisiológico o emocional al organizar nuestras tareas y objetivos externamente, ya sea a través del aumento de la dopamina o la reducción del estrés.

¿Funcionan las listas de tareas pendientes? ¿Cuáles son los aspectos positivos y negativos? ¿Es posible aprovechar lo primero y minimizar el segundo?

Hay muchas razones para sospechar que las listas de tareas pendientes son efectivas, aunque solo sea como una forma de mantenernos al tanto de nuestros objetivos. Hay mucho trabajo que sugiere simplemente mantener el conocimiento de nuestros objetivos nos ayuda a ser disciplinados y tener éxito.

Si hay un inconveniente en las listas de tareas pendientes, creo que es que no van lo suficientemente lejos para comprometernos a hacer el trabajo. Introducir una tarea en la lista de tareas pendientes es a veces una forma de decir: «Haré esto más tarde». En algunos de mis trabajos inéditos, he visto que posponer tareas como esta no es bueno para alcanzar nuestras metas. Es muy fácil tratar la lista de tareas pendientes como un menú en el que constantemente ordenas las tareas más fáciles de tragar, mientras que las tareas más indeseables se agravan y aumentan en número. Esto sucede porque las listas de tareas pendientes describen lo que tenemos que hacer sin especificar cuándo y cómo debemos hacerlo.

¿Podemos minimizar los negativos? Probablemente. Si cada vez que añadimos un artículo a nuestras listas de tareas pendientes, también se nos ocurrió un plan para especificar qué acciones tenemos que tomar y cuando es necesario tomar esas medidas, lo que ayudaría a minimizar las probabilidades de que nuestras listas de tareas pendientes se conviertan en cementerios de artículos inacabados.

Gracias al efecto Zeigarnik, las tareas pendientes siempre se ciernen en mi cabeza, lo que me pone ansioso. ¿Dices que, con base en tu investigación, hacer un plan para hacer estas tareas puede liberarme de mi ansiedad?

Cuando hacemos un plan para completar una tarea, nos ayudamos a nosotros mismos de dos maneras. Primero, aliviamos el estrés que podemos sentir al tener que recordarnos constantemente que hay algo importante que aún debemos hacer. Externalizar la tarea de alguna manera ayuda a reducir ese trabajo. Ya no tenemos que recordarlo.

En segundo lugar, el beneficio de comprometerse con un plan específico alivia la incertidumbre que podemos sentir sobre si seremos capaces de lograr la tarea, y la ansiedad y la tensión cognitiva relacionadas que podemos experimentar al pensar en no completarla. Hacer un plan nos obliga a resolver el problema: tenemos que averiguar qué acciones debemos tomar para completar la tarea y cómo y cuándo implementarlas. Imagine clara y vívidamente que el plan también hace que parezca más fácil y probable que suceda. Tenemos una hoja de ruta hacia el éxito (también conocido como finalización de tareas). Por lo tanto, a pesar de no haber actuado en consecuencia todavía, nos sentimos más cómodos sabiendo que el éxito es alcanzable y próximo.

¡Esto, por supuesto, supone que hemos formulado un plan que es factible!

Siento que mi lucha por mantenerme organizada se ve favorecida, pero no totalmente resuelta, por las listas de tareas pendientes. ¿Hay maneras de gestionar esto?

Hacer una lista de tareas pendientes es un proceso laborioso, por lo que tiene más sentido usarla para tareas nuevas y difíciles. Sin embargo, no tiene sentido incluir tareas diarias automáticas como cepillarse los dientes, limpiar la bandeja de entrada o vestirse para el trabajo en su lista de tareas pendientes. Un objetivo útil es tratar de llevar más tareas a ese espacio «automático». Si puedes hacer eso, gastarás mucho menos esfuerzo pensando en ellos.

Por ejemplo, salgo a correr todos los días sin pensarlo dos veces. En mis mejores días, escribo compulsivamente durante una hora sin tener que dedicarme el tiempo. El secreto está en establecer rutinas para que el trabajo que estás haciendo se vuelva habitual y se sienta sin esfuerzo. Si algo aparece constantemente en su lista de tareas pendientes, eso puede ser una señal de que es un esfuerzo para usted.

En tu caso, en lugar de añadir un recordatorio para cada artículo que necesites editar, conviértelo en una rutina. Bloquee, por ejemplo, tres horas todos los días para las ediciones. Luego piense en qué artículos son prioritarios esa semana y consúltelos primero.

Mi segunda recomendación es motivarte e inspirarte. Hay un dicho que dice: Haz lo que amas, ama lo que haces. En algunos casos, esto se puede lograr haciendo que las cosas que quieres hacer sean más divertidas (por ejemplo, escuchar un podcast interesante mientras corres). En otros casos, esto se puede lograr recordando a sí mismo por qué las cosas que está haciendo son importantes o valiosas para usted (por ejemplo, en lugar de temer su proyecto de investigación, piense en todas las personas que investiga le ayudarán). Cuando lo que estás haciendo son cosas que quieres hacer, terminarás confiando menos en trucos y dispositivos para hacerlo y te esforzarás más por hacerlo.

El consejo de E.J. Parece factible y práctico. Desde que hablé con él, ya he pensado más en cómo se ve mi lista de tareas para mañana e hice un plan para cuándo y cómo voy a hacer estas tareas.

Pero tenía una última pregunta para E.J.: ¿Hay algún inconveniente en comprometerse con planes específicos? «El único inconveniente que he encontrado es que hacer planes específicos puede hacer que estemos menos atentos a los medios alternativos de logro, lo que nos hace ser menos flexibles en la búsqueda de objetivos y quizás menos propensos a adaptarnos a obstáculos imprevistos». Me lo dijo E.J.

Todo se reduce a estar muy atento al hecho de que los planes son geniales cuando el futuro es seguro, pero si no está seguro de cómo serán los próximos días, quizás sea mejor permanecer abiertos que planificar con anticipación. La elaboración de planes es solo una herramienta, junto con muchas otras, como crear hábitos, hacerlo divertido, hacer equipo con un amigo o reconocer cuándo abandonar un objetivo por completo. Cada persona, cada objetivo y cada situación son diferentes. ¡Cuantas más herramientas tengas, mejor!



  • Vasundhara Sawhney is a senior editor at Harvard Business Review.