Por qué la ley francesa de correo electrónico no restaurará el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

El problema es la tecnología, no la gente.

Por qué la ley francesa de correo electrónico no restaurará el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

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Por qué la ley francesa de correo electrónico no restaurará el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Una nueva ley que establece el «derecho de desconexión» de los trabajadores entró en vigor en Francia el 1 de enero de este año. La ley exige que las empresas con más de 50 empleados establezcan horas en las que el personal no debe enviar ni responder correos electrónicos. En un entrevista con la BBC, el legislador francés Benoit Hamon describió la ley como una respuesta a los dolores de los empleados que «abandonan la oficina, pero no dejan su trabajo. Permanecen unidos por una especie de correa electrónica, como un perro».

Todos sabemos intuitivamente que estamos más conectados al lugar de trabajo que nunca. Cuando Bain & Company examinó las comunicaciones electrónicas y otras formas de colaboración en dos docenas de grandes empresas globales, descubrimos que el tiempo dedicado al correo electrónico, mensajería instantánea (mensaje instantáneo), crowdsourcing y otras comunicaciones en línea es extenso y, desafortunadamente, va en aumento. Utilizamos Microsoft Workplace Analytics (anteriormente Volometrix) y otras herramientas de minería de datos para analizar la información capturada en Microsoft Outlook, Gmail y aplicaciones similares para comprender con precisión cuánto tiempo se dedica al procesamiento de comunicaciones electrónicas, es decir, enviar, leer y responder al correo electrónico, Mensajes de mensaje instantáneo y otros mensajes. Lo que encontramos confirmó lo que muchos de nosotros hemos sospechado desde hace mucho tiempo, a saber:

  • Los ejecutivos mayores ahora reciben 200 (o más) correos electrónicos por día.
  • El supervisor promedio de primera línea dedica unas ocho horas a la semana, un día hábil completo, a enviar, leer y responder comunicaciones electrónicas.
  • El nivel de comunicación electrónica ha crecido cada año desde 2008 (año en que empezamos a examinar estos datos), y gran parte de ella ahora se arrastra en horas libres y fines de semana.

De las ocho horas que los gerentes dedican a las comunicaciones electrónicas cada semana, estimamos que el 25% de ese tiempo se consume leyendo correos electrónicos que no deberían haber sido enviados a ese gerente en particular y el 25% se gasta respondiendo a correos electrónicos que el gerente nunca debería haber respondido.

Dicho de manera diferente, el supervisor medio de primera línea dedica casi medio día cada semana a procesar comunicaciones electrónicas innecesarias.

No hay nada que un empleado individual pueda hacer para combatir esta embestida. Descuida demasiados correos electrónicos o mensajes instantáneos, y corre el riesgo de irritar a sus compañeros o, peor aún, a su jefe. Y si enviar cadenas interminables de correo electrónico es la forma en que su organización hace las cosas, entonces usted no tiene otra opción que adoptar las formas de la tribu. En resumen, la comunicación electrónica excesiva es un problema organizacional. Exige soluciones organizacionales.

Si bien la intención de la nueva ley francesa es loable, normas como esta confunden el efecto con la causa, y como resultado probablemente no ralentizarán la marea de la comunicación electrónica. En el mejor de los casos, estas medidas simplemente cambiarán el tiempo de las comunicaciones en el lugar de trabajo de fuera del horario de trabajo a la jornada laboral e impulsarán otros «trabajos» a fines de semana y después del horario de trabajo. En resumen, los funcionarios gubernamentales pueden decir a los empleadores que no deben esperar que los empleados respondan a las comunicaciones electrónicas durante las horas fuera de horario, pero a menos que se aborde de alguna manera la necesidad —o la necesidad percibida— de correo electrónico excesivo, mensaje instantáneo, crowdsourcing, etc., ningún mandato gubernamental tendrá un gran impacto en el tiempo total dedicado a las comunicaciones electrónicas por los empleados o supervisores. De hecho, es posible que los franceses descubran rápidamente que sus trabajadores más productivos son «infractores de la ley» de rutina que permanecen conectados durante las horas libres para reducir la necesidad de tomar tiempo lejos de familiares y amigos para completar otras tareas relacionadas con el trabajo.

La única forma de reducir el tiempo total dedicado a las comunicaciones electrónicas es animando a los líderes y empleados a administrar la carga que ponen en la organización a través del correo electrónico, mensaje instantáneo, etc. En nuestro trabajo con clientes, hemos llegado a creer que la mejor manera de hacerlo es proporcionar información en tiempo real a los líderes sobre la carga organizacional, definida como el total de horas dedicadas a leer y responder a los correos electrónicos procedentes de cada ejecutivo. El equipo directivo de Seagate, por ejemplo, descubrió que el simple hecho de proporcionar información sobre la carga total que cada gerente generaba cada semana en comparación con los ejecutivos de pares ayudaba a reducir las comunicaciones electrónicas innecesarias. La competencia interna animó a los líderes a reducir el número de empleados copiados en cada correo electrónico, así como las respuestas que enviaron a correos electrónicos que no requerían uno. En conjunto, estas medidas redujeron el tiempo dedicado a la tramitación de las comunicaciones electrónicas, sin necesidad de mandatos. Solo la información modificó el comportamiento de la administración.

Otra acción simple pero poderosa es eliminar «Responder a todos» — figurada o literalmente. Dado que lleva tiempo leer cualquier correo electrónico, incluso aquellos que son innecesarios o no están destinados a usted, la función Responder a todos puede ser una gran desperdicios. En las auditorías de tiempo organizativo que describimos anteriormente, encontramos que el hecho de que Reply All es tan fácil de usar cuesta al supervisor de primera línea promedio más de 30 minutos a la semana en procesar comunicaciones electrónicas innecesarias. Elimine la función y liberará tiempo improductivo en toda la organización.

No cabe duda de que las comunicaciones electrónicas innecesarias son costosas, no sólo para el empleado individual sino para la sociedad en general. Contribuye al agotamiento de los empleados y a la pérdida de productividad. Pero los mandatos legales centrados en los síntomas, más que en la causa, de los correos electrónicos excesivos probablemente tengan poco efecto. Es hora de que los líderes asuman la responsabilidad de la carga que ponen en la organización y tomen medidas para cambiar la forma en que se realiza el trabajo en el trabajo. Solo entonces los empleados podrán cortar con éxito la correa y centrar su valioso tiempo en ofrecer excelentes resultados.


Escrito por
Michael Mankins