Puede parecer extraño usar un mundo distópico como modelo para un espacio de trabajo de oficina, pero eso es exactamente lo que hizo Citi.
Susan Catalano, directora general y directora de operaciones de RRHH de Citi, estaba leyendo el Divergente serie , sobre una sociedad futura dividida en cinco facciones sociales que cultivan virtudes diferentes, casi al mismo tiempo se le pidió que ayudara con un plano de planta abierto para el nuevo espacio de trabajo del grupo de RRHH. El libro influyó en el producto final. «Creamos lo que llamamos vecindarios —un vecindario de compensación, un vecindario de aprendizaje y desarrollo, etc.— para ayudar a las personas a sentirse ‘dueñas’ de su espacio, aunque nadie tenga un espacio de trabajo designado y nadie tenga una oficina privada», explica.
El espacio de trabajo es una dimensión emergente de lo que el Instituto de la Familia y el Trabajo ha identificado como un lugar de trabajo eficaz. El entorno físico, si se hace bien, puede fomentar elementos de un lugar de trabajo eficaz como la colaboración y la autonomía, la adecuación a la vida laboral y las oportunidades de aprendizaje. Sin embargo, como muchos de los artículos de la sección especial sobre espacio de oficinas en la edición de octubre de HBR dejar claro, es más fácil decirlo que hacerlo.
Los problemas a los que Catalano y su equipo se enfrentaron al diseñar el nuevo espacio iban desde menores:¿Dónde guardan los empleados sus artículos personales, como mochilas o bolsos de mano? ¿Cómo impedimos que la gente hable demasiado alto? a mayor —¿Cómo podemos ser abiertos y colaboradores si las personas están separadas por especialidades?
El espacio es un piloto en una iniciativa llamada CitiWorks, que pretende optimizar los espacios de trabajo de la empresa. Se abordaron dos problemas. En primer lugar, la gente se había dispersado en diferentes oficinas por toda el área metropolitana, creando una sensación de fractura. En segundo lugar, un estudio interno mostró que algunas oficinas, como la mayoría de los lugares de trabajo, estaban infrautilizadas debido a los viajes, las vacaciones, las enfermedades y las modalidades de trabajo flexibles.
El resultado final para el equipo de RRHH es un espacio consolidado en Long Island City, un piso entero con vistas a la ciudad de Nueva York. La periferia del espacio incluye filas de estaciones de trabajo, cada una con grandes computadoras de doble pantalla. En el centro de los espacios hay salas de conferencias más grandes, salas de reuniones más pequeñas y espacios privados para un trabajo centrado. Hay acogedoras áreas para sentarse dispersas por todo el espacio, así como áreas donde las personas pueden reunirse o almorzar juntas.
El diseño pretende que nadie tenga un escritorio asignado y solo hay 150 plazas para 200 personas. Para aquellos que inicialmente se resistieron a perder el espacio asignado, dice Catalano, «era difícil argumentar con datos reales que el antiguo espacio estaba infrautilizado». Los empleados tienen un casillero donde guardan sus pertenencias personales y luego se instalan por la mañana donde quieren trabajar. Hay toallitas higienizadas en cada escritorio para que las estaciones de trabajo compartidas queden limpias. Todo el espacio es «verde», por lo que las persianas, las luces y la temperatura de las ventanas están programadas para responder al uso y a las condiciones, como la cantidad de luz solar que entra en el espacio.
A pesar del hermoso espacio, los viejos hábitos son difíciles de morir. Karyn Likerman, directora de programas de inclusión y estrategias de vida laboral y personal, admite: «Aunque el espacio no tiene asientos asignados por completo, normalmente me siento en el mismo lugar todos los días, al igual que la mayoría de mis colegas».
Los «barrios» codificados por colores se encuentran en secciones más pequeñas del espacio más grande, lo que permite un sentido de pertenencia y también fomenta un sentido saludable de identidad.
Uno de los mayores beneficios de un espacio más abierto es la innovación. La gente habla con otras personas a las que tal vez no conocían antes y, como resultado, se les ocurren nuevas ideas. Likerman retransmite un ejemplo:
Tenemos un nuevo colega que vino pensando que su trabajo estaría centrado principalmente en la presentación de informes de acción afirmativa y la auditoría. Una conversación con alguien que se sienta al otro lado del piso en la contratación le hizo pensar en cómo involucrar a nuestras redes de empleados en el reclutamiento de diversidad. Después de esa conversación, me dio la vuelta a su silla, ya que superviso nuestras redes, y se nos ocurrió un enfoque de reclutamiento nuevo, innovador y más formal para ampliar la participación de la red.
Otros beneficios incluyen un mayor sentido de la diversión y la camaradería. Ahora más gente almuerza juntos, en vez de estar solos en sus escritorios. Los vecindarios de oficinas han comenzado a planificar eventos divertidos e informales: desayunos o mezcladores los viernes por la tarde. «Muchas de ellas son personas con las que he trabajado durante años pero nunca las conocí en persona. Ahora tenemos la oportunidad de conectarnos a un nivel más personal y es divertido», dice Likerman. Y el menor tamaño ha ahorrado millones de dólares en el presupuesto de recursos humanos de Citi.
Para que quede claro, el nuevo espacio por sí solo no creó estos resultados. El espacio de trabajo debe administrarse cuidadosamente, al igual que la transición a él. Estas son algunas de las lecciones aprendidas de la experiencia de Citi:
- Utilice tecnología que soporte el espacio. Entre las características más importantes se encuentra una máquina de ruido blanco que amortiza los ruidos de la oficina para que el espacio de trabajo sea lo suficientemente silencioso como para que las personas puedan concentrarse. Además, todos reciben auriculares para permitir hablar con manos libres. Cuando los empleados inician sesión en sus computadoras, sus escritorios y números de teléfono los siguen.
- Crea nuevas normas. Susan Catalano y el equipo de CitiWorks están trabajando en un manual de estrategias que establece las pautas para trabajar mejor en el nuevo espacio. Al mismo tiempo, saben que el libro de jugadas evolucionará y cambiará a medida que la gente se acostumbre al espacio.
- Permita que la gente lo personalice. Cuando los grupos querían personalizar sus barrios, Catalano no se interponía en su camino. Un barrio exhibe una colección de bolas de nieve que un empleado ha recogido de los viajes de sus colegas. El equipo de Diversidad muestra los premios que Citi ha recibido, lo que constituye un gran orgullo para el grupo.
- Enfatiza la resolución de problemas. Cuando surgen problemas, Catalano enfatiza que todos, no solo los líderes, están involucrados en abordar los problemas. Por ejemplo, Likerman dice que las personas solían llamarse o enviarse correos electrónicos incluso si sus oficinas estaban al lado. Ahora simplemente se dan la vuelta y hablan. A pesar de las máquinas de ruido blanco, las voces rebosantes a veces pueden causar problemas. «Necesitamos que las personas se sientan cómodas para recordar a los demás que hablan demasiado alto», dice.
Si bien los vecindarios han ayudado al grupo de recursos humanos, la nueva configuración es un trabajo en progreso. Catalano y su equipo siguen enfocados en crear barrios que den a los diferentes grupos un sentido de pertenencia al mismo tiempo que se aseguran de que no inhiban un espacio de trabajo totalmente abierto y colaborativo. «Creo», conjetura Catalano, «con el tiempo la gente seguirá uniéndose a medida que las líneas del barrio se desdibujan».
