Por eso sigues incumpliendo con los plazos

Se llama "La Falacia de la Planificación" y todos nos vamos a víctimas.

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Piense en la última tarea que completó. ¿Le llevó más o menos el tiempo que había estimado? Probablemente no. Nuestras percepciones de nuestro tiempo disponible, nuestras habilidades y cualquier obstáculo que podamos encontrar están muy sesgadas. Se trata de un fenómeno denominado falacia de planificación y les ocurre a los profesionales de todos los niveles y en todas las ocupaciones. ¿Qué podemos hacer en el camino para mantenernos en el objetivo y ayudarnos a cumplir nuestros objetivos?

  • Toma la vista exterior: Esto se basa en la objetividad, los datos y las estadísticas, no en nuestra propia experiencia o sesgos personales. La próxima vez que tenga dificultades para estimar, pregúntese: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo han requerido tareas similares en el pasado?
  • Comprometerse temprano y públicamente: Ejercítese un poco de presión de compromiso externo para no dejar todo su trabajo para el último minuto. Por ejemplo, reúna todos los recursos que necesita para terminar su trabajo sin conexión y luego pídale a su compañero de cuarto o pareja que desactive el WiFi y que no restablezca la conexión hasta que salga de su escritorio.
  • Tiempo de búfer programado: Tenga en cuenta que siempre habrá factores fuera de su control y, además, es muy posible que esté sobreestimando sus capacidades. Para garantizar una fecha límite más realista, tome su estimación original y auméntela en un 25%.
  • Supongamos lo peor: Comience imaginando qué es lo que va a salir mal antes de que realmente lo haga. Al hacerlo, podrá prever mejor los problemas potenciales (si es poco probable). Y estará equipado para desarrollar un plan de respaldo adecuado como medida preventiva.

Imagínese: se despierta una mañana y su cabeza se desprende de la almohada en pánico. Ese informe tan esperado que ha estado reduciendo, muy lentamente, vence en tres días.

Un sudor frío se asienta en tu piel mientras te sientas para elaborar un informe que probablemente no cumpla con las expectativas de todos. Definitivamente necesitas más tiempo para trabajar en esto. Imaginas que tu jefe sacude la cabeza, con los brazos cruzados en desaprobación y una mueca de dolor.

Uf. ¿Cómo diablos dejaste que pasara esto?

Ahora imagine esto: esa fecha de vencimiento es un mes en el futuro.

Tienes mucho más tiempo. ¡Qué alivio, y ahora puedes dormir hasta tarde!

Pero espera. Antes de presionar el botón de repetición y dejar que sus niveles de cortisol disminuyan, debe llegar al fondo de este fenómeno que altera su carrera, o estará condenado a repetirlo.

La falacia de la planificación

Nadie emprende intencionadamente un nuevo proyecto pensando que NO va a salir según lo planeado y, sin embargo, ocurre una y otra vez. ¿Por qué muchos de nosotros caemos en esta trampa? Nuestras percepciones de nuestro tiempo disponible, nuestras habilidades y cualquier obstáculo que podamos encontrar están muy sesgadas. Este es un fenómeno llamado falacia de planificación, y les ocurre a los profesionales de todos los niveles y en todas las ocupaciones.

La falacia de la planificación comienza con una ilusión. Los retrasos menores (o incluso importantes) no se tienen en cuenta. Al principio, posponer el trabajo no parece desastroso. Pero debido a que tendemos a subestimar cuánto tiempo llevará completar una tarea, junto con los riesgos asociados y los costos imprevistos, nos colocamos involuntariamente en escenarios de última hora o, peor aún, pasados los plazos.

Investigación demuestra que a menudo subestimamos el tiempo y los obstáculos que implica completar una tarea incluso cuando contradice directamente nuestras experiencias pasadas. Esto se explica por nuestro sesgo de optimismo, nuestra tendencia natural a creer que el futuro de alguna manera será mejor que el pasado.

Ambos términos («falacia de planificación» y «sesgo de optimismo») fueron acuñados por psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979, cuyo trabajo dio lugar al campo de la economía del comportamiento. En 2002, Kahneman recibió el Premio Nobel en Ciencias Económicas por su investigación. (Tversky había fallecido y el premio no se entrega a título póstumo).

Para obtener más información sobre la falacia de la planificación, lo generalizada que es y cómo superarla, me puse en contacto con los investigadores expertos Filippos Papakonstantinou (The Business School, King’s College de Londres) y Jonathan Parker (MIT Sloan School of Management), quienes publicaron un papel sobre la mala planificación, la procrastinación y el compromiso con Markus Brunnermeier de la Universidad de Princeton.

«Todos tratamos de tomar medidas que conduzcan a resultados probabilísticos mejorados en el futuro, y que nos motiven hoy y nos hagan sentir mejor», explicó Parker.

¿Qué aspecto tiene esto en la práctica? Papakonstantinou ofreció este ejemplo: Supongamos que tiene un trabajo que completar y tres días para hacerlo. En lugar de estimar correctamente, en función de tu experiencia anterior, que el trabajo tardará, digamos, un total de 12 horas en completarse, «sueñas» que solo tardará ocho horas, lo que te anima de inmediato. Por lo tanto, planea disfrutar el primer día y hacer cuatro horas de trabajo en cada uno de los días siguientes. Pero, sorpresa, cuando llega el último día, terminas teniendo que trabajar más de lo esperado.

«La falacia de la planificación lleva a que tengas que meterte al final y hacer mucho más de lo que habías anticipado», dijo. «Terminas teniendo que trabajar demasiado cerca de tu fecha límite y posiblemente incluso no lo pases por alto, debido a que tienes creencias óptimas sobre lo que podrías lograr de manera realista e ignorar los muchos factores que están fuera de tu control».

¿Podemos superar la falacia de la planificación?

Según Parker, incluso aquellos que han estudiado la falacia de la planificación son susceptibles a ella. Es un fenómeno inevitable. Entonces, ¿qué podemos hacer en el camino para mantenernos en el objetivo y ayudarnos a cumplir nuestros objetivos?

Los investigadores tienen algunas sugerencias.

Toma la vista exterior.

Daniel Kahneman llamadas esto es «una cura» para la falacia de la planificación. La visión interna es la forma en que la gente suele pensar sobre las decisiones: subjetivamente, en función de su propia experiencia, preferencias y sesgos personales. Por el contrario, la vista exterior se basa en la objetividad, los datos y las estadísticas.

La próxima vez que te encuentres postergando las cosas, pregúntate: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo han requerido tareas similares en el pasado?

Si la tarea es completamente nueva para usted, investigue. ¿Su trabajo refleja el de otra firma? Compruebe si hay información disponible públicamente y cuantificable sobre el tiempo y los costos involucrados en esos proyectos. Internet es tu amigo.

Alternativamente, puede pedirle a un colega que lo ayude con el presupuesto para elimina tus propios prejuicios. «Cada proyecto que uno comienza, uno piensa: ‘Está bien, esto no puede ser tan difícil. En realidad parece bastante fácil’», dijo Parker. «Es muy útil dejar la idea en el almuerzo con un colega, para ver si pueden encontrar agujeros y hacer retroceder tu optimismo».

Expertos, esto también va para ustedes. Subestimar el tiempo requerido es no¡un error de novato! El desafío radica en equilibrar el sesgo de optimismo con el realismo.

Comprometerse temprano y públicamente.

Cuanto más pospongas las cosas, peor se vuelve tu problema. Ahí es donde se vuelve valioso comprometerse con la acción temprana. «La idea es ejercer un poco de presión de compromiso externo para no dejar todo el trabajo para el último minuto», dijo Parker.

Papakonstantinou sugiere explorar los dispositivos de compromiso, o elementos externos que le imponen restricciones, lo que restringe su conjunto de opciones disponibles.

Considere este dispositivo de compromiso: Reúna todos los recursos que necesita para terminar su trabajo sin conexión. Luego, pídele a tu compañero de cuarto o pareja que desactive el WiFi (sí, ay) y que no restablezca la conexión hasta que salgas de tu escritorio, con la tarea completada.

Evitar la tentación de navegar por la web evitó que se distraiga y procrastine más. (Tu yo futuro te lo agradecerá).

También puedes trabajar en «programar» tu cerebro. Investigación muestra que al establecer planes «si-entonces», también conocidos «intenciones de implementación», puede contrarrestar la falacia de la planificación y reducir sus posibilidades de procrastinar. La estructura es sencilla:

SI [se produce una situación específica], ENTONCES Voy a [tomar esta acción].

Por ejemplo, si me encuentro investigando sin rumbo fijo cerca del mediodía en lugar de escribir, haré un descanso para un almuerzo de 30 minutos para volver a tener energía y reenfocarme. Esencialmente, cuanto más específico seas sobre cuándo, dónde y qué pretendes hacer, y cuantos más planes establezcas para aumentar tu fuerza de voluntad, más probabilidades tendrás de seguir adelante.

Programe «tiempo de búfer».

Tenga en cuenta que siempre habrá factores fuera de su control y, además, es muy posible que esté sobrestimar sus capacidades. Para garantizar una fecha límite más realista, tome su estimación original y auméntela en un 25%. Si crees que el lanzamiento de una nueva función tardará cuatro semanas, reserva una semana más para evitar retrasos. Luego, agregue hitos intermitentes (piense en ellos como pequeños plazos) para mantenerlo encaminado en el camino.

Las herramientas tecnológicas pueden ayudarlo a cumplir con esta práctica. Configurar alertas móviles, usar aplicaciones de recordatorio como Mérito o Todoist, o incluso contratar a un socio de responsabilidad virtual, puede resultar útil.

También puedes usar tu calendario para mantenerte al día. Bloquee horarios para realizar trabajos enfocados los lunes, miércoles y viernes, por ejemplo. Considera la posibilidad de establecer controles semanales con partes interesadas externas o compañeros de equipo para que rindas cuentas. (¡De repente, cualquier franja horaria disponible se ve bien para terminar este proyecto!) Cuando, no si, te encuentras con problemas, tener bloques guardados por adelantado te ayudará a avanzar según lo programado.

Supongamos lo peor.

A veces vale la pena ser pesimista. Para su próxima tarea importante, comience por asumir su desaparición. Así es: este enfoque se llama pre-mortem y, al igual que su popular gemelo de gestión de proyectos, la autopsia, implica reflexionar, solo que esta vez reflexionas sobre lo que podría suceder en lugar de lo que ya sucedió.

Esta estrategia implica imaginar tu propio fracaso o determinar qué va a salir mal antes de que realmente lo haga. Al hacerlo, podrá prever mejor los problemas potenciales (si es poco probable). Y estará equipado para desarrollar un plan de respaldo adecuado como medida preventiva.

Volvamos al ejemplo de ese informe que puede que esté posponiendo. En lugar de esperar hasta la semana en que debe comenzar, realice una autopsia cuando se asigne por primera vez, con tres meses de anticipación. Identifique las formas en que podría descarrilarse: es posible que se vea obligado a participar en otros proyectos; puede que se olvide de bloquear el tiempo para ello en su calendario; puede dejar que las minucias del día a día ( ejem, bandeja de entrada constante refrescante) desviarte. Ahora que sabe qué problemas pueden surgir, puede intentar evitarlos activamente.

«Las autopsias son útiles porque te guían a través del proceso y disciplinan la tendencia natural a ser optimista al considerar cómo algo va a salir mal», dijo Parker. «Esto va más allá de la forma en que una persona puede elegir disciplinarse a sí misma en función de sus propios costos personales de no cumplir con el plazo (daño a la reputación, perder su trabajo, etc.). Los estás obligando a ser más realistas de lo que serían naturalmente, y eso es algo muy útil para el lugar de trabajo cuando la finalización a tiempo es importante».

Si bien es imposible eliminar la falacia de la planificación de su vida, puede administrar estratégicamente su existencia. No dejes que la falacia de la planificación descarrile tu credibilidad. Sigue soñando en grande y refuerza tus planes con una fuerte dosis de realismo basado en la evidencia. Tu conciencia (y aquellos que dependen de tu buen trabajo) te lo agradecerán.



  • KD
    Kristi DePaul is a writer, speaker and global citizen who is passionate about technology and education as vehicles for upward social mobility and access to greater opportunities. She has written over 250 articles and blog posts on the remote work landscape, and her work has been cited in research reports from international think tanks and universities. She is founder and principal at Nuanced, a thought leadership firm focused on the future of learning and the future of work, and serves as CEO of Founders Marketing, a fully remote content marketing company. She earned a master’s degree from the H. John Heinz III College of Public Policy and Management at Carnegie Mellon University.