No tiene que «alzar la voz» para contribuir en las reuniones

Hay muchas otras formas de traer valor.
Você não precisa “falar” para contribuir nas reuniões
Você não precisa “falar” para contribuir nas reuniões
Resumen.

Cuando recién comienzas tu carrera, puede resultar difícil saber cuándo hablar en las reuniones, especialmente si no tienes mucha experiencia en el tema. Pero hay muchas maneras de contribuir a las reuniones que no implican tener conocimientos sobre el tema. El autor identifica estrategias para hacer contribuciones valiosas en las reuniones de maneras que quizás no hubiera pensado que eran valiosas:

  • Redefina el «valor». No siempre se trata de experiencia.
  • Asume el papel de grabadora. Demuestra que eres un oyente competente y atento que sabe cómo conectar los puntos entre las ideas que se discuten.
  • Sé dueño de los seguimientos. Se está comunicando con el resto de las partes interesadas y continúa impulsando la idea hacia adelante en una capacidad operativa.
  • Expón lo obvio. Es posible que sus colegas en la reunión tengan antecedentes y experiencias diferentes a las suyas, por lo que las cosas que pueden parecerle obvias pueden no serlo para ellos.


Todos hemos estado ahí. La reunión está a punto de terminar y esa necesidad incesante de decir algo, cualquier cosa, solo para que la gente sepa que estás presente, se hace más fuerte. Presionas el botón «finalizar llamada» (o te levantas para salir de la sala) con un mensaje rápido: «Fue una gran reunión para todos. Gracias».

Te vas pensando: ¿Qué valor aporté a esa conversación?

Síndrome del impostor se hace cargo y empiezas a girar en espiral. ¿Estás en el papel correcto? ¿Serás capaz de causar un impacto?

Esta es la cuestión: no tienes que hablar en todas las reuniones para contribuir a tu equipo. A veces, la escucha activa es necesaria para darle el contexto que necesita para reflexionar y brindar información en el futuro. Sin embargo, a menudo las personas equiparan el valor con «alzar la voz», y si te cuesta hacerlo, puedes sentir que estás fallando. Esto es especialmente común para las personas que son nuevas en un equipo o que están al principio de sus carreras y que aún están desarrollando la confianza para que coincida con su entusiasmo.

Si esto le suena a usted, hay algunas cosas que puede hacer para crear más oportunidades para usted. Hay muchas maneras de contribuir y agregar valor a las reuniones más allá de ser la persona más ruidosa de la sala.

Redefina el «valor».

Para empoderarte y superar al impostor en tu cabeza, amplía tu definición de «valor» más allá de la «pericia». Tradicionalmente, hay cuatro funciones principales que se pueden llenar en una reunión y cada uno aporta valor de manera integral.

  • El líder: Esta persona convoca la reunión y dirige el debate sobre todos los puntos principales de la agenda.
  • El cronometrador: Esta persona mantiene la reunión bien encaminada asignando tiempo a cada tema de la agenda y recordando al líder cuándo debe pasar de un punto al siguiente.
  • El facilitador: Esta persona mantiene la discusión en marcha alentando a los asistentes a contribuir y garantizar que se cubran todos los puntos de la agenda. A diferencia del líder, el facilitador es responsable de hacer avanzar el proceso de toma de decisiones.
  • La grabadora (escriba): Esta persona toma notas sobre los puntos discutidos a medida que avanza la reunión y sobre las soluciones alcanzadas, que se distribuyen a los asistentes después de la reunión.

Un par de estas funciones (como el líder y, posiblemente, el facilitador) deben ser desempeñadas por alguien que esté familiarizado con los temas que se discutan o que tenga experiencia en torno a ellos.

Cualquier persona interesada puede desempeñar otras funciones (como grabadora y cronometradora) y que requiera más habilidades operativas, como coordinación y organización. Si bien algunos roles pueden estar predeterminados antes de una reunión, también pueden asignarse en el acto o improvisarse. Dependiendo de quién dirija la reunión, las responsabilidades de cada función pueden afectar a la otra o pueden ser asumidas por un solo miembro del equipo.

Sea cual sea el caso en su organización, reconozca que es posible hacer contribuciones significativas más allá de «hablar».

Asume el papel de grabador (escriba).

Para cumplir con éxito este puesto, debe poder procesar rápidamente la información y registrar las ideas clave de la discusión de la reunión en tiempo real. Los profesionales jóvenes, o los empleados que son nuevos en un equipo, pueden desarrollar esta habilidad de forma innata sin tener necesariamente el mismo conocimiento «interno» que los miembros de su equipo más experimentados.

Puede pensar que este papel suena «junior» o «insignificante», pero la flauta dulce (escriba) tiene más poder que simplemente anotar y repartir notas. Durante la reunión, asumir esta responsabilidad le dará la oportunidad de demostrar que es un oyente competente y atento que sabe cómo conectar los puntos entre las ideas que se discuten. Usted participa en la configuración de la narrativa de cualquier idea de la que se hable: puede elegir lo que se escribe en la pizarra para que la gente pueda revisarlo, reaccionar y basarse en él. Después de la reunión, interpretas lo que se dice y eliges qué es lo suficientemente importante como para recordar, qué es lo suficientemente trivial como para ignorarlo y, en última instancia, qué ideas se elevarán para un mayor debate. Esto es algo que una reproducción de vídeo o una transcripción de audio no pueden hacer.

En ciertas situaciones, incluso puede tener la oportunidad de apoyar en la facilitación y dirigir la dirección de la conversación preguntando preguntas de sondeo para ayudarte a tomar notas más claras. Por ejemplo, supongamos que está en una reunión con el director de marketing y el jefe de ventas. Los asistentes están haciendo una lluvia de ideas sobre nuevas estrategias en torno a cómo tener éxito en un mercado cada vez más competitivo. Para dar más contexto a tus notas, puedes preguntar:

  • ¿Qué es lo más importante para nuestros clientes clave en este segmento de mercado?
  • ¿Hay alguna necesidad insatisfecha en este segmento de mercado que podamos cubrir?
  • ¿Cómo deben evolucionar nuestras estrategias actuales para prepararse para los nuevos participantes en el mercado?

De esta manera, tiene la oportunidad de participar en la conversación, obtener visibilidad de las partes interesadas importantes y aprender sobre los objetivos que su equipo está tratando de alcanzar. Puede que no seas un experto en el tema, pero al final de la reunión, serás un experto en la conversación.

Sé dueño de los seguimientos.

Una vez finalizada la reunión, y haya capturado todos los puntos clave de la discusión y quién es responsable de qué en términos de «próximos pasos», puede ser el propietario del proceso de administración de seguimientos.

Cuando envíes tus notas, asegúrate de:

  • Escribe un resumen sucinto: Puntos clave de la reunión estructurados de manera que permitan a otros reenviar su mensaje a cualquier persona que no haya asistido a la reunión o le interese saber lo que ocurrió.
  • Lleve un registro de decisiones clave. Cree una tabla que enumere qué decisiones se tomaron en la reunión y con qué aportes, cuál fue el resultado de cada decisión y cuándo se tomó esa decisión.
  • Registre los elementos de acción y los pasos siguientes. Resuma los elementos de acción y describa claramente qué es el elemento de acción, a quién pertenece y cuándo vence. Si esto no se distinguió durante la reunión, haga un seguimiento con el líder para discutirlo.

Este proceso le permite ser el punto de contacto después de la reunión, incluso si no fue usted quien la convocó en primer lugar. Básicamente, te conviertes en la cara de la reunión porque eres tú quien se pone en contacto con el resto de las partes interesadas y continúa impulsando la idea en una capacidad operativa.

Expón lo obvio.

Si cree que el papel de grabador (escriba) no se ajusta a sus puntos fuertes, tengo un consejo final que puede ayudarlo a elevarse durante las reuniones. Esto es especialmente útil para las personas que sienten que tienen el conocimiento para contribuir, pero que tienden a catastróficar lo que sucederá si lo hacen. Como nueva persona en el equipo, a menudo puedes pensar: «Mi punto es demasiado obvio para ser valioso» o «Los miembros de mi equipo probablemente ya sepan la idea que voy a hacer, así que ¿cuál es el punto?» Esto nos pasa a los mejores de nosotros, y luego, un par de minutos después, su colega plantea exactamente el mismo punto. Cuando es bien recibida, pensamos: «Debería haberlo dicho».

Estos puntos aparentemente «obvios» son lo que me gusta llamar contribuciones «fáciles de ganar». Pueden ser puntos que se dicen al comienzo de la conversación o un tema que ayude a sentar las bases para una mayor discusión y debate. Son puntos que aprovechan los hechos y los datos para ayudar a describir el estado actual de las cosas. Estos puntos pueden parecerle «obvios» porque se centran en lo que se conoce.

Pero recuerde que sus colegas en la reunión pueden tener antecedentes y experiencias diferentes a los suyos. Pueden ser de diferentes departamentos, en diferentes funciones y tener acceso a información diferente, lo que significa que también tiene acceso a información que no es visible para ellos. Su punto «obvio» podría ser increíblemente útil para llenar los vacíos de conocimiento entre roles, equipos o departamentos.

Sigamos con el ejemplo anterior: se encuentra en una reunión de lluvia de ideas sobre nuevas estrategias para un mercado cada vez más competitivo. Una contribución «fácil de ganar» puede estar aprovechando los datos de su puesto actual o pasado para explicar qué tan efectivas o ineficaces han sido ciertas estrategias para resonar con la audiencia que su equipo pretende captar. La descripción de las métricas clave de rendimiento puede sentar las bases para un debate más amplio. Si quieres quitarte el foco de atención, termina con una pregunta que fomente el debate: «¿Se están capturando las métricas correctas? Si no, ¿cómo deberían cambiar esas métricas para medir el impacto con precisión?»

No todas las contribuciones tienen que ser trascendentales y la mayoría no lo son. A veces, revisar lo que la gente ya sabe puede ayudar al equipo a descubrir lo que aún necesita aprender.

La idea de que las perspectivas específicas del contenido son la única forma de aportar valor a una reunión es muy falsa. A veces solo necesitas sentarte y escuchar. Otras veces, es necesario animar a las personas a mirar hacia atrás antes de seguir adelante. A medida que participe en más reuniones, eventualmente obtendrá suficiente experiencia para sentirse más seguro contribuyendo de la manera que le resulta desafiante ahora. Hasta entonces, los consejos anteriores pueden ayudarlo a obtener comodidad, crear valor antes y abrirle las puertas en el futuro.


Escrito por
Jeff Tan



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