¿No encuentras un correo electrónico? Usa este truco.

Edita líneas de “asunto” vagas para encontrar mensajes importantes más rápido.
¿No encuentras un correo electrónico? Usa este truco.
¿No encuentras un correo electrónico? Usa este truco.

La mayoría de nosotros escribimos líneas de asunto de correo electrónico basándonos en nuestros propios sistemas organizativos o preferencias, pero el empleado de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos al día, lo que puede dificultar la localización de mensajes específicos en el acto.

  • Si bien no puedes aplicar reglas sobre cómo etiquetan las personas sus correos electrónicos, puedes usar un simple truco para localizar mensajes importantes fácilmente.
  • Si estás trabajando en Outlook 2010 o posterior, este truco puede ahorrarte mucho tiempo.
  • Haz doble clic en el correo electrónico y ábrelo en una ventana nueva.
  • Coloca el cursor en la línea de asunto y haz clic.
  • Ahora, piensa en una línea de asunto que puedas relacionar más con este tema y simplemente añádela a la línea original o cambia la línea de asunto por completo.
  • Haz clic en el botón guardar en la esquina superior izquierda.

Mi jefe: ¿Recibiste el archivo que envié junto con el informe anual del mes pasado?

Yo: Umm, sí, lo estoy buscando. ¿Por qué no pasamos al siguiente punto del orden del día mientras lo encuentro?

Diez minutos después…

Yo: ¿Recuerdas cuál era el asunto o cómo llamaste al informe?

Mi jefe: No estoy seguro. ¿Informe anual, tal vez?

Yo (*pensamiento*): Ya lo he buscado… ¿Lo he borrado? OH NO. ¿De verdad lo borré?

Todos hemos estado allí: el jefe te pide que busques algún archivo o informe antiguo, pero cuando revisas tu bandeja de entrada, su correo electrónico no se encuentra por ninguna parte. Rastrea la fecha, el remitente y el asunto específicos. Escribe las «palabras clave» en la barra de búsqueda. Nada funciona.

La fatalidad se produce lentamente.

Está claro que puedo hablar de esto. El proceso de encontrar correos electrónicos me ha quitado muchos minutos preciosos de mi día y, a veces, incluso ha interrumpido mi agenda. Si se tiene en cuenta que el empleado de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos diarios, no es de extrañar que esto sea un problema para muchos.

La mayoría de nosotros escribimos líneas de asunto de correo electrónico basadas en nuestros propios sistemas organizativos o preferencias, lo que dificulta localizar mensajes específicos en el acto, especialmente aquellos que contienen problemas que han surgido en más de un hilo, cada uno con una línea de asunto inconvenientemente única. Es imposible hacer un seguimiento de cada titular.

No podemos aplicar reglas sobre cómo etiquetan las personas sus correos electrónicos, así que ¿qué podemos hacer para facilitar la localización de mensajes importantes?

Después de realizar una búsqueda en Google de «cómo encontrar correos electrónicos más rápido» y hurgar en varios hilos y sitios, he salido victorioso con un hackeo. Descubrí que puedes editar las líneas de asunto de los correos electrónicos que recibes. Si estás trabajando en Outlook 2010 o posterior, esto puede ahorrarte mucho tiempo.

Cómo editar las líneas de asunto de tus correos electrónicos

A continuación se muestra un simulacro de un correo electrónico que podría recibir en una semana determinada.

La línea de asunto es bastante vaga. No me dice de qué trata el correo electrónico ni qué se necesita de mí si intento recordarlo o buscarlo más tarde.

Aquí está el truco: ¡puedo editar la línea de asunto! Puedo hacer doble clic en el correo electrónico y abrirlo en una ventana nueva. (No puedo editar la línea de asunto en el panel de lectura).

A continuación, pongo el cursor en la línea de asunto y hago clic.

Ahora, pienso en una línea de asunto que podré relacionar más con este tema, algo que podría buscar más adelante si necesito sacar el hilo original. Dado que este correo electrónico trata de una «presentación de fin de año» que necesito revisar, este término de búsqueda sería el primero que se me ocurriría si tuviera que buscar el mensaje en una etapa posterior.

A continuación, hago clic en el botón guardar archivo en la esquina superior izquierda y cierra la ventana.

Por último, hago una búsqueda con el término que he introducido y puedo encontrar mi correo electrónico rápidamente.

Ahora pruébalo. ¿Funcionó?

Divulgación completa: también probé esto en Gmail, pero Gmail solo te permite cambiar el asunto cuando respondes al correo electrónico (o lo reenvías). Cuando pulses «Responder» o «Adelante» presiona hacia abajo la flecha en la parte superior izquierda del mensaje y aparecerá un cuadro desplegable. Haz clic en «Editar asunto» y añade la línea de asunto que quieres que tenga este rastro para que sea más fácil buscarlo cuando lo necesites.

Este truco es especialmente útil para hacer un seguimiento de los correos electrónicos que están relacionados (pero no necesariamente en el mismo hilo), como una discusión continua sobre un proyecto, un nuevo acuerdo, una propuesta, etc. Usar este truco para editar titulares y correos electrónicos grupales aliviará tu carga mental y facilitará el proceso de búsqueda de ellos. Confía en mí, ahorra MUCHO tiempo.


  • Vasundhara Sawhney is a senior editor at Harvard Business Review.
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