Creer que más es siempre más es una suposición peligrosa.
Hay un costo para la complejidad. Cada vez que se compromete a algo nuevo, no solo se compromete a hacer el trabajo en sí, sino también a recordar hacer el trabajo, lidiar con la sobrecarga administrativa y a hacerlo todo en las limitaciones de tiempo involucradas.
El desafortunado resultado de asumir todo lo que viene a su manera es que terminas gastando más de su tiempo administrando el trabajo y menos tiempo invertir en sumergirse verdaderamente en lo más importante y satisfactoria. Muchas personas de grandes organizaciones dedican gran parte de su tiempo a las reuniones para hablar de hacer trabajo, escribir correos electrónicos para comunicarse sobre el trabajo y preocuparse por cómo van a hacer el trabajo, pero rara vez logra avances significativos semanales. Ellos ven decir «sí» a todo y tener una lista de tareas en constante crecimiento como, en el mejor de los casos, un marcador de éxito, y en el peor de los casos algo que no se puede evitar de todos modos.
Pero las personas que crean el mayor valor para sus organizaciones adoptan un enfoque diferente. Comienzan con una claridad radical sobre el trabajo significativo que creará resultados. Luego, cuando surge algo nuevo, se detienen y evalúan el nuevo objeto frente a lo que ya saben que es más importante antes de decir «sí». El tamaño de las nuevas oportunidades, desde una simple solicitud de reunión hasta una solicitud grande para un proyecto, no se trata de ser insubordinado o poco útil. En cambio, se trata de reconocer nuevas actividades por lo que son: una solicitud de recursos de tiempo que si no se administran adecuadamente podría suponer un grave riesgo para la ejecución estelar de las prioridades más significativas.
Es simple matemática. Cada proyecto adicional divide su tiempo en piezas más pequeñas y más pequeñas para que usted tenga menos para dedicar a cualquier cosa. Mientras que si usted reduce su número de responsabilidades, tiene más tiempo para dedicar a cada una. Esto significa que a nivel individual, desea encontrar el equilibrio ideal entre el número de proyectos y el tiempo que necesita para sobresalir en ellos. El mismo principio se aplica a nivel de departamento y empresa. Prometer menos proyectos nuevos, nuevos productos e incluso nuevos clientes ofrece a todos la capacidad de ofrecer resultados innovadores en lo que queda.
La mejor manera de salir de este círculo vicioso de exceso de compromiso y bajo rendimiento es administrar con mucho cuidado lo que usted acepta hacer. En realidad, puedes hacer más si asume menos. Estos son algunos pasos que puede tomar para evitar la sobrecarga de su plato:
Cree una pausa. Siempre que sea posible, evite acordar nuevos compromisos sobre el terreno. En su lugar, ralentiza el proceso de toma de decisiones para darse el espacio para tomar una decisión razonada. Primero haga preguntas aclaratorias. Por ejemplo, si alguien solicita que realice una presentación, diga: «Eso suena interesante. ¿Qué tenías en mente?» Confirme también el tema, el formato y la formalidad, para que pueda determinar cuánto trabajo de preparación requerirá. Luego, pida tiempo para revisar sus compromisos y volver a ellos con una respuesta: «Necesitaré algo de tiempo para revisar mis compromisos actuales. ¿Sería razonable para mí volver con usted mañana? La gente quiere ser «razonable» por lo que suele decir «sí». Si esta correspondencia se realiza por correo electrónico, es posible que no tenga que preguntar por el momento de llegar a una respuesta, simplemente tómanla.
Di «no» temprano y a menudo. Si inmediatamente sabe que no tiene la capacidad para asumir un proyecto, diga «no» lo antes posible. Cuanto más espere, más difícil será para usted rechazar la solicitud y más frustrada será la otra persona cuando reciba su respuesta. Un simple, «Esto suena increíble, pero desafortunadamente ya estoy en capacidad en este momento», puede ser suficiente.
Piensa en el proyecto. Si desea asumir el proyecto, deténgase para pensar en qué debe hacer para completarlo. Para una presentación, eso podría incluir hablar con las partes interesadas clave, hacer investigaciones, armar la cubierta de diapositivas y ensayar. Para un proyecto mucho más grande, el compromiso puede ser más amplio y menos claro. Asigne lo que sabe y luego haga estimaciones aproximadas de la cantidad de tiempo que cree que podrían tomar los pasos.
Revise su calendario. Una vez que hayas pensado en el compromiso, revisa tu calendario. Esto le permite ver dónde tiene, o no, espacio abierto en su horario. En el caso de la presentación, si ve que su calendario tiene tiempo abierto, puede comprometerse con el proyecto con confianza y bloquear el tiempo para él según su programación. Si tu calendario no tiene tiempo libre entre ahora y el día del evento, y la presentación requiere preparación, tienes algunas opciones. El primero es simplemente rechazar, basado en el hecho de que usted no tiene tiempo disponible en su horario para tomar nada nuevo. La segunda opción sería considerar renegociar sus compromisos actuales para poder asumir el nuevo proyecto. Evalúe la nueva solicitud frente a sus proyectos actuales. ¿Vale la pena tomar este nuevo proyecto o retrasar algo más? Si no está seguro, puede preguntar a su manager: «Me pidieron que hiciera una presentación para XYZ. Eso significaría que tendré que tomarme un tiempo lejos del proyecto ABC. ¿Desea que ajuste mis prioridades de esta manera para dar cabida a la nueva solicitud, o prefiere que no acepte la presentación?» El uso de una de estas estrategias le permite asumir una cantidad razonable de compromisos y mantenerse fuera de tiempo de la deuda.
Ajusta tus compromisos. Si adoptas algo nuevo que afectará a otros proyectos, haz que la gente sepa lo que pueden o no esperar de ti. Puede que no prefieran que hicieras de otra iniciativa una prioridad, pero si estás alineado con tu jefe y tus objetivos, estás tomando la decisión correcta. Además, si le dices a la gente qué esperar lo antes posible, es menos probable que se molesten. Esto le da la oportunidad de trabajar con ellos para crear una nueva escala de tiempo o delegar trabajo a otra persona con más disponibilidad.
Una vez que tengas claro tus compromisos, consíguelos en el calendario. De esa manera sabes que tienes tiempo y espacio para el trabajo que acabas de comprometerte a hacer. Con esta honestidad en su programación, usted puede hacer el trabajo y hacerlo bien. Dése horas a la vez, incluso días enteros para sumergirse en la excelencia. Cuando no está tratando de sacar 20 o 30 minutos aquí y allá entre correos electrónicos y reuniones para avanzar iniciativas importantes, puede realizar un trabajo de valor real y disfrutar del proceso.
