Como asistente ejecutiva, tu trabajo es ayudar a la ejecutiva a hacer mejor su trabajo. Pero como empleado, este es solo un aspecto de tu trabajo. Estás haciendo muchas otras cosas que no están necesariamente al servicio de tu jefe. Hablé con Melba Duncan, presidente de El grupo Duncan, una firma de búsqueda y consultoría especializada en recursos de apoyo a la alta dirección, y autora de El nuevo asistente ejecutivo, para aprender lo que se necesita para ser un asistente ejecutivo exitoso y lo que otros empleados pueden aprender de estos maestros en gestión. He aquí una versión editada de nuestra conversación:
¿Qué tiene que enseñar alguien que pasa todo su tiempo manejando a alguien que solo pasa un tiempo pensando en manejarse?
Administrar aterriza en el escritorio de todos en función de tu nivel de ambición y tu voluntad de expandirte dentro de tu rol. Tienes que aprender a anticiparte y leer el momento. Los asistentes ejecutivos saben qué tiene que hacer el ejecutivo todos los días, qué debe completarse, cuál es el objetivo y cuáles son los plazos. Están dispuestos a respetar el punto de vista de otra persona y trabajar dentro de ese parámetro. Los asistentes que son excelentes en lo que hacen son muy, muy colaborativos. Comprenden el negocio en el que se encuentran y la motivación del ejecutivo. Y aprenden esto de comunicarse siempre con el ejecutivo.
¿Qué diferencia a los asistentes ejecutivos de los empleados o miembros del equipo que intentan gestionar? ¿Es que los asistentes administran la vida de otra persona y los empleados no lo hacen realmente?
Así es. Y en la mayoría de los casos, no se espera que los empleados no asistentes lo hagan. Como asistente, sabes que estás manejando la vida de otra persona y estás ahí para marcar la diferencia.. Su función es apagar incendios, llenar los vacíos, anticiparse a las necesidades del ejecutivo y ejercer un juicio basado en esas necesidades. Eres un socio comercial, entiendes la política de una situación y entiendes cómo funciona el negocio en su conjunto. Se espera que sepas exactamente lo que piensa tu jefe y por qué. Este individuo presenta una ventana a la oficina del ejecutivo. Los asistentes ejecutivos desempeñan un papel de apoyo estratégico, pero también desempeñan un papel de gestión estratégica.
Si no has alcanzado ese nivel de relación comercial, es un poco diferente. No significa que no debas ejercitar las mismas ideas y el mismo intelecto. Simplemente significa que la experiencia es quizás más impulsada por tareas que por relaciones.
¿Cómo podemos el resto de nosotros crear asociaciones similares con nuestros jefes?
Centrándose en sus contribuciones y asumiendo la responsabilidad de los resultados. Deben demostrar constantemente que son indispensables y demostrar su relevancia para el trabajo. Los empleados deben ser capaces de aplicar la diplomacia y el buen criterio para responder a todas las circunstancias, predecibles e impredecibles, a medida que se producen. Debes saber cuál es el trabajo de tu jefe y cómo respalda las necesidades de la organización, para que puedas ayudar cuando puedas y reducir el estrés y los contratiempos.
¿Cuáles son las principales habilidades que hacen que un asistente ejecutivo tenga éxito? ¿Y eso se aplica a otros empleados?
Los mejores asistentes ejecutivos utilizan su intuición, juicio, conocimiento empresarial, técnicas de motivación y liderazgo personal para convertirse en un elemento integral de la vida profesional y personal del ejecutivo. Adaptan sus habilidades tecnológicas para crear y gestionar soluciones que ahorran tiempo. Quieren mejorar constantemente. Tienen que ser fiables y tener autodisciplina. Estas habilidades se aplican a aquellos que eligen seguir carreras desafiantes en todos los niveles.
El principio fundamental que impulsa al talentoso asistente es el compromiso de mejorar continuamente. Los asistentes piensan, actúan y trabajan con otros para minimizar las crisis, tomar decisiones y ahorrar tiempo a los ejecutivos. Este conjunto de actitudes y habilidades se aplica a todos los empleados. Los empleados deben trabajar juntos para lograr el éxito general del grupo. Si realmente quieren emular al asistente ejecutivo, llegarán temprano y se quedarán hasta tarde, tomarán la holgura de otra persona en beneficio del grupo, convertirán los objetivos en un plan de acción y luego lo confirmarán y ejecutarán. Expondrán lo que van a hacer y cumplirán con esas expectativas; evitarán atajos, dirán la verdad y tendrán el valor de decirles a los ejecutivos lo que piensan.
Si una persona está tratando de facilitar un poco el trabajo del jefe, ¿debería actuar como asistente? ¿Podría ser contraproducente o ayudaría a un empleado que está tratando de manejarse?
Creo que puede ayudar a los empleados. Pero tienes que tener buen juicio y discreción. Si tienes una idea y quieres compartirla con tu jefe, asegúrate de que el momento es el adecuado. El empleado debe dar un paso adelante, porque no puedes esperar que alguien que dirige un equipo o un proyecto conozca el nivel de competencia de cada persona. Lo digo todo el tiempo. Entra en el espacio en el que quieres estar. Tienes que decirle a la gente lo que haces bien, ya sea dentro de tu rol o fuera de él. Si ves que tienes talento para escribir, escribe un correo electrónico que diga: «Puedo contestar este correo electrónico en tu nombre». Observa cómo responde tu jefe. Acabas de enseñarle a esa persona que tienes habilidad para escribir.
Dijiste en tu Artículo de HBR que los asistentes ejecutivos tienen que salir de su zona de confort y que los ejecutivos tienen que estar dispuestos a delegar. ¿Ganar confianza es un desafío?
Sí, los ejecutivos tienen que estar dispuestos a delegar, pero los ejecutivos no saben lo que sabes. Así que cae en el escritorio del asistente para educar a ese ejecutivo sobre lo que es capaz de administrar. Tu función es reducir o administrar algunas de las funciones del ejecutivo, para darle más tiempo a esa persona.
Hay algunos ejecutivos que no se van a soltar. Esta es su naturaleza. Eso le da a la asistente ejecutiva un poco más de desafío. Solo tienes que ser más delicado. Tal vez digas: «Acabo de atender esa llamada; sabía la respuesta que querías dar porque la discutimos. Espero que esté bien». Educas a esa persona sobre cómo puedes responder bajo presión. Algunos ejecutivos necesitan plena confianza antes de dejarse llevar. Así que tienes que convencerlos de que está bien.
¿Los límites son diferentes para otros empleados y sus jefes? Se espera que un asistente atiende el teléfono a las 10 p.m., pero ¿qué pasa con otro empleado?
Parte de ser asistente ejecutivo o socio comercial es que eres consciente de todo lo que sucede todo el tiempo, incluso si son las tres de la mañana. Creo en el mundo actual que cerrar y no estar disponible no es aceptable. Me gustaría pensar que los empleados que realmente quieren tener éxito seguirán siendo flexibles y estarán disponibles.
Entiendo el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Yo lo llamo integración de la vida laboral y personal. Tienes que saber lo que necesitas, y luego tienes que comunicarlo. Por ejemplo, si necesitas tiempo personal los domingos por la mañana, debes informar al ejecutivo de que no serás tan accesible los domingos por la mañana. O necesitas que alguien te cubra. Cuidarse a sí mismo es esencial. Tú eres el primero.
¿Crees que en general las mujeres se manejan mejor que los hombres?
No creo que eso sea verdad en absoluto. Creo que es la persona. Creo que es lo que motiva a alguien a querer ayudar a otra persona.
También escribiste en tu artículo que descubrir el temperamento de un ejecutivo antes de aceptar un puesto es muy importante, así como afirmar claramente mientras entrevistas cómo esperas que te traten. ¿Es eso particularmente cierto para los asistentes ejecutivos debido a la relación?
Creo que es más amplio. Es importante que todos sepan a quién van a reportar, cuál es el estilo de gestión de esa persona y cuál es la cultura de la organización. El asistente y el empleador tienen derecho a preguntar al respecto en la entrevista: por ejemplo, «Cuando alguien te decepciona, ¿cómo se lo dices a esa persona? ¿Cuál es tu estilo?» Creo que todo el mundo debería hacer esa pregunta.
Los asistentes personales son conocidos por hacer lo que los ejecutivos piden, pero tienen que hacer retroceder en algunas cosas. ¿Cómo dices «no» a las peticiones de tu jefe?
Es importante saber cómo decir «no» cuando no puedes hacer lo que te piden o cuando puedes tener una mejor solución o idea. Escucha la solicitud e indica que entiendes lo que es importante para el ejecutivo. Piensa si estás dispuesto a comprometerte. Muestra respeto por el punto de vista de tu jefe y luego explique claramente por qué no puedes cumplir con su solicitud. Tal vez se trate de la gestión de prioridades o la solicitud cruza tus límites personales. Decir «no» respetuosamente se convierte en tu ventaja competitiva, porque muestra tu inteligencia social, tu intuición y tu respeto por los demás. Pero mantente firme una vez que hayas tomado una decisión.
Usted ha dicho que tener un asistente ejecutivo puede mejorar drásticamente la productividad de un ejecutivo y de la organización en su conjunto. Si más empleados empiezan a gestionar, ¿produciría resultados positivos similares?
Creo que sí lo sería. Hay muchos asistentes, y muchas personas, en las empresas que no se dan cuenta de lo importantes que son para esa empresa. Cada vez que te expandes en un puesto, agregas más valor a ti mismo, a la dirección y a la empresa. Pero depende de ti pedir más responsabilidad.
