Lo que necesitan saber los sistemas de salud, hospitales y médicos sobre la implementación de registros médicos electrónicos

Hace una década, Kaiser Permanente instaló el registro electrónico de salud (EHR) más completo del país. La decisión fue tomada por el plan de salud y el grupo médico juntos. Debido al gran tamaño de nuestra organización, la implementación fue difícil y costosa: el proceso tomó dos años y el costo en ese momento se estimó en alrededor de $4 mil millones. Pero no hay duda de que la etiqueta de precio y el esfuerzo requerido para capacitar y motivar a los médicos y al personal valieron la pena. La información proporcionada por la EHR, combinada con nuestro análisis de datos y nuestro sistema integrado de prestación de atención médica, nos ha ayudado a salvar innumerables vidas.

En los Estados Unidos, pocos médicos tienen acceso a una EHR integral que contenga toda la información médica de un paciente (independientemente de cuántos médicos han prestado atención) y comunica las lagunas en el cuidado y los posibles errores médicos antes de que ocurran. Por difícil y costoso que sea integrar este tipo de sistema en una comunidad, hacerlo es la mejor manera de maximizar la calidad de la atención para todos los pacientes. Para los sistemas de salud que quieren hacer las inversiones en tiempo y capital necesarios, aquí hay algunas lecciones importantes que nuestra experiencia nos enseñó.

Hacer que el EHR sea completo

A finales de la década de 1990, y de nuevo a principios de la década de 2000, tratamos de diseñar y construir nuestra propia EHR. Ambos esfuerzos fracasaron, costándonos cerca de mil millones de dólares cada vez. Un tema importante fue el enfoque que usamos: Para obtener la aceptación del médico, tratamos de acomodar las preferencias únicas de cada especialidad. Por ejemplo, en lugar de tener un único diagrama del cuerpo que cada médico usaría para documentar la ubicación del problema de un paciente, la oftalmología tenía su propio diagrama enfocado en el ojo, mientras que ENT tenía otro para la cara. Como resultado, un médico de atención primaria tuvo que revisar e incorporar dos conjuntos de datos, a veces con información contradictoria, para un solo problema.

Después de dos fallas, tomamos la decisión de comprar un único sistema, EPIC, cuya filosofía no era personalizar las aplicaciones sino maximizar la funcionalidad combinada del sistema para todos. Además, trabajamos con la empresa para desarrollar un conjunto de pacientes internados totalmente integrado con los módulos ambulatorios.

Siempre habrá aplicaciones personalizadas que sean más deseadas por una sola especialidad y más específicas para su práctica, pero el poder de la EHR deriva de la totalidad de la información que proporciona. Los pacientes se benefician más a través del intercambio de información entre especialidades, en lugar de la profundidad o facilidad de la documentación dentro de cada una de ellas. A diferencia de muchos sistemas independientes basados en la oficina que se centran en las necesidades de un solo médico, una EHR integral comienza con la totalidad del paciente y comunica su información a cada médico que proporciona atención médica.

Cuando se presentan los mismos datos a todos los médicos, pueden detectar y abordar cualquier brecha, independientemente de si trabajan en un departamento primario o especializado. Por ejemplo, considere la presión arterial alta, la causa más común de un accidente cerebrovascular isquémico, como una medida de calidad. De acuerdo con el CDC, se controla en todo el país sólo el 55% de las veces. Por el contrario, en el Grupo Médico Permanente (TPMG), el éxito se logra el 90% del tiempo. La razón es que cada médico es consciente cuando un paciente tiene este problema, y pueden comunicarse fácilmente con colegas clínicos cuando se necesita terapia adicional.

Consiga a los médicos a bordo

Fuera de los grandes grupos médicos multiespecializados que se pagan con capitalización, uno de los mayores desafíos con la adopción de EHR es convencer a los médicos de su valor. Muchos de los EHR actuales fueron diseñados predominantemente para la codificación y la facturación, en lugar de la práctica clínica, y a menudo no se conectan a la perfección con los EHR de los consultorios médicos circundantes. Así que en lugar de facilitar la atención al paciente, terminan ralentizando a los médicos.

Nuestra experiencia dentro de TPMG ha sido diferente. Aunque nuestros médicos encontraron que introducir datos en el EHR era engorroso, también pudieron ver inmediatamente las ventajas para sus pacientes. En lugar de tener que esperar a que los registros de un paciente llegaran de las oficinas de sus colegas, podían acceder a la información inmediatamente. En lugar de tener que buscar estudios radiológicos, pudieron acceder a los estudios tan pronto como estuvieran completos. Y en lugar de tener que enviar información médica a otros médicos sobre los próximos pasos en el proceso de tratamiento, ellos sabían que llegaría inmediatamente; como resultado, podían estar seguros de que su paciente no caería a través de las grietas.

Al igual que otros médicos, nuestros médicos se preocupaban por el tiempo adicional necesario para aprender el nuevo sistema. Así que redujimos sus calendarios a la mitad durante la fase de implementación. Tenían que aprender a usar los ordenadores de la manera más eficiente, y algunos tenían que dominar primero habilidades básicas como escribir. Pero la aceptación del médico fue relativamente fácil de lograr porque todos los médicos vieron las ventajas de inmediato. Desafortunadamente, para la mayoría de los médicos de consultorios comunitarios pequeños, el carácter fragmentado de la práctica comunitaria y la falta de un único historial médico hacen que esto sea más difícil de lograr.

Construir confianza

Los cambios operativos mayores siempre son difíciles, así que a menos que los médicos confíen en sus líderes, se resistirán a él. Como CEO de TPMG en ese momento, sabía que para ganar la confianza del médico, tenía que dirigir personalmente el proceso. Conduje a cada uno de nuestros 20 centros médicos y me reuní con miles de médicos en todo el norte de California. Expliqué cómo la EHR mejoraría los resultados clínicos, cómo el tiempo adicional requerido para la entrada de datos se compensaría por no tener que esperar información y resultados, y cómo el sistema les ayudaría a evitar medicamentos peligrosos o errores médicos.

No te olvides de otros empleados que usan el sistema

También escuchamos preocupaciones de otros empleados, especialmente los asistentes médicos. La EHR requeriría más trabajo de su parte —necesitarían hacer mucha más documentación— y no podían prever los beneficios clínicos tan claramente.

Además de proporcionar una amplia capacitación sobre el nuevo sistema, lanzamos un programa llamado «Salvé una vida», destinado a cambiar la forma en que los asistentes médicos interactúan con los pacientes. Cuando los pacientes acudieron al consultorio, en lugar de limitarse a preguntarles el motivo de su visita y documentar los signos vitales, se esperaba que los asistentes médicos utilizaran la EHR para buscar lagunas en la atención preventiva y, cuando fuera apropiado para su nivel de formación, abordarlas. Esto a menudo significaba programar una mamografía en radiología si la persona no había tenido una en dos años, o darle a la persona un kit de identificación de cáncer de colon cuando la computadora indicó que lo necesitaba. O, por ejemplo, cuando una mujer estaba atrasada para realizar exámenes de detección del cáncer de cuello uterino, llamaron a obste/ginecología y programaron una cita. El departamento organizó una celebración cuando cualquiera de estas intervenciones identificó un cáncer, como una forma de reconocer la contribución que el asistente médico había hecho. Pronto, en lugar de que el personal viera la EHR como una carga, querían utilizar el nuevo sistema para salvar una vida.

Proporcionar soporte técnico continuo durante todo

Cuando se utiliza una nueva tecnología, las personas quieren saber que serán apoyadas y protegidas en caso de que algo salga mal. Para ello, proporcionamos asistencia técnica inmediata en el sitio. Sabíamos que una cosa era usar el sistema durante las clases de entrenamiento preparatorio y otra usarlo en un entorno en vivo. En las primeras semanas de ir a vivir en un departamento o centro médico en particular, los médicos que ya habían implementado la aplicación con éxito en otro lugar actuarían como expertos consultores, poniendo a disposición de sus colegas médicos. Por último, invertimos en personal adicional de IT para prestar apoyo consultivo durante los meses siguientes a la aplicación.

La implementación de un EHR debe pensarse como cualquier programa de capital: Usted invierte fuertemente al frente y logra el retorno de la inversión con el tiempo. Una década después de su implementación, la EHR permite a nuestros médicos tratar a pacientes en consultorios, hospitales y servicios de urgencias con mayor rapidez que en el pasado. Ha ayudado a Kaiser Permanente en el norte de California a convertirse en el único programa en el país con un ranking de cinco estrellas del Comité Nacional para el Aseguramiento de la Calidad tanto para Medicare como para miembros comerciales. La amplitud de los datos continúa facilitando nuestro trabajo analítico de datos, nuestra evolución de las mejores prácticas y nuestros esfuerzos para ayudar a los pacientes a evitar complicaciones derivadas de enfermedades crónicas.

Practicar la mejor atención médica en el siglo XXI no es posible sin una EHR integral. Los avances en la atención de la salud, incluida la medicina de precisión, la genómica y la inteligencia artificial, requerirán el acceso universal a estos potentes sistemas informáticos. Para muchos médicos en la práctica comunitaria hoy en día, los cambios necesarios serán difíciles. Deberán hacerse inversiones en equipo, programas informáticos y capacitación, y conectar los sistemas de las diferentes oficinas. Los flujos de trabajo deberán modificarse y estandarizarse. Esperemos que estas lecciones faciliten el proceso de transición para otros y brinden confianza en que, con el tiempo, las ventajas para los pacientes harán que los esfuerzos valgan la pena.