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Construir un segundo cerebro por Tiago Forte

Construir un segundo cerebro por Tiago Forte
Construir un segundo cerebro por Tiago Forte

Construir un segundo cerebro, del experto en productividad Tiago Forte, ofrece soluciones sencillas, eficaces y viables para uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos hoy en día: la sobrecarga de información. Utilizando cuatro principios organizativos clave, Forte muestra cómo puedes aprovechar las herramientas digitales para crear un sistema de almacenamiento de conocimientos tan intuitivo y eficiente como un segundo cerebro.

Sobre el autor

Tiago Forte fundó ForteLabs y es un experto en productividad y gestión del conocimiento personal. Ha sido consultor de empresas como Toyota, Nestlé y el Banco Interamericano de Desarrollo, y ha enseñado habilidades de productividad a una comunidad de más de 25.000 alumnos en línea.

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Duplica tu capacidad cerebral.

Cuántas veces te ocurre algo así: tienes una idea brillante en tu trayecto matutino, pero cuando llegas a la oficina se ha desvanecido. O acabas de leer sobre un nuevo estudio que es totalmente relevante para la reunión en la que estás, pero no puedes recordar cuál era.

Si eres como la mayoría de la gente, cosas así te ocurren todo el tiempo. Vivimos en una época de sobrecarga de información. Según el New York Times, la persona media procesa el equivalente a 34 gigabytes de información cada día. Eso es sencillamente demasiado para un solo cerebro.

Por suerte, la tecnología nos ofrece las herramientas para archivar, recordar y recombinar la información de forma tan eficiente e intuitiva como lo haría un segundo cerebro. En este resumen, aprenderás a construir un segundo cerebro digital. En el proceso, liberarás tu cerebro real para el pensamiento profundo y la creatividad. Y nunca más olvidarás una información importante. ¿Te parece bien? Empecemos.

La construcción de un segundo cerebro comienza con la captura eficaz de la información.

Conoce a John y a Amelia. Ambos son trabajadores del conocimiento. John tiene un segundo cerebro; Amelia, no.

Un día típico para Amelia se parece a esto:

Amelia se despierta y su mente se inunda de pensamientos e ideas dispersas, pero antes de poder seguirlas, se distrae con el ping de las notificaciones del correo electrónico. Se pasa la mañana apagando incendios en su bandeja de entrada. No tiene tiempo para ordenar sus pensamientos antes de una reunión por la tarde. Peor aún, se pasa la mitad de la reunión rebuscando en los archivos para encontrar las cifras que necesita, y pierde por completo el hilo de la discusión. Después del trabajo, agotada, saca un poco de tiempo para trabajar en su proyecto de pasión, pero se desanima rápidamente: no recuerda dónde lo dejó la última vez, y no tiene ni idea de qué priorizar ahora. Se va a la cama, y el ciclo se repite al día siguiente.

El día típico de John es un poco diferente.

John también se despierta con pensamientos dispersos, pero escribe rápidamente ideas prometedoras en su aplicación de notas. De camino al trabajo, reflexiona sobre las ideas con más detalle, tomando nota de voz de los posibles retos y soluciones. Cuando llega la reunión de la tarde, tiene el orden del día preparado, así como la información adicional que cree que podría ser pertinente para el debate. ¿Y esa idea que anotó esta mañana? Ya está lo suficientemente depurada como para presentarla a la junta. Esa noche, con tiempo para dedicarse a su proyecto de pasión, sabe por dónde empezar a trabajar.

John no es más inteligente ni más capaz que Amelia. Simplemente tiene un segundo cerebro.

Entonces, ¿cómo se construye un segundo cerebro que funcione tan bien como el de John? Es fácil… una vez que se descifra el código. El código es C-O-D-E. Cada letra representa uno de los cuatro pasos para construir un segundo cerebro: Captar, Organizar, Destilar y Expresar. Esta sección, y las tres siguientes, desglosarán cada uno de esos pasos. Y cada sección terminará con una tarea extra, diseñada para ayudarte a construir tu segundo cerebro mientras escuchas.

Empecemos por el primer paso. Captar.

Estamos rodeados de entradas de información, tanto externas -como citas, imágenes, artículos, notas de reuniones- como internas, como recuerdos, reflexiones e ideas. Aprovecha esas entradas. Cuando te encuentres con una información que quieras recordar, debes capturarla, lo que puede consistir en hacer una captura de pantalla, marcar un artículo como favorito o incluso grabar una nota de voz rápida. ¡Es sencillo!

Ahora, puede que pienses: “Espera, yo ya hago esto. Y definitivamente no siento que tenga un segundo cerebro”. Pues bien, probablemente estás cometiendo dos errores.

En primer lugar, estás capturando las cosas equivocadas. A menudo, capturamos cosas porque creemos que debemos hacerlo, incluso cuando no sentimos ninguna conexión con ellas. Acabamos con demasiada información que no significa mucho para nosotros. Intenta capturar sólo la información que despierte algo en tu interior. Puede ser útil pensar en las piezas de información que quieres capturar como activos de conocimiento. Son más que un hecho o una observación. Son soluciones, ahorros de tiempo, chispas de inspiración, cambios de perspectiva.

En segundo lugar, no estás centralizando el conocimiento que capturas. Hay todo tipo de herramientas digitales que te permiten capturar activos de conocimiento. Puedes resaltar libros electrónicos, marcar como favoritos en las redes sociales, extraer fragmentos de audio de los podcasts… y la lista continúa. Pero estas herramientas no son toda la historia. Piensa en todo lo que capturas con estas herramientas como terminaciones nerviosas. Todas deberían conducir a un sistema nervioso central: tu segundo cerebro. Cualquier aplicación de notas digitales estándar debería servir. Configura todos tus modos de captura para exportar, y actualizar automáticamente, todo lo que guardes a ese espacio digital central.

¿Todavía te sientes abrumado por toda la información que capturas? Sigue el ejemplo del físico ganador del Premio Nobel Richard Feynman, que tenía fama de innovador y de pensar de forma innovadora. Feynman escribió una lista con una docena de preguntas básicas que quería responder en su investigación. Cada vez que encontraba una nueva información, la comparaba con estas preguntas básicas. Con este método, a menudo encontraba soluciones en los lugares más inesperados. Mantener una lista de preguntas básicas te ayudará a centrar tus capturas, incluso mientras construyes una biblioteca ecléctica de activos de conocimiento.

¿Preparado para empezar a capturar tú mismo? Esta es tu tarea extra:

Todo lo que captures debe parecer potente y urgente. Tiago Forte, creador del sistema CODE, captura de media sólo dos activos al día. Así que piensa en tus últimas 24 horas. ¿Cuáles son tus dos conocimientos clave? ¡Captúralos!

Crea un espacio digital diseñado para optimizar la productividad.

¿Has oído hablar del efecto catedral? Básicamente, el espacio en el que estás afecta a tu forma de pensar. Es más probable que tengas pensamientos elevados sobre el propósito de tu vida cuando estás en una catedral con arcos góticos, techos abovedados y suelos de mármol que en la sala de espera de un dentista. Y es más probable que encuentres la concentración en un estudio sobrio y escasamente amueblado que en una habitación rebosante de desorden.

Este mismo efecto se aplica cuando se trata del espacio digital. Piensa en los activos de conocimiento que has capturado como los bloques de construcción de tu segundo cerebro. Con el siguiente paso, Organizar, es hora de empezar a construirlos en una catedral, que inspirará un pensamiento impresionante.

Si capturas sin organizar, todos tus preciosos activos de conocimiento empiezan a parecer menos inspiradores y más abrumadores. Te enfrentas a una nueva sobrecarga de información. ¡Y esta vez el responsable de esa sobrecarga eres tú!

Así que tienes que ser un constructor de catedrales y organizar esos activos. Tu primer instinto puede ser organizar por categorías de temas. Ignora ese instinto. Tu segundo cerebro no debería sentirse como una biblioteca, sino como una cocina. ¿Estás confundido? Pues imagina que organizas tu cocina por alimentos. No funcionaría. Las cocinas se organizan por procesos y resultados: las ollas en el armario encima de los fogones, un escurreplatos junto al fregadero, etc. Para que tu segundo cerebro esté orientado a los resultados, organiza tus activos de conocimiento por orden de accionabilidad.

¿Listo para otro acrónimo? PARA significa Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Son los cuatro dominios de tu segundo cerebro. Cada dominio puede contener tantas o tan pocas carpetas dedicadas como quieras.

Los proyectos son objetivos a corto plazo, normalmente con una fecha límite, en los que trabajas activamente para completarlos. Un proyecto de trabajo puede ser el diseño de un nuevo sitio web. Un proyecto personal puede ser la planificación de unas vacaciones.

Las áreas son compromisos continuos. Tus finanzas personales, por ejemplo, son un área, no un proyecto. No tienen una fecha de entrega. Son dinámicas y necesitan una supervisión constante.

El área que llamamos Recursos es un corralito para los temas que te interesa explorar pero que aún no se han traducido en proyectos o áreas. Tus aficiones y sueños más extraños y salvajes pueden encontrar un hogar aquí, desde la apicultura hasta la astrofísica.

Por último, tus Archivos son para los proyectos terminados, las áreas que ya no son relevantes y los intereses que no te hablan en este momento. El hecho de que no sean inmediatamente relevantes no significa que debas desecharlas de tu segundo cerebro, sino que debes trasladarlas a un almacén frigorífico, por así decirlo, para que no se interpongan en el camino de los activos de conocimiento más procesables.

De estas categorías, los Proyectos son los más procesables; los Archivos, los menos. Cada activo de conocimiento que captures debe asignarse a una de estas cuatro áreas. De este modo, se colocan en orden de accionabilidad inmediata. Pero no te entusiasmes demasiado: es mejor no organizarlo nada más capturarlo. Espera a tener un lote de activos para clasificarlos, y luego organízalos. Esto te da distancia para mirar cada activo de forma analítica y como parte de un contexto más amplio de información.

¿Listo para un poco de crédito extra?

Tu misión es despejar tu espacio de trabajo digital. Archiva todo. En serio. Tener que ordenar una montaña de archivos viejos es el mayor impedimento para construir un segundo cerebro eficaz. Una vez que tengas un espacio limpio y fresco, haz un balance mental. ¿Qué proyectos tienes en marcha ahora mismo? Piensa en dos o tres y asígnales carpetas. Ya estás listo para empezar a construir tu catedral digital.

Coge lo que necesites, olvida el resto.

Te despiertas en mitad de la noche. Has tenido una idea increíble que te ha cambiado la vida. La apuntas y te vuelves a dormir. Cuando te despiertas por la mañana y lees la nota junto a tu cama, piensas: ¿eh? ¿Pepinillos extraterrestres?

Deja que pase el tiempo suficiente entre el momento de archivar una nota y el de volver a encontrarla y, por mucho que te haya parecido en ese momento, seis meses después tiene tanto sentido como los pepinos extraterrestres.

¿Cómo puedes evitar este problema? Bueno, no sólo quieres guardar el conocimiento, sino guardar el conocimiento de forma que sea accesible y relevante la próxima vez que te lo encuentres. Lo irónico es que, cuanto mejor te pongas a capturar y organizar, menos descubrible será toda tu información.

Hay un viejo proverbio chino que dice algo así Si quieres conseguir conocimiento, añade algo cada día. Si quieres conseguir sabiduría, resta algo cada día.

El siguiente paso del sistema CODE -Distilar- consiste en restar. Trabajando por capas, identificas, extraes y destilas la información clave. Cuantas más capas, más potente será la destilación de tus activos de conocimiento.

He aquí cómo podrían ser cuatro capas de destilación en acción.

  1. Primero, guardas un artículo que despierta tu interés.
  2. En segundo lugar, lo lees y subrayas los pasajes clave.
  3. Tercero, pones en negrita las ideas y frases clave de esos pasajes.
  4. En cuarto lugar, escribes un resumen de esas ideas clave, no más de unas pocas frases.

Recuerda que, al destilar, no tienes que resumir todo el artículo, sino sólo las partes que han despertado tu interés y son relevantes para tus objetivos. Y asegúrate de que la información más destilada sea también la más descubrible. Por ejemplo, tu resumen ejecutivo debe ser lo primero que veas cuando vuelvas a navegar por un activo de conocimiento, para que te resulte fácil volver a familiarizarte con los puntos más importantes de cualquier activo.

Destilar lleva tiempo. Pero te prometo que te ahorra mucho más tiempo del que te quita. La próxima vez que te comprometas con tus conocimientos capturados, no tendrás que volver a repasar todo para recordar por qué es relevante. Y puedes elegir el nivel en el que te involucras: hojear el resumen, refrescar las ideas clave que has destacado o volver a repasar el contenido.

Si necesitas más estímulo para empezar a destilar, inspírate en el muy premiado documentalista Ken Burns. Sus documentales sobre temas como el jazz o la Guerra Civil Americana son clases magistrales de destilación. Burns se basa en gran medida en material encontrado y de archivo: según sus cálculos, por cada 50 horas de material que captura, sólo una hora llega al corte final.

¿Estás preparado para probar la destilación por ti mismo? Reserva treinta minutos, coge la bebida que prefieras y siéntate con un artículo que quieras leer. A continuación, recorre las capas de la destilación: lee el texto, subraya los pasajes clave, pon en negrita las ideas críticas y crea un resumen ejecutivo.

 No te limites a almacenar conocimientos: ¡úsalos!

Hemos llegado al último paso del sistema CODE: Expresar. Este paso se explica por sí mismo. Has construido un segundo cerebro que funciona. Has reunido información, la has organizado y la has destilado en puntos clave. Ahora ha llegado el momento de poner en práctica esos conocimientos: crear nuevos productos en el trabajo, realizar proyectos personales, poner en marcha proyectos paralelos e innovar nuevas soluciones a problemas persistentes.

¿A qué esperas? ¡Ponte en marcha! ¡Diviértete!

No te preocupes, aún no hemos terminado. Para mucha gente, este último paso es el más desalentador. Así que aquí tienes un último truco para asegurarte de que utilizas todo ese conocimiento que has capturado, organizado y destilado.

Pon en marcha tus proyectos utilizando paquetes intermedios. ¿Qué son los paquetes intermedios? Son trozos pequeños y procesables de un proceso mayor.

Piensa en Lego: cuantas más piezas tengas, más intrincadas y asombrosas serán las construcciones que puedas crear. Del mismo modo, podrás llevar a cabo proyectos asombrosamente grandes y complejos si los divides en pasos discretos y realizables.

De hecho, muchas profesiones ya lo hacen: los desarrolladores de software trabajan por módulos, y los productores de televisión desarrollan pilotos antes de crear temporadas enteras de televisión.

Abordar un paquete intermedio es, por supuesto, más alcanzable y a prueba de interrupciones que intentar abordar un proyecto entero de una vez. Pero hay otra ventaja. Los paquetes intermedios te permiten solicitar opiniones pronto y con frecuencia; de ese modo, si tienes que cambiar de rumbo, puedes hacerlo con un mínimo de trabajo perdido.

¿Y aún mejor? Una vez que creas un paquete intermedio -un orden del día de una reunión o una declaración de objetivos- puedes utilizarlo una y otra vez, reutilizándolo y modificándolo para adaptarlo a tus proyectos actuales. De hecho, si llevas un tiempo utilizando tu segundo cerebro, probablemente ya tengas docenas de paquetes intermedios preconstruidos.

La función de etiquetado y la barra de búsqueda son tus amigas cuando se trata de resucitar paquetes intermedios. Tendrás que sentar las bases aquí, etiquetando la información y los activos de conocimiento que captures con una serie de palabras clave relevantes. Créeme, te lo agradecerás después.

Supongamos que tienes que escribir una sección de preguntas frecuentes para el sitio web de tu empresa. Por suerte, has etiquetado todo lo que aparece con frecuencia como “FAQ”. Busca la etiqueta y, voilà, tus preguntas frecuentes están básicamente escritas por ti. Si te das cuenta de que hay nuevas preguntas frecuentes, etiquétalas cuando aparezcan. Cuando llegue el momento de actualizar, busca de nuevo la etiqueta e incorpora la nueva información. Es realmente así de sencillo.

¿Pero el mejor incentivo para expresarte? Lo resume muy bien el filósofo del siglo XVIII Giambattista Vico: verum ipsum factum. Eso significa en latín: sólo sabemos lo que hacemos. En otras palabras, no podemos entender realmente algo hasta que nos ensuciamos las manos. Cuando utilizas los conocimientos y las ideas que has reunido para crear algo nuevo, es cuando puedes considerarte realmente un experto.

Una última tarea antes de irte. Intenta completar un proyecto. No es necesario que sea perfecto, sólo hay que hacerlo. Y si eres una persona que no termina las cosas en serie, prueba esta regla general: sólo empieza un proyecto que esté hecho en un 80 por ciento; cuando el trabajo de base ya está hecho, es mucho más probable que lo lleves a cabo.

Conclusiones

Puedes cambiar tu relación con la información cuando creas un segundo cerebro digital que te permite almacenar y ordenar la información de forma intuitiva. Utilizando el sistema CODE, puedes capturar, organizar, destilar y expresar el conocimiento. Una vez que adquieras este hábito, no volverás a olvidarte de información o ideas críticas.