Las reuniones virtuales no tienen que ser aburridas

Todavía puedes sentirte conectado desde lejos.

Eleva tus habilidades de liderazgo y negocios

Súmate a más de 52,000 líderes en 90 empresas mejorando habilidades de estrategia, gestión y negocios.


Las reuniones virtuales no tienen que ser aburridas
Personal de HBR R/Tim Robberts/Getty Images

Hemos hecho nuestra cobertura del coronavirus gratuito para todos los lectores. Para que todo el contenido de HBR se entregue a tu bandeja de entrada, regístrate en el Alerta diaria boletín de noticias.

Aquellos de nosotros que presentamos, facilitamos y enseñamos para vivir entendemos la importancia de desarrollar una conexión personal con un público. Es fundamental ser y sentirse natural; hacer reír a la gente, sentirse a gusto y participar plenamente, y tal vez incluso perderse, en el contenido que está entregando. Es por eso que se siente tan antinatural y incómodo crear este tipo de atmósfera en un entorno virtual donde no hay público en persona en absoluto.

Como profesor, ahora estoy lidiando con los desafíos de enseñar y presentarme en un mundo COVID-19 y recientemente he puesto mis clases en línea como resultado de la pandemia. Pero había estado haciendo una gran cantidad de enseñanza en línea y facilitando incluso antes de esta crisis. He hecho discursos de apertura en línea, a menudo a cientos de personas a la vez. He participado en reuniones de grupo como miembro del grupo y como consultor. También he proporcionado capacitación en línea a personas dispersas por todo el mundo en sus computadoras o tabletas, con todos nosotros mirando ese pequeño punto de una cámara en la parte superior de nuestras pantallas.

¿Qué he aprendido sobre la enseñanza en línea y la facilitación de estas diferentes experiencias en los últimos años? Que es realmente un contexto completamente diferente, no una simple reunión o clase en persona en una pantalla. Y aunque deberías disparar por los mismos objetivos que lo harías en un entorno en persona, necesitarás diferentes herramientas para alcanzarlos.

Con eso en mente, aquí están mis consejos para aceptar las diferencias y aprovechar al máximo un formato con el que aún no se sienta cómodo.

Hágalo personal

La configuración virtual puede sentirse bastante impersonal debido a la distancia física y psicológica, por lo que debe ser creativo. Para empezar, me gusta llegar temprano a mi reunión en línea para poder saludar a la gente mientras aparecen en la pantalla y participar en una pequeña charla amistosa antes de la reunión principal. También animo a la gente a activar su funcionalidad de video, si es posible, con el fin de mejorar la conexión personal. Debido a que algunas personas necesitan tiempo de preparación para sentirse cómodas y presentables en video, normalmente les hago saber antes de tiempo si se prefiere el video.

También trato de imaginar las reacciones de las personas con las que estoy interactuando, especialmente si me presento a un grupo numeroso, ya que no veo necesariamente estas reacciones como lo haría en tiempo real. Por ejemplo, cuando miro la cámara en la parte superior de mi pantalla, recuerdo mostrar una sonrisa cálida y atractiva, insertar una risa ocasional y transmitir un tono amigable y atractivo. Se siente como actuar a veces, pero al menos para mí, no se siente falso; solo se siente necesario crear el efecto cálido y acogedor que pretendo crear.

Por último, también trato de utilizar los nombres de las personas cuando me refiero a ellos, e invito a hacer uso de la palabra y participar, si se sienten cómodos al hacerlo. Y con una función de chat que indica quién dijo qué junto con imágenes de vídeo con nombres de personas, facilita la facilitación personalizada.

Transmite calidez y presencia

Por lo general, cuando miramos una pantalla, lo hacemos pasivamente, hundiéndonos en el sofá para ver nuestro programa de televisión favorito o escuchar un seminario web o video de cómo hacerlo. Pero cuando estás facilitando una reunión en línea, tienes que adoptar una persona activa y comprometida en un entorno que no necesariamente se presta a eso.

Hay una serie de pequeñas cosas que puedes hacer para crear calidez virtualmente. Para empezar, haga «contacto visual» con sus participantes mirando directamente a la cámara con la mayor frecuencia posible. Esto puede ser difícil de recordar, especialmente cuando la imagen de sus participantes puede estar lejos de donde está la cámara en su computadora. A menudo muevo manualmente esa imagen lo más cerca que puedo de la cámara, por lo que estoy haciendo contacto visual con ellos y también viendo su respuesta.

También puede tratar de asegurarse de que su imagen y el ángulo de la cámara en su cara estén a un nivel cómodo para que otros lo vean. Cuando empecé por primera vez, metí mi computadora portátil en el escritorio e incliné la cámara hacia mi cara, lo que pronto supe que daba a mi público una gran vista de mis fosas nasales.

Al igual que los entornos presenciales, los entornos en línea también tienen sus propias reglas y normas culturales distintas, y no todos los entornos son iguales. Por ejemplo, hay algunos contextos —por ejemplo, mi clase de pregrado o una reunión con colaboradores en un proyecto de consultor— en los que sería divertido y apropiado encender la cámara de mi perro tirado por mis pies en el suelo. Es una gran manera de crear una sensación de calidez y conexión. Sin embargo, probablemente no usaría la misma táctica durante una charla virtual con un público corporativo o en una presentación de educación ejecutiva. En estos entornos más formales, probablemente comenzaría con una historia personal, una pregunta de encuesta, o pediría a la gente que escribiera desde donde están llamando, todo con el fin de crear un ambiente personal que esté más en línea con ese entorno.

Acostumbrarse a los comentarios retrasados

Presentar prácticamente inevitablemente significa aprender a sentirse cómodo — o lo suficientemente cómodo — con un modo diferente de recibir comentarios. Por ejemplo, al entregar un discurso de apertura virtual, normalmente no recibo comentarios en tiempo real sobre cómo estoy haciendo. Sin movimientos de cabeza, sin risas de la audiencia, sin oportunidades para moverse por la habitación y relacionarse con la gente en la multitud. En un entorno en línea, puedo ofrecer una charla completa de 30-40 minutos y para el final no tienen idea en absoluto acerca de lo bien que el mensaje fue recibido hasta después, cuando hable con los organizadores del evento.

Al principio, encontré esto desconcertante e incluso distraente. Mis pensamientos sobre mi rendimiento y su efectividad o ineficacia estaban interfiriendo con el propio rendimiento. Pero, con el tiempo, aprendí a anticipar estos sentimientos y recordarme a mí mismo que mis conversaciones son generalmente bastante efectivas en línea, incluso si no recibo confirmación hasta mucho después del hecho.

Hágalo interactivo

Siempre trato de hacer que mis presentaciones sean atractivas e interactivas, y con las herramientas adecuadas, usted puede hacer que el mundo virtual sea igual de atractivo, si no más. Por ejemplo, uso activamente la función de chat. Esto permite a la gente comentar en tiempo real mientras estoy hablando. Entonces puedo involucrar a estos participantes en una discusión. Por ejemplo, podría decir: «Anita acaba de escribir en un gran punto acerca de las diferencias culturales en las dinámicas de grupo — y parece que Juan también tiene un punto similar que añadir. ¿Alguno de ustedes quiere explicarnos sus puntos con un poco más de detalle?» Una gran ventaja de los ajustes virtuales es que bajan la barra de participación; a menudo se obtienen pensamientos e ideas de personas que normalmente no hablan en un entorno en persona.

A menudo uso la función de sondeo en plataformas en línea al comienzo de la sesión también. Es un gran calentamiento para la discusión y una oportunidad temprana para involucrar y comprometer a la gente.

También he empezado a usar salas de reunión en la plataforma Zoom, que le permiten transportar instantáneamente pequeños grupos de estudiantes a sus propias salas de chat virtuales para discutir un caso o un problema antes de informar al grupo más grande. Como facilitador, también tiene la posibilidad de unirse a estas salas usted mismo si lo desea, al igual que puede estar deambulando por la sala durante un evento en vivo que está facilitando. Y luego, cuando esté listo, puede traer a todos de vuelta a la reunión general con un clic del ratón.

Todos nos estamos acostumbrando a operar de nuevas maneras, y pasar a plataformas en línea nos empujará a muchos de nosotros fuera de nuestras zonas de confort. Es importante reconocer que si bien esta forma de entrega es diferente y desafiante de alguna manera, también tiene ventajas. Tal vez lo más grande es que nos permite mantenernos conectados y comprometidos en lo que es un momento difícil para todos.

Si nuestro contenido gratuito le ayuda a lidiar con estos desafíos, por favor considere suscribirse a HBR. Una compra de suscripción es la mejor manera de apoyar la creación de estos recursos.


Andy Molinsky
Via HBR.org


Eleva tus habilidades de liderazgo y negocios

Súmate a más de 52,000 líderes en 90 empresas mejorando habilidades de estrategia, gestión y negocios.