Las medianas empresas necesitan un enfoque sistemático para el análisis de costes

A medida que las empresas crecen de pequeñas a medianas, llegan inevitablemente a un punto en el que el análisis sistemático de costes, un proceso regular y automatizado de evaluación de todos los costes, es fundamental para su supervivencia y crecimiento continuo. Las pequeñas empresas con tan solo unos pocos servicios o productos pueden comprobarlo manualmente para asegurarse de que comprenden sus costos lo suficientemente bien como para darles un precio y obtener ganancias. Cuando los costos de material y mano de obra son estables y predecibles (como lo fueron durante la mayor parte de la última década), los precios y el cálculo de costos no son un gran desafío.

Pero cuando proliferan los productos y los servicios, al igual que cuando las empresas crecen, las medianas empresas a menudo empiezan a perder dinero en algunas de ellas mientras se benefician de otras, lo que se agrava en entornos de mercado impredecibles. Esto crea un beneficio medio subóptimo. Peor aún, si esos servicios y productos rentables tienen un precio excesivo, la empresa también perderá ventas lentamente, lo que empujará su mezcla de ingresos por el lado equivocado del libro mayor.

En ese momento, las comprobaciones manuales ya no bastarán para rastrear una gama más amplia de costes de productos o servicios individuales. Las medianas empresas requieren tecnologías como ERP (planificación de recursos empresariales), MRP (planificación de requisitos de materiales) y software de gestión de proyectos para mantenerlos en el seguimiento correcto (y rentable) examinando qué genera valor y a qué costo, rastreando el flujo de mano de obra y materiales a través del valor. -proceso de generación y minimización de los costos del exceso de activos, como el inventario o los activos humanos infrautilizados. Este es un punto de inflexión clave en la transformación digital de las medianas empresas. No basta con tener un ERP básico centrado en la contabilidad, ya que deja muchas actividades sin medir ni gestionar, y otras actividades siguen utilizando procesos basados en papel con informes lentos y periódicos, en el mejor de los casos.

Las tecnologías de análisis y seguimiento como estas no son solo para las empresas manufactureras. A medida que aumentan los volúmenes de trabajo en cualquier mediana empresa en crecimiento, desde fontanería hasta consultoría y bufetes de abogados, pasando por minoristas y distribuidores, la complejidad del seguimiento de los costos reales de los productos y servicios aumenta exponencialmente. Así es como una mediana empresa prosiguió su transformación digital e implementó la tecnología mejorada con éxito.

Crecimiento de pequeño a mediano

Precisión Elcon, con sede en San José, California, y fundada en 1967, produce componentes y ensamblajes de precisión para las industrias aeroespacial, de defensa y médica. Se especializa en grabado fotoquímico, ensamblaje soldado y metalización cerámica. Creció hasta convertirse en una empresa mediana hace décadas y ha caído entre 50 y 100 personas a lo largo de los años. En 2015, mientras actualizaba su software ERP, Elcon se enteró de que sus beneficios por producto no eran lo que suponía. Eran demasiado bajos, y una división, Ceramics, parecía que estaba perdiendo dinero y tal vez debería cerrarse. Tim Dyer, presidente de Elcon desde 2017, dice: «Puede que ya nos hayamos quedado sin negocio, así de malo fue».

Los procesos de fabricación de Elcon son muy complejos. Vende unos 5.000 componentes acabados hechos de 10.000 piezas y subconjuntos. Elcon tiene costos laborales directos sustanciales y costes de componentes cambiantes, incluidos metales raros y caros como el oro y el molibdeno. Como única fuente de muchos de sus productos, la empresa no puede confiar en los precios al mercado, y su equipo relativamente pequeño nunca podría utilizar hojas de cálculo para analizar los costes totales de producción y fijar precios. Había demasiados productos y componentes de costes, y Elcon no pudo captar sus costes laborales producto por producto.

«Sin un ERP para toda la organización con capacidades de MRP», dice Dyer, «nos resultó imposible seguir siendo rentables debido a la gran diversidad de componentes y ensamblajes que vendemos. No creo que nadie lo hubiera podido hacer sin esta tecnología».

Transformación digital en la mediana empresa

Las medianas empresas casi nunca empiezan desde cero. Tienen un conjunto de sistemas informáticos IT les funcionaban cuando comenzaron. Elcon, al igual que muchas otras empresas más pequeñas, comenzó con QuickBooks. En 2011, era obvio que la compañía había superado y, con la esperanza de capturar mejor los costos de su división Ceramics, pasó a MAS 90, un paquete contable de Sage. Pero para 2015, ese software ya no estaba soportado, lo que obligó a la empresa a actualizarse a Sage 100. En ese momento, Elcon sabía que tendría que integrar todas sus operaciones en un sistema conectado. Eso es lo que a menudo se llama «transformación digital».

La transformación digital de una empresa mediana lleva años. Y debería hacerlo. Intentar comprimirlo en un plazo demasiado ajustado a menudo resulta contraproducente, ya sea tardando más de lo previsto, arruinando la moral o terminando en un fallo de implementación competitiva. Y después de que el núcleo del ERP esté en funcionamiento, una empresa debe crear una hoja de ruta que establezca los problemas que pretende abordar la implementación e identificar qué será importante tener en marcha para los proyectos de IT de seguimiento. Dyer recuerda:

La división Ceramics tenía márgenes brutos cuestionables. Comenzamos la integración utilizando tiempos escritos a mano en viajeros [formularios en papel adjuntos a los productos a medida que pasan por el ensamblaje] para ingresar a Sage para calcular el margen bruto. Estábamos examinando la rentabilidad de Ceramics, pero siempre supimos que la división Metales era rentable, así que nadie se centró en ella. Resultó que también había mucho que aprender en el lado de los metales; no era uniformemente rentable.

Elcon terminó su actualización a Sage 100 a finales de 2015, integró su sistema de gestión de calidad a principios de 2016 y hacia finales de ese año introdujo sistemas de escaneo de códigos de barras de orden de trabajo. Elcon adquirió una empresa en 2016 y una división de Jennings Radio en 2018, las integró en su ERP/MRP e implementó una base de datos SQL. Todo esto preparó el escenario para 2020: un nuevo CRM para la flexibilidad de ventas con un módulo especial de cotización de precios que creó a los viajeros con códigos de barras. También hicieron un movimiento de eficiencia: un módulo de inventario de códigos de barras que eliminó la búsqueda del tesoro de inventario de fin de año. El recuento de inventario de diciembre de 2020 tardó un día en completarse a una persona, frente a cinco días y cinco personas en años anteriores.

El cambio

Como único proveedor de muchos de sus productos, Elcon comparte sus datos de cálculo de costos para justificar los aumentos de precios. El análisis sistemático de costes impulsa ese proceso. La división Cerámica de Elcon fue el único proveedor estadounidense de un componente militar estratégico. Sus clientes pidieron a Elcon que nombrara el precio que necesitaban para mantener la producción. Elcon utilizó su nuevo sistema para demostrar que necesitaba cuadruplicar el precio de ese componente. Para sorpresa de Elcon, sus clientes estuvieron de acuerdo y la división Ceramics, lejos de estar cerrada, ahora es rentable.

Con sus tecnologías sistemáticas de análisis de costes, «Ahora podemos calcular y verificar con precisión el margen bruto de cada producto que vendemos», afirma Dyer. «Con ese conocimiento, podemos tomar decisiones inteligentes sobre dónde dirigir los gastos de capital para mejorar la eficiencia y el rendimiento».

La inversión de Elcon en tecnología ha funcionado. Después de un lento año de ventas en 2017, 2018 comenzó a mostrar los frutos de su mano de obra. Los márgenes brutos y netos estaban creciendo, y los libros de las empresas lo reflejaban.

Un grupo de productos, la metalización cerámica, que comprende el 20% de las ventas de Elcon, registró un aumento del margen bruto en un 50% entre 2017 y 2020. La ganancia se vio impulsada por la negociación de reducciones de precios de la cadena de suministro, la sustitución de dos personas por un robot de montaje, la no aceptación de pedidos de margen bruto bajo, la mejora de los rendimientos, la reducción de los costos de control de calidad, la introducción de un horno más eficiente y la implementación de otras mejoras en el proceso de Six Sigma. Uno de los dos empleados reemplazó a jubilado y el otro fue reentrenado para trabajar en otro departamento.

Los aumentos de precios jugaron una gran parte de un constante aumento anual de la línea superior de Elcon, un 40% más que en 2020 en comparación con 2016. El beneficio neto creció cada año a partir de 2018. Para 2020, saltó 2,56 veces desde niveles inaceptablemente bajos en 2016.

Convertirse en una empresa basada en datos es una tarea ardua para una empresa mediana. Es fácil para los líderes sénior aceptar los sistemas actuales como lo suficientemente buenos, especialmente si la empresa está obteniendo resultados generales sólidos con ellos. Pero las ganancias se ganan o pierden un centavo a la vez. Mantener los sistemas de IT modernos y totalmente capaces de gestionar los costes es fundamental para seguir siendo competitivos y rentables. La mejora continua es el enfoque correcto.

El viaje continúa para Elcon. Los siguientes pasos para 2021 incluyen encontrar un módulo de mantenimiento que hable con Sage 100 y un módulo CRM/Sales personalizado para conjuntos de componentes espaciales. La compañía ha comenzado a prepararse para implementar un sistema de planificación de la demanda durante 2022.

Cómo prepararse y ejecutar la transformación digital en una empresa mediana

El cambio de un sistema de contabilidad base puede pasar de varios cientos de miles de dólares a millones después de contabilizar las licencias, la implementación, la formación y la pérdida de productividad durante el cambio. Elegir el ERP correcto es crucial, ya que muchos procesos y sistemas se colocarán en capas sobre esa base, y realizar cambios más adelante, o reemplazar los sistemas ERP, es arriesgado y costoso. Destacados por el éxito de Elcon y basándose en nuestra experiencia, las consideraciones clave a la hora de elegir un ERP incluyen:

• La capacidad del software ERP para crecer junto con su empresa. ¿En qué se diferenciarán sus necesidades cuando su empresa tenga el doble o el triple de su tamaño actual?
• La viabilidad a largo plazo de la empresa que creó el ERP. Las pequeñas empresas de software pueden servir muy bien a industrias especializadas, pero un proveedor de software debería ser viable y receptivo durante los próximos 15 años. Asegúrese de que actualizarán el software regularmente y de que su ruta de actualización sea fluida.
• La sobrecarga de la gestión del ERP. Las grandes empresas como SAP estarán disponibles durante mucho tiempo, permitirán escalar y son muy versátiles. Sin embargo, estos sistemas suelen ser costosos de administrar y mantener y pueden resultar exagerados para muchas medianas empresas.
• Disponibilidad de módulos prediseñados que funcionarán para sus empresas. Sin duda necesitará CRM, programas de gestión de proyectos, códigos de barras, MRP y más.
• La facilidad de integración con software externo. Estos podrían ser sistemas de proveedores o clientes u otros sistemas de software que elija utilizar internamente.
• La fortaleza de tu distribuidor de valor añadido (VAR). Es la empresa que vende, instala y personaliza el software. Los VARs prometen mucho; asegúrese de que puedan cumplir esas promesas.
• El contrato con el VAR. Debe incluir incentivos que lo alienten a mantenerse según lo programado.

A un alto nivel, la hoja de ruta de transformación debería esperar al menos cinco años, ya que la selección del software suele verse influenciada por las capacidades que necesitará la empresa en el futuro. Sin embargo, una hoja de ruta a corto plazo que detalla los planes con uno o dos años de antelación es fundamental para su implementación.

El enfoque incremental es crucial porque:

• Las medianas empresas necesitan una recuperación de los costes de implementación de los cambios de IT. Tomarlo en pequeños bocados produce resultados rápidamente, lo que aumenta la eficiencia o la eficacia en un área del negocio y ayuda a justificar nuevas inversiones en IT. La mayoría de las empresas no pueden permitirse una transformación de gran explosión.
• Incluso los cambios pequeños en los sistemas de IT son complejos y abordarlos en pequeños bocados reduce el riesgo de fallas.
• El personal de IT, ya sea interno o subcontratado, suele tener limitaciones de recursos. Una serie de proyectos más pequeños permite que un equipo más pequeño sea más ágil y avance de forma constante.
• Las necesidades de la empresa a menudo cambian a medida que se transforma digitalmente. La mayoría de las medianas empresas no pueden ver exactamente lo que necesitarán sin haber experimentado algunos de los cambios que aportan los nuevos sistemas. La interacción del aprendizaje de los sistemas basados en datos y el diseño del siguiente sistema es fundamental.
• Los empleados que trabajarán con las nuevas tecnologías tienen tiempo limitado para dedicarse a aprender a usarlas. Tienen trabajos diurnos. Demasiado cambio demasiado rápido puede afectar los niveles de servicio y las actividades generadoras de ingresos. Es más, el cambio de cualquier tipo es incómodo y debe gestionarse, lo que consume tiempo y recursos. El cambio tecnológico debe llevarse a cabo junto con todos los demás tipos de cambios, tales como nuevos productos, adquisiciones, nuevos servicios, nuevas contrataciones, expansión geográfica, tendencias cambiantes del mercado y más.

Desarrollar la capacidad para respaldar el análisis sistemático de costes no es fácil para las medianas empresas. Pero si se hace bien, puede convertirse en la base para gestionar los márgenes brutos de las empresas de productos y servicios.