Deja de hacer listas de tareas pendientes. Simplemente te están preparando para el fracaso y la frustración. Considera las listas de tareas que estás manejando actualmente: ¿cuántos artículos han estado languideciendo desde que Michelle Bachman lideraba el campo para la nominación republicana? ¿Con qué frecuencia escanea su lista para que pueda elegir las que pueda terminar en dos minutos? ¿Cuántos artículos no son realmente tareas pendientes, sino proyectos serios que requieren una planificación significativa?
Hay cinco problemas fundamentales con las listas de tareas pendientes que las hacen ineficaces.
La paradoja de la elección. Barry Schwartz y Sheena Iyengar exploró los problemas creados por tener demasiadas opciones. Schwartz señala que aumentar el número de opciones que tenemos — de una sola capa o de dos capas? ¿Acolchado o plano? ¿Infusión de aloe o extra suave? — en realidad aumenta nuestras emociones negativas [PDF] porque nuestro sentido de costo de oportunidad aumenta. En complementarias investigación, Iyengar ha demostrado que nuestros cerebros solo pueden manejar unas siete opciones antes de que estemos abrumados. Es más fácil para nosotros tomar decisiones y actuar cuando hay menos opciones entre las que elegir. Mirar los 58 elementos de su lista de tareas pendientes lo paralizará o lo enviará al modo predeterminado: verificar el correo electrónico durante una hora en lugar de hacer un trabajo real.
Complejidad heterogénea. Cuando la lista contiene algunas tareas de tres minutos de duración y otras de 33 minutos, siempre se centrará en la más corta para la payoff psicológica y la liberación de dopamina que proviene del tachado de un elemento de la lista. Esto significa que algunas de esas tareas —revisar las 135 páginas del nuevo manual de beneficios de los empleados — esperarán mucho, mucho tiempo.
Prioridad heterogénea. Cuando su lista incluye elementos de prioridades variables, usted tiende a ocuparse de las prioridades «A» y dejar que las prioridades «C» estén en barbecho… hasta que se convierta en una prioridad «A» en sí misma. Pero, ¿preferirías cuidar el mantenimiento de tu coche cuando se trata de una prioridad «C», o cuando se trata de una prioridad «A»: cuando tu coche se averiga a las 3 AM fuera del desierto de Mojave, a 175 millas de casa?
Falta de contexto. Las listas de tareas pendientes no proporcionan contexto suficiente para que las tareas lo ayuden a determinar en qué debe trabajar. Todas las tareas tienen el mismo aspecto en papel: tres o cuatro palabras en una línea. Pero no captura ni muestra los bits vitales de información que necesita: ¿cuánto tiempo tomará cada tarea? Y el corolario: ¿cuánto tiempo tienes disponible? Si no puede responder a estas preguntas, no puede decidir inteligentemente en qué debería estar trabajando.
Falta de dispositivos de compromiso. Las listas de tareas pendientes no te impiden elegir las tareas más agradables sobre las más importantes (y a menudo más difíciles) porque carecen de» dispositivos de compromiso» que te bloquean en un curso de acción que podría no elegir de otro modo. El general chino Han Xin utilizó la geografía como dispositivo de compromiso: colocó a sus soldados con la espalda en un río para que no pudieran huir del enemigo. Y mucho menos dramáticamente, el software que deshabilita el acceso a Internet durante un período de tiempo predeterminado actúa como un dispositivo de compromiso.
La alternativa a la lista de tareas impecables es lo que yo llamo «vivir en tu calendario». Eso significa quitar las tareas de la lista de tareas pendientes, estimar cuánto tiempo consumirá cada una de ellas y transferirlas a su calendario. (No olvides dejar tiempo para procesar tu correo electrónico. Y deja un espacio vacío —de una a dos horas— cada día para hacer frente a las crisis inevitables que surgen.) En esencia, estás haciendo un plan de producción para tu trabajo.
Decidir qué elemento manejar en qué momento supera la paradoja de la elección, compensa la heterogeneidad intrínseca de su trabajo, proporciona el contexto de plazos y otros compromisos, y proporciona un dispositivo de compromiso (suave) para ayudarle a hacer lo correcto en el momento adecuado.
Es un ejercicio que nos abre los ojos: es probable que encuentres que es difícil, si no imposible, encontrar un lugar para todo. Pero esta es la realidad de tu vida. Simplemente has usado el calendario para pintar una imagen real de los compromisos de tiempo que tienes en tu plato. Y tanto si haces visibles estos compromisos como si no, están ahí. Después de todo, si va a ser atropellado por un camión, también podría obtener su matrícula.
Poner su trabajo en el calendario le permite determinar mejor si puede (o debe) decir sí a un nuevo proyecto o no. Y si dices que sí, puedes determinar mejor cuándo de manera realista podría ser capaz de hacerlo.
Podrías pensar: «No hay manera de que pueda decirle a mi jefe que no puedo hacer esto a mediados de febrero». Pero yo argumentaría que usted tener decir que no. El CFO dice que no cuando el presidente quiere mudarse a un nuevo edificio o contratar gente nueva, y la compañía no puede pagarlo, eso es parte de su responsabilidad fiduciaria. Usted tiene el mismo tipo de responsabilidad: establecer expectativas sobre lo que se puede lograr con la cantidad de tiempo de producción que tiene disponible.
Así que hazte un favor: deshazte de las listas de tareas pendientes y empieza a vivir en tu calendario hoy mismo.
