Las reuniones pueden parecer la última retención contra la digitalización de la vida laboral: después de todo, ¿qué es más analógico que hablar directamente con otra persona? Aunque el trabajo principal de una reunión —escuchar y conectar con otras personas— no ha cambiado, hay muchas maneras en que la tecnología puede hacer que ese trabajo sea más fácil y efectivo. Dada la gran parte de nuestra vida laboral que pasamos en reuniones, la creación de un kit de herramientas para reuniones digitales es una de las inversiones más inteligentes que puede hacer en productividad con conocimientos técnicos. Aquí están las herramientas que necesita:
Antes de la reunión
Encuentra un tiempo de reunión de grupo con Doodle, que le permite sondear a las diversas personas que forman parte de su reunión y encontrar un tiempo que funcione para todos. Obtendrás los mejores resultados si conéctalo a tu propio calendario (por lo que solo ofreces opciones a las personas que realmente funcionan para ti) y si estableces expectativas explicando que estás usando Doodle para encontrar el tiempo que funciona para tantas personas como sea posible… incluso si no puedes encontrar uno que funcione para todos.
Programe rápidamente reuniones individuales por lo que el proceso de encontrar un tiempo no consume más tiempo que la reunión misma. Uso ranuras para citas de Google o Calendarios para configurar las horas en las que estás disponible para llamadas o reuniones, y cuando quieras tomar una reunión, comparte el enlace a tus espacios abiertos. No recomiendo compartir ese enlace públicamente a menos que realmente desee tomar reuniones con cualquier persona que reserva una hora en su calendario.
¿Necesita un lugar para reunirse? Servicios a petición como Liquidspace o Escritorios cerca de mí te ofrecen muchas opciones para encontrar un espacio de reuniones, incluso cuando estás de viaje. Puede reservar semanalmente, diariamente o incluso por hora. (Buscar una lista más larga de opciones aquí.)
Lecturas adicionales
Si estás reservando una llamada con alguien en otra zona horaria, asegúrate de que estás reservando a la misma hora en tus calendarios. Envía una invitación de calendario real, en lugar de solo acordar una hora por correo electrónico, y siempre que tu aplicación de calendario tenga soporte de zona horaria incorporado (casi todos lo hacen), puedes evitar cometer un error. Y usa Cada zona horaria para averiguar cuál es la diferencia de zona horaria en realidad, así que no invitas a alguien a una reunión de las 4 de la mañana.
Durante su reunión
Tomar notas en Evernote u otra aplicación de portátil digital dedicada. Tomar notas buenas y con capacidad de búsqueda hace que las reuniones sean mucho más valiosas, y la herramienta de toma de notas adecuada le facilitará archivar las notas de la reunión con el proyecto o los temas con los que se relacionan. Lo mejor de todo, si usas el Evernote aplicación móvil para tomar fotos de la pizarra o rotafolios de la reunión, el reconocimiento óptico de caracteres hace que esas notas escritas a mano también se puedan buscar.
Comparte la toma de notas con Google Docs. Comparta las tareas de toma de notas con sus colegas tomando notas colaborativas en tiempo real en un documento de Google. Como Google Docs se actualiza en tiempo real más o menos, podrás ver y contribuir a las notas de los demás siempre que tengas una conexión a Internet. (Asegúrese de copiar las notas de la reunión en Evernote después, si es donde le gusta guardar todas las notas de su proyecto). Eso significa que tú y tu equipo pueden tomar notas de forma colaborativa, de modo que si una persona está hablando, la otra persona graba lo que se dice. Este es un truco especialmente ingenioso si estás trabajando con uno o más colegas en una reunión con un cliente o una reunión con otro equipo, porque tienes una especie de vínculo psíquico: puedes sugerirte ideas unos a otros junto con las notas que estás tomando sobre la reunión. Y si No lo hagas tienen una conexión a Internet, pero usted y sus colegas trabajan en Mac, puede usar el SubethaEdit para colaborar con menos retrasos que los que tienes en Google Docs, simplemente creando una red de ordenador a ordenador.
Trae una pantalla de referencia para materiales de referencia. La parte inferior de la toma de notas digital es que si necesita hacer referencia a un documento durante su reunión, debe pasar de un lado a otro entre su solicitud de toma de notas y su documento de referencia. Es por eso que siempre llevo mi iPad; uso la aplicación GoodReader para almacenar los archivos PDF o documentos que pueda necesitar examinar durante una reunión. Y como GoodReader está conectado a mi cuenta de DropBox, siempre puedo acceder a un documento que necesito tener abierto, incluso si no pensé en cargarlo previamente en GoodReader.
Colabore con el mapeo mental. Soy un gran fan de mapeo mental: diagramando ideas e información visualmente, usando algo que se parece a un árbol o diagrama de flujo. Mientras que algunas personas en realidad tomar sus notas de reunión en forma de mapa mental (estado allí, hecho eso, revertido al texto), encuentro mapas mentales más útiles cuando soy parte de una discusión grupal donde necesitamos capturar y organizar ideas juntos. Mis dos aplicaciones favoritas de mapas mentales para reuniones son MindMeister (muy flexible y potente) y Popplet (menos caro, un poco más fácil de usar, menos flexible). Si está utilizando el mapeo mental en una reunión cara a cara, simplemente puede conectar un proyector a un ordenador, pero la compatibilidad con la colaboración en tiempo real de estas aplicaciones significa que también son excelentes para colaborar durante reuniones virtuales en tiempo real.
Si bien todas las herramientas que mencioné anteriormente son útiles tanto en reuniones presenciales como virtuales, hay algunas herramientas adicionales que recomendaría para las personas que realizan reuniones virtuales o telefónicas.
Comparte pantallas más rápido con Join.me. He intentado GoToMeeting, WebEx, Google Hangouts y Skype. Todos funcionan una parte (o incluso la mayoría) del tiempo. Pero la única herramienta de compartición de pantalla a prueba de balas que he usado es Join.me. Funciona para mí cada vez (tocar madera!) , y debido a que es tan rápido configurar una reunión y compartir un enlace, funciona incluso si ya estoy a mitad de la llamada cuando me doy cuenta de que necesito compartir mi pantalla.
Elija un canal posterior. Si está haciendo una llamada de cliente o posible con colegas que están en otra oficina o ubicación, manténgase sincronizados eligiendo un canal de mensajería instantánea ante tu reunión comienza. No hay nada peor que la necesidad de enviar a su co-presentador una nota urgente… pero descubriendo que hay que esperar a que lea su correo electrónico para que pueda verlo. Tu backchannel puede ser Skype, Lync, MSN, Apple Messages o Gmail Chat: cualquier aplicación de mensajería funciona, siempre y cuando tenga soporte de escritorio (por lo que no intentas escribir mensajes urgentes en tu teléfono) y te hayas conectado a tu colega ante comienza la reunión. (Envíe un mensaje de prueba solo para estar seguro). Incluso si está utilizando una aplicación de reunión virtual que admite mensajería privada, le recomiendo usar una aplicación independiente como canal posterior para que no comparta accidentalmente su mensaje con el cliente.
Graba reuniones telefónicas cruciales. Si participa en una reunión telefónica y no está en condiciones de tomar notas (o no puede escribir lo suficientemente rápido), considere grabar su llamada para futuras referencias. TapeaCall, que está disponible tanto para iPhone como para Android, lo hace realmente fácil: simplemente instala la aplicación y luego coloca el número de TapeaCall en tu llamada. (Tenga en cuenta que en muchas jurisdicciones es ilegal grabar una llamada a menos que todos consintieran.)
Configure estas herramientas en su ordenador y dispositivos móviles, y estará mejor equipado para aprovechar al máximo sus reuniones. Lejos de distraerlo de su trabajo y colegas, este es un lugar donde la tecnología puede ayudarle a reconectarse con ellos, haciendo que el tiempo que pasan juntos sea lo más valioso posible.
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Alexandra Samuel
Via HBR.org
