Las 8 herramientas de productividad digital que todos deben adoptar

Que van a ayudar a su equipo, también.
Las 8 herramientas de productividad digital que todos deben adoptar
Las 8 herramientas de productividad digital que todos deben adoptar
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Soy un super adoptante. Me encanta probar cientos de nuevas aplicaciones, redes sociales y dispositivos cada año. Pero no todo el mundo quiere vivir el estilo de vida de mil aplicaciones. Para la mayoría de las personas, el objetivo es adoptar el más pequeño número de herramientas necesarias para trabajar eficientemente. Es por eso que mis amigos y colegas a menudo me preguntan qué tecnologías considero imprescindibles: las herramientas y tácticas que tendrán un gran impacto en su productividad sin gastar mucho tiempo o dinero en ponerse en marcha.

Aunque a menudo me encuentro recomendando tecnologías específicas a personas con desafíos particulares, hay algunas herramientas que sugiero una y otra vez, porque son útiles para casi todo el mundo. En muchos casos, son herramientas que no solo benefician a usuarios individuales, sino también a equipos completos, al reducir el desorden de la bandeja de entrada y la sobrecarga de comunicaciones. Pero en otros casos, son aplicaciones que sugiero porque me resulta muy doloroso ver a alguien usando Microsoft Office para algo que podría lograrse mejor con una herramienta de toma de notas o colaboración diseñada específicamente.

Estas ocho tecnologías están en la parte superior de la lista: son los sitios, programas y características que desearía que cada usuario de la computadora comenzara a usar hoy. Cada una de ellas está disponible en una versión gratuita, aunque es posible que te encuentres pagando por las funciones premium una vez que descubras lo útiles que son. Aquí están los imprescindibles:

Evernote: Claro, puedo pasar un par de minutos revisando mi correo electrónico mientras tú vas a excavar en tu disco duro, buscando ese documento que sabes que está ahí. en algún lugar. Pero si usaste Evernote, todas tus notas estarían en un solo lugar, ya que Evernote facilita la recopilación y organización de tus notas, ya sea que consistan en el primer borrador que escribiste directamente en una nota de Evernote, en una tarjeta de visita que encajaste y almacenaste (por lo que ahora puedes buscar texto) o en un artículo en línea que hayas recortado.

Twitter: Es hora de dejar de enviar enlaces por correo electrónico. En un mundo de sobrecarga de correo electrónico, es mucho más útil compartir tus enlaces de manera que no se agreguen el desorden de la bandeja de entrada. Si los envía a sus colegas, hágalo a través de Slack, Yammer o un cuaderno compartido de Evernote para obtener recortes relevantes. Si quieres compartir tus descubrimientos con una red más amplia de amigos y colegas, publícalos en Twitter, usando hashtags para ponerlos en el radar de otras personas que estén interesadas en el mismo tema. Por ejemplo, use el hashtag #dataviz para compartir esa historia tan nítida sobre la visualización de datos, #smallbiz para compartir ese gran artículo sobre emprendimiento, o cree un hashtag específicamente para los colegas que quieran compartir recursos.

Doodle: ¡Oh, para ver el final de los hilos de correo electrónico que nos atrapan en largas y dolorosas conversaciones sobre cómo programar esa conferencia grupal! Doodle elimina esos hilos al sondear a las personas en sus ventanas de llamadas o reuniones disponibles, por lo que puede llegar a una hora mutuamente conveniente sin un sinfín de ida y vuelta. Si usted se encuentra configurando una llamada con más de dos o tres personas más, por favor, simplemente Doodle it en lugar de enviar un correo electrónico.

Listas de Facebook: Sí, tu perro es adorable. Pero te sigo en Facebook porque valoro tus ideas profesionales y noticias personales. Si vas a compartir más de una foto a la semana de tu nuevo cachorro o niño lindo, por favor usar listas de Facebook para segmentar esas actualizaciones a personas que son compañeros amantes de los perros o que realmente conocen a su hijo. El mismo principio se aplica a las noticias profesionales: a medida que cada vez más personas usan Facebook para compartir actualizaciones de la industria y conectarse con colegas, piense en cuáles de sus publicaciones son solo de interés para las personas de su empresa o campo específico, y use listas para dirigirlas en consecuencia.

Feedly: Hay un dolor de cabeza específico que me da cuando veo la bandeja de entrada de alguien llena de alertas de Google News. Hay una mejor manera: usando un lector de noticias como Feedly para suscribirse a búsquedas de Google News, así como blogs y sitios web favoritos. Un lector de noticias le trae todas esas fuentes de noticias en un solo lugar que ofrece una experiencia de escritorio y móvil despejada.

¡Skitch!  Cuando necesitas cambiar rápidamente el tamaño de una imagen antes de compartirla, abrir Photoshop es excesivo; cuando necesitas guardar rápidamente una captura de pantalla para futuras referencias, la captura de pantalla incorporada de tu ordenador no garantiza que vuelvas a encontrar esa imagen. Skitch resuelve ambos problemas, lo que facilita compartir un mensaje de error con el soporte técnico, tomar un listado de productos que desea guardar o compartir, o almacenar un recibo en línea. Lamentablemente, la versión para Windows de Skitch fue muerto, pero los usuarios de Mac todavía pueden usarlo.

TripIt: Me rompe el corazón cuando descubro que podría haber visto a un amigo o colega lejano cuando ambos estábamos en la misma ciudad al mismo tiempo. TripIt puede ahorrarnos esa angustia: conéctese a las personas que usted siempre quiere ver, y le dirá cada vez que su viaje le lleve al mismo lugar. Igual de útil, convierte todas las reservas de viaje que recibe por correo electrónico en una lista práctica y accesible de planes de viaje que puede compartir y consultar.

Documentos de Google: Si nunca tengo que volver a usar la función «Seguimiento de cambios» de Word, será demasiado pronto: no hay nada como enviar el mismo documento a tres colegas diferentes, y luego luchar para conciliar tres conjuntos de comentarios. Google Docs tenía por objeto salvarnos de esa tortura al hacer posible que todos pudieran ver el mismo documento y añadir sus cambios y sugerencias en el mismo lugar. Sin embargo, aunque muchas personas usan Google Docs en ocasiones, compartir documentos de Word sigue siendo demasiado a menudo el valor predeterminado. Por favor, compañeros humanos: abracemos el poder del intercambio de documentos en línea para hacer nuestra edición colaborativa de documentos en una forma que nos evite a todos el dolor de averiguar quién sugirió qué cambios.

En un mundo en el que gran parte de nuestras vidas laborales y experiencias en línea son interdependientes, necesitamos reconocer que nuestro uso individual del software en línea también afecta a otras personas. Adopte el poder de la productividad en línea y no solo te estás haciendo un favor: estás ayudando a todos con los que interactúas.


Alexandra Samuel
Via HBR.org

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