La tecnología de la información pone poder en los sistemas de control

Es hora de convertir otra página en la crónica de la revolución de la computadora. Las empresas imaginativas están aplicando creativamente la velocidad y la flexibilidad de los sistemas de procesamiento de datos y comunicaciones de bajo costo a la función de control, y los resultados han sido asombrosos. Los gerentes una vez estimados por el flujo lógico de la información de la fuerza laboral o de los clientes [...]

La tecnología de la información pone poder en los sistemas de control

Es hora de pasar otra página en la crónica de la revolución informática. Las empresas imaginativas están aplicando de forma creativa la velocidad y flexibilidad de los sistemas de comunicaciones y procesamiento de datos de bajo costo a la función de control, y los resultados han sido asombrosos. Los gerentes que alguna vez se veían obstaculizados por el lánguido flujo de información de la fuerza laboral o de los clientes ahora pueden obtener datos de los rincones más remotos de sus empresas en un instante. Los datos clave —desde la disminución del rotación de ventas de inventario de una planta en extranjero hasta el repentino aumento de las ventas en un territorio lejano— que antes se habían filtrado u ocultado se pueden presentar de cualquier forma que facilite la toma de decisiones. Los nuevos sistemas informáticos permiten a las empresas acelerar los cambios en las políticas corporativas mediante la rápida introducción de planes financieros revisados o nuevos programas de incentivos a la fuerza laboral. Y los gerentes pueden probar esos cambios con anticipación ejecutándolos rápidamente y comparando una docena de «qué pasaría si».

El beneficio obvio de esta tecnología de gestión de datos rápida y flexible a un costo razonable es que puede revitalizar los tres propósitos tradicionales que cumplen los sistemas de control. Puede ayudar a los gerentes a utilizar los recursos de forma más eficaz, alinear distintas partes de la organización con los objetivos de toda la empresa y recopilar datos para tomar decisiones estratégicas y operativas.

Sin embargo, la tecnología de la información (PC, hojas de cálculo, telecomunicaciones y software de administración de bases de datos) no solo ha mejorado los procesos existentes. Ha creado un conjunto completamente nuevo de opciones para recopilar, organizar y utilizar la información. La ampliación del ámbito de posibilidades ha provocado que algunas empresas progresistas se replanteen sus necesidades y deseos de información. Los que seleccionaron sabiamente de la nueva lista de opciones han visto transformados sus sistemas y estructuras de control. Han encontrado formas de canalizar el poder de la información hacia los músculos de sus corporaciones. Como resultado, han aumentado su eficiencia y su posición competitiva general.

Un paseo con los Mavericks

Hasta el momento, solo las empresas más progresistas han aprovechado plenamente la nueva tecnología, tal vez porque solo ellas podrían cerrar la brecha entre el departamento de control y el grupo de IT. Vale la pena que otras empresas intenten cerrar esa brecha. Los siguientes ejemplos muestran los tipos de beneficios que puede obtener una empresa cuando utiliza la tecnología de la información para revisar sus procesos de control. Cada una de las empresas descritas ha capitalizado la tecnología organizando la información de tres maneras: consolidándola, centralizándola o descentralizándola.

Consolidación de datos para vender una cartera de seguros

Los nuevos sistemas permiten a los administradores no solo obtener información más rápidamente, sino también dar forma a los archivos de datos en nuevos formularios según sea necesario. Esto significa que, si las reglas del juego cambian, los managers pueden reorganizar el material en cualquier forma que cumpla con el desafío. Al consolidar los informes y las cifras brutas, las empresas crean en esencia nueva información a partir de datos antiguos y los nuevos pueden estimular soluciones a problemas persistentes o apuntar a oportunidades no explotadas.

Recientemente, una destacada compañía de seguros gastó mucho dinero para reorganizar sus archivos informáticos por cliente en lugar de por número de póliza. El antiguo sistema de presentación se combinaba con el sistema de incentivos de larga data de la empresa, que pagaba comisiones a los vendedores en función de cada producto que vendían. Sin embargo, los vendedores no fueron penalizados cuando un cliente dejó caer un producto. El agente de ventas no solo carecía del incentivo sino también del mecanismo para revisar periódicamente las existencias totales de un cliente y buscar la combinación adecuada de productos. La empresa había utilizado varias variaciones de nombres de personas para los registros de compras: a veces dos iniciales, a veces el nombre completo, etc. Incluso si los vendedores hubieran querido revisar montañas de archivos de productos para obtener información de los clientes, es dudoso que pudieran haber captado todas las variedades de los listados de cada cliente.

Con el nuevo sistema, los vendedores revisan periódicamente toda la cartera de productos de un cliente. Pueden utilizar esta información para sugerir la sustitución de las tenencias de seguros u otros instrumentos financieros obsoletos. De este modo, la empresa evitará el cambio de un cliente a otros transportistas y también genera nuevos negocios continuamente. Un nuevo sistema de incentivos paga comisiones a los vendedores que establecen una relación total a largo plazo con los clientes en lugar de limitarse a las ventas a corto plazo, alineando así los objetivos de cada vendedor con los objetivos de la empresa.

Hoy en día, muchos de los competidores de esa empresa están luchando por instalar una configuración similar para tener una idea de la relación financiera total, pero si están empezando, se enfrentan a dos o tres años de costosa programación de sistemas para reordenar sus archivos de datos grandes e inflexibles.

Centralización de datos para mejorar la llamada de servicio de ascensores

Las sedes corporativas ahora pueden recopilar rápidamente información de las sucursales a bajo costo, obteniendo una visión general incluso de las sucursales más remotas a tiempo para tomar medidas correctivas. Esto permite un seguimiento estrecho del rendimiento y evita que los problemas se atasquen en unidades operativas distantes.

Una empresa de ascensores de pasajeros utilizó la tecnología de la información para reemplazar su sistema de servicio descentralizado por uno centralizado en el que las llamadas problemáticas pasaban por alto las oficinas de servicio de campo. Dado que los contratos de servicio son muy rentables en el negocio de los ascensores y los costes de cambio de los clientes son bajos, la competencia por tales contratos es muy alta. Por esta razón, proporcionar un servicio excelente y detectar problemas antes de que se nos salgan de las manos fueron los objetivos principales de la empresa.

Bajo el sistema anterior, las sucursales enviaban llamadas a los clientes. Pero los informes mensuales que enviaban a la sede central solo resumieron su actividad. Además, las quejas importantes a menudo no llegaban a la alta dirección porque los informes debían filtrarse a través de cuatro niveles de presentación de informes. De hecho, los ejecutivos de la compañía sospechaban que algunas sucursales con problemas regularmente subreportaban su ropa sucia.

El nuevo sistema proporciona informes de servicio semanales a partir de una base de datos masiva y centralizada, lo que ayuda a la administración a concentrarse en los puntos problemáticos. Por ejemplo, cuando se introdujeron las primeras cuentas de servicio, los altos ejecutivos descubrieron que ciertos ascensores se habían avería entre 18 y 30 veces cada trimestre. El problema existía desde hacía años pero había sido enterrado en los archivos de las oficinas exteriores.

Tanto si tales dificultades se deben a la falta de atención del personal de servicio o a las deficiencias en el diseño de los productos, los gerentes ahora pueden responder con una acción rápida. Un análisis más detallado de estos problemas podría llevar a los ejecutivos a ajustar los niveles de personal o a capacitar a los representantes de servicio o, si se trata de un problema de diseño, a devolver el producto a la ingeniería.

El nuevo sistema mejora la calidad de cada llamada de servicio. La base de datos de la sede central contiene el historial de todos los ascensores que ha instalado la empresa. Antes de que la sede envíe a un representante de servicio por un beeper para responder a una queja sobre un ascensor, se le informa sobre su historial de servicio. La persona de servicio se entera de si el ascensor debe realizar algún mantenimiento preventivo y ahorra el viaje adicional más adelante. Bajo el sistema anterior, la empresa tenía que depender de la memoria del representante de servicio y, a menudo, de los archivos de sucursales incompletos.

El sistema mejorado ha aumentado la cuota de mercado de la empresa al tiempo que reduce los costes de servicio.

Descentralización de datos para apuntar al inventario de supermercados

Al transmitir datos importantes desde la sede a la fuerza laboral, los sistemas de control progresivo proporcionan a las personas la información que necesitan para hacer bien su trabajo y, cuando están vinculados a programas de incentivos, proporcionan la motivación para hacerlo. Ya sea canalizando nueva información de precios al PC en el maletín de un vendedor o supervisando los patrones de compra de los clientes en los puntos de venta minoristas, las empresas pueden utilizar la IT para reforzar el control corporativo.

Una gran empresa de supermercados, como muchas otras, ha aplicado la velocidad y flexibilidad de la nueva tecnología a su sistema descentralizado de monitoreo de inventario. La configuración anterior exigía que los empleados contaran las existencias y luego tradujeran los números en planes de compra y comercialización. Si las ventas de un artículo aumentaban, los gerentes de las tiendas a menudo se enteraban demasiado tarde. Además, como los proveedores tenían los únicos datos actualizados sobre lo que vendía dónde, actuaban como consultores y, a veces, alentaban a las tiendas a sobreabastecer productos de movimiento lento. Esta relación de consultoría también dio a los proveedores más poder de negociación en la fijación de precios.

Con el nuevo sistema, los escáneres de los mostradores de caja registran todos los artículos que salen de la tienda. Los escáneres publican los registros de inventario al instante y con mucha más precisión que los métodos anteriores. Como resultado, los gerentes de las tiendas han podido reducir los niveles de inventario, aumentar la rotación y adaptar las mezclas de productos a los gustos cambiantes de los consumidores. Los gerentes pueden ofrecer promociones especiales o artículos de mercancía de manera oportuna. Además, debido a que poseen la mejor información, tienen más poder de negociación sobre los proveedores.

Rediseño, no solo reparación

Los sistemas de control tradicionales a menudo no cumplen sus propósitos previstos. El fracaso suele deberse a una de tres razones: las personas no entienden los objetivos corporativos, los entienden pero carecen de los recursos para alcanzarlos o simplemente no están motivados para cumplirlos.

A veces la gente no sabe lo que se espera porque el plan corporativo ha cambiado, pero la difusión de ese mensaje está retrasada. Por ejemplo, una crisis de flujo de caja puede hacer que el vicepresidente de finanzas reduzca los presupuestos. En un enorme conglomerado que depende de tecnología antigua, la administración puede tardar semanas en reelaborar los presupuestos y hacer llegar nuevas pautas de gasto a las unidades operativas. Mientras tanto, es posible que ya se hayan agotado grandes cantidades de efectivo.

Incluso después de que un mensaje haga el largo viaje de la sede a las unidades dispersas, la fuerza de trabajo puede carecer de la información necesaria para actuar en consecuencia. Recuerde que la compañía de seguros había ordenado a los vendedores que administraran la cartera completa de cada cliente; sin embargo, si no les hubiera proporcionado archivos de datos orientados al cliente, los vendedores no habrían tenido los medios para cumplir ese objetivo de la empresa. Y si el rendimiento no se mide de forma precisa o rápida, las personas pueden perder la motivación o conservar malos hábitos de trabajo. Una representante de ventas cuyo bono se cuenta solo una vez al año no tiene forma de saber dónde se encuentra seis meses después del nuevo año. Puede que no se dé cuenta hasta demasiado tarde de que sus técnicas están fuera de lugar.

Los nuevos sistemas de control proporcionan a los administradores las herramientas necesarias para resolver los problemas existentes, pero lo que es más importante, les permiten dar un paso atrás y repensar lo que quieren que haga un sistema de control. Estas son algunas de las nuevas opciones.

Presupuestos significativos

Debido a que los presupuestos identifican en detalle las tareas individuales y de unidad, los gerentes los utilizan para indicar a las personas qué se espera de ellas y, cuando los individuos ayudan a desarrollarlas, los presupuestos vinculan a esas personas con los objetivos de la organización. Cada espacio en blanco de un formulario de presupuesto obliga a una pregunta a la mente del gerente. Pero con la tecnología antigua, el tiempo necesario para llenar los espacios en blanco impedía a los gerentes probar una serie de respuestas y mirar hacia el futuro para ver las implicaciones de cada una.

La nueva tecnología de hojas de cálculo no solo acelera el proceso de elaboración de presupuestos al permitir a los gerentes conectar números más rápido, sino que también mejora la calidad de esos presupuestos al permitir a los gerentes examinar una amplia gama de escenarios hipotéticos y comparar los resultados. Si una empresa está tratando de proyectar ingresos, por ejemplo, puede pasar por varias iteraciones basadas en posibles cambios en el mercado.

La primera ejecución podría suponer un cambio regulatorio que impulse las ventas de un producto; en otro, la ausencia de la nueva ley hace que las ventas se mantengan sin cambios. Mediante el uso de modelos informáticos para probar varios supuestos, los gerentes pueden pensar más detenidamente sobre los planes y gastos asociados a ellos, y seguir estas ideas hasta sus conclusiones lógicas. De esta manera, la tecnología impulsa a la administración a anticiparse mejor y prepararse para futuras contingencias. Además, dado que los presupuestos unitarios individuales se pueden consolidar casi inmediatamente en planes financieros corporativos generales, el proceso ayuda a las empresas a coordinar diversas actividades.

Además, la nueva tecnología permite a los gerentes actualizar continuamente los presupuestos en función del rendimiento real. Las organizaciones ya no están asociadas a documentos que están inmediatamente desactualizados. Pueden cambiar rápidamente los planes en el midstream en función de los datos de rendimiento. Por ejemplo, una red de telecomunicaciones puede notificar rápidamente a la manufactura para reforzar el inventario a medida que las ventas reales superen la previsión. Del mismo modo, el efecto de los sobrecostos en los beneficios de fin de mes puede proyectarse tan pronto como se produzcan.

La tecnología de la información convierte el presupuesto en un conjunto significativo de instrucciones que optimizan el rendimiento de la empresa en condiciones cambiantes. Un controlador de una gran corporación estadounidense afirma que las hojas de cálculo en línea rápidamente consolidadas para cada departamento y unidad de negocio han mejorado diez veces la capacidad de su empresa para coordinar acciones bajo diversas alternativas. Además, necesita menos personal para cumplir con los plazos presupuestarios.

Adaptaciones al cambio

Las arquitecturas de datos más potentes ayudan a las empresas a adaptarse a los cambios normativos u otros cambios ambientales. Cuando la ley tributaria de 1986 cambió las reglas de juego de las compañías de seguros, un competidor rápidamente capitalizó el cambio. A las pocas semanas de la aprobación de la ley, la compañía lanzó una campaña para educar a sus agentes y clientes sobre las ramificaciones del estatuto. Mientras que las empresas cuyos archivos de clientes estaban orientados a las políticas se esforzaban por entregar un mensaje coherente a sus clientes, el sistema informático de esta empresa producía miles de informes personalizados que explicaban en pocas páginas cómo afectarían las nuevas reglas a los asegurados.

El objetivo del programa era persuadir a los clientes para que devolvieran los préstamos de sus pólizas de vida entera, ya que los intereses del préstamo ya no son deducibles de impuestos y la acumulación del valor en efectivo de una póliza recibe un tratamiento fiscal favorable. (Los clientes, por supuesto, tenían la costumbre de pedir prestado contra el valor en efectivo de sus pólizas a una tasa baja, deducir los intereses de esos préstamos y verter el dinero en letras del Tesoro de alto rendimiento. El efecto neto fue una enorme pérdida de las arcas de la empresa). Esta innovadora empresa está logrando convencer a sus clientes para que devuelvan millones de dólares por sus préstamos y, al mismo tiempo, está generando nuevas ventas masivas de seguros de vida de prima única, que es líquido y no imponible según la nueva ley. La capacidad de responder al cambio medioambiental está generando un buen dividendo.

Soluciones para producción

El aumento de la potencia y la versatilidad de los nuevos sistemas de control ayudan a los gerentes a identificar los puntos problemáticos en sus operaciones administrativas, de campo o de fábrica.

Uno de los usos más amplios de la IT es en las instalaciones de producción, donde los sistemas de monitorización realizan un seguimiento de los errores por hora, marcan el tiempo de inactividad de los equipos, miden las velocidades de las máquinas y evalúan la productividad de los trabajadores, lo que permite a los gerentes solucionar los problemas de producción antes de que se conviertan Los sistemas convencionales obligan a los administradores a confiar en que alguien detectará la variación en la producción de una máquina o a esperar hasta que un equipo se rompa por completo. Pero los sistemas modernos pueden detectar incluso la más mínima desviación en el rendimiento humano o en la máquina. La detección precoz permite una corrección temprana, mejorando así la economía de la fabricación.

Abundan los ejemplos de esta aplicación. Un fabricante de cigarrillos ha instalado un sistema automatizado que saca regularmente los cigarrillos de la línea y los somete a 20 pruebas, señalando la menor inconsistencia en la calidad. Las empresas papeleras utilizan sofisticados dispositivos de monitorización para detectar variaciones en el grosor o el color del papel que son invisibles para el ojo humano. La precisión con la que estas máquinas detectan pequeños defectos significa que los trabajadores pueden ajustar rápidamente el equipo, o sus propias tareas, según sea necesario.

Datos para realizar la venta

La tecnología de la información puede ayudar a la administración a alinear las medidas de control e incentivos de ventas con las realidades del mercado. No usar esa habilidad puede tener resultados vergonzosos. Un importante banco minorista envió recientemente a vendedores a llamar a clientes exclusivos con la intención de vender nuevos productos financieros. Lamentablemente, el banco carecía de datos sobre las existencias totales de cada cliente. Cuando por ignorancia de estas existencias, los vendedores promovían productos que eran tremendamente inapropiados para los clientes, su imagen como asesores financieros se vio rápidamente socavada. El banco debería haber realizado primero la inversión en sus sistemas de control. Los sistemas anticuados habían frustrado los esfuerzos por satisfacer mejor las necesidades de los clientes y, en última instancia, el banco tuvo que cancelar su campaña bien concebida pero mal ejecutada.

Algunas empresas han utilizado la IT para extender sus tentáculos de ventas cada vez más cerca del cliente sin renunciar a la coordinación y el control en la parte superior. Los bancos y las agencias de viajes, por ejemplo, utilizan sistemas informáticos para ejecutar transacciones en sitios remotos y publicarlas instantáneamente en archivos centralizados. Los cajeros automáticos y las terminales de agencias de viajes han permitido a estas empresas innovadoras trasladar el punto de compra más cerca de los clientes, manteniendo registros oportunos a los que la alta dirección puede acceder fácilmente.

Considere el caso de un oficial de fideicomisos que quiere cortejar a los beneficiarios de un fideicomiso para que cuando el iniciador del fideicomiso muera, el dinero permanezca en el banco. En un banco grande que maneja 10.000 fideicomisos, es probable que la información sobre los beneficiarios, muchos de los cuales son niños, quede enterrada en archivos informáticos o en papel. Con la información adecuada y un sistema automatizado de tickler, el funcionario del banco puede enviarle solicitudes de crédito a medida que son mayores de edad, estableciendo así relaciones tempranas con los herederos. Las oportunidades para remodelar las relaciones con los clientes adoptan muchas formas.

Seguimiento del inventario y las ventas

Los nuevos sistemas de seguimiento de inventario permiten a las empresas realizar un seguimiento continuo de un pedido, actualizar los saldos de las cuentas, supervisar el inventario y alertar a los fabricantes y a los proveedores sobre los próximos requisitos. Las empresas han aplicado estos sistemas al control de diversas formas. Una empresa de letreros eléctricos instaló un sofisticado sistema de control de producción que canalización de los pedidos directamente a la fabricación. Según el antiguo acuerdo, los pedidos tardaban una semana más en llegar a la fábrica. El director de producción nunca supo lo que estaba en proceso, por lo que nunca pudo preparar los materiales y el personal con anticipación. Los cuellos de botella en la producción y los enormes inventarios eran una forma de vida. El nuevo sistema reduce los costos de inventario al eliminar la necesidad de sobreabastecer materiales costosos y garantiza que la capacidad se utilice mejor a lo largo del proceso de fabricación de 22 pasos.

Algunos sistemas amplifican los beneficios de un inventario bajo sin escasez al vincular la función de entrada de pedidos con los proveedores. Un fabricante de automóviles tiene vínculos electrónicos con sus proveedores, que ahora reciben información actualizada del sistema de entrada de pedidos de la empresa. El proveedor puede asegurarse de que los materiales necesarios lleguen a tiempo. El sistema ha demostrado ser tan exitoso que el fabricante ha reducido su inversión en inventario y almacenes, y el ahorro compensa con creces el costo del sistema.

Un sistema de monitoreo de inventario también puede ayudar a los gerentes a llevar el producto al mercado donde mejor se vende. Para ser más útil, el procedimiento debe ser capaz de capturar más información y manipularla rápidamente. Una cadena de tiendas de variedades compró un sistema de inventario basado en escáneres para sus puntos de venta. El antiguo sistema había utilizado una tarjeta perforada al final de cada pila de 12 productos para indicar la necesidad de reordenar. Pero mientras los artículos salían de las tiendas, la gerencia corporativa no tenía idea de qué se vendía en qué áreas o con qué rapidez.

Hoy en día, una varita en el mostrador de caja lee el código de barras de cada artículo vendido, y la sede sondea todas las tiendas del país todas las noches para obtener datos de inventario. De este modo, la dirección puede evaluar las tendencias de los clientes a diario. Un artículo que se entrega rápidamente en 32 ubicaciones exclusivas podría pararse en las tiendas del centro de la ciudad, y viceversa. El nuevo sistema permite a los gerentes adaptar la combinación de productos a la clientela y ayuda a identificar nichos de mercado emergentes que demandan nuevos diseños de productos.

El registro automatizado de pedidos y el seguimiento del inventario pueden ayudar a las empresas a variar sus estrategias de ventas y precios entre regiones o tipos de clientes y mantener informados a sus representantes de ventas sobre los cambios de precios. Una empresa nacional de alimentos con su propia flota de camiones se enfrentaba a un problema difícil: cada región de ventas requería su propia estrategia de precios y cada tienda su propia combinación de productos. Además, la empresa quería basar su estrategia para cada tienda en una combinación de los artículos vendidos y el número de artículos obsoletos que quedaban del día anterior. Claramente, los conductores no podían examinar los registros de los clientes todas las noches ni los nuevos precios de la sede todas las mañanas y aún así se esperaba que hicieran sus rondas.

La empresa instaló microordenadores en más de 1.000 camiones de reparto. Cada mañana, el PC de cada conductor recibe de una computadora central central los precios de la subregión y la combinación de existencias recomendadas. Cada noche, la empresa recibe de cada conductor qué artículos se entregaron y qué artículos obsoletos se retiraron de las estanterías.

Sistemas de incentivos eficaces

La tecnología puede ayudar a los gerentes a crear sistemas de incentivos más eficaces, desde planes corporativos de participación en los beneficios que eliminan las rivalidades internas hasta esquemas que pagan automáticamente bonificaciones a los trabajadores de las fábricas por cumplir los plazos.

Una forma sencilla de sistema automatizado de incentivos en una empresa contará continuamente las comisiones de ventas y permite a los vendedores acceder a sus registros. La revisión de un vendedor de lo lejos que está de cumplir con su cuota puede animarlo a esforzarse un poco más para llegar al límite. Una que encuentra su bonificación sorprendentemente baja puede sorprenderse para que acelere el ritmo.

Además, los sistemas de medición basados en TI pueden identificar y realizar un seguimiento de la contribución de una unidad de trabajo que, de otro modo, no se reconocerá. La industria de la automoción ha encontrado atractiva esta capacidad. El primer distribuidor que visita un cliente suele invertir mucho tiempo en explicar los distintos modelos y demostrar sus características. Pero el cliente puede comprar el coche en un concesionario diferente, que ha trabajado mucho menos pero ofrece un precio ligeramente inferior. Conociendo este patrón, el primer distribuidor puede hacer un trabajo apresurado de educar al cliente y tratar rápidamente de cerrar el trato. Si bien es posible que a los fabricantes de automóviles no les guste esta situación, la estructura de comisiones de la industria, que solo mide las ventas, la respalda. Un fabricante está considerando ahora un sistema de seguimiento de clientes que recompensaría modestamente a un vendedor que hace una presentación inicial aunque otro distribuidor realice la venta.

Algunas organizaciones utilizan sistemas innovadores para influir en los clientes para que compren más. Con un sofisticado análisis en línea, una empresa puede basar los descuentos de un cliente en el volumen total en lugar de en cada pedido. Una empresa de lentes de contacto ofrece inventario de consignación a los concesionarios que pueden entregarlo 13 veces al año. Dado que los ópticos pueden llenar 65% de sus pedidos de ese inventario y se les paga en el acto, se les anima a vender en gran medida desde la línea de ese fabricante. Además, la información rápida indica a la empresa y a los ópticos si las tiendas están en el horario previsto para cumplir con sus cuotas de rotación. Este sistema inteligente aumentó la cuota de mercado de la empresa de lentes.

Antes de irte

Dado que los sistemas de control afectan a todas las áreas de la corporación, los cambios en ellos afectan inevitablemente a la estrategia y a la estructura organizativa. Por esta razón, los gerentes deben pensar detenerse y detenerse en cómo quieren aplicar la IT a la función de control, y deben presionarse para imaginar todas las implicaciones.

La tecnología es neutral desde el punto de vista organizativo. No favorece la centralización por encima de la descentralización. Simplemente ofrece a los altos directivos opciones que no habían tenido antes. Para el fabricante de ascensores, la tecnología trasladó la propiedad de los registros de reparación de las sucursales a las sedes corporativas. Como resultado, los gerentes locales perdieron cierta autonomía. Por otro lado, el sistema de control automatizado del supermercado proporcionó más información a los gerentes de las tiendas, lo que les ayudó a tomar mejores decisiones a nivel de tienda.

Existe el peligro de no tomar tales decisiones conscientemente, ya que se pasa por alto cómo cualquier cambio afectará a las relaciones de denuncia. Quite o añada poder de toma de decisiones puede significar que se necesite un tipo diferente de gerente en algunos puestos. Además, la difuminación del control operativo y de gestión también puede requerir una reestructuración y una redefinición de las funciones de los directivos.

También existe el peligro de no tener en cuenta todas las ventajas estratégicas que se pueden obtener del uso creativo de la información. Un competidor de la industria de los ascensores copió la decisión del otro para centralizar los registros de servicio. Pero la empresa imitadora fue un paso más allá: identificó ascensores que fallaban crónicamente y luego se acercó a los clientes con propuestas para reconstruir esas unidades. El innovador tiene ahora, al menos temporalmente, un mercado completamente nuevo para sí mismo.

El costoso almacenamiento de datos, la recuperación lenta y los sistemas complejos que abruman a sus posibles usuarios son reliquias del pasado. La tecnología existe ahora para transformar el funcionamiento interno de la organización. Hoy es un buen momento para dar un paso atrás y reflexionar sobre si las unidades descentralizadas realmente se adhieren a los objetivos de la empresa y si los sistemas de incentivos están en el camino. ¿Puede la tecnología ofrecer nuevas soluciones a estos problemas? ¿Los planes y presupuestos se hacen rápidamente y se comunican bien? ¿Se toman las decisiones en el lugar correcto? Y si algo cambia, dentro o fuera de la empresa, como siempre ocurrirá, ¿puede el sistema de control adaptarse a los nuevos requisitos?

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