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La pantalla se congeló de nuevo — En medio de una reunión importante

Todos hemos experimentado dificultades técnicas en una llamada de Zoom, pero ¿qué sucede si la pantalla se congela o aparece un texto vergonzoso durante una presentación o reunión importante? A continuación se explica cómo manejar un desglose técnico en el trabajo con gracia: Respira hondo. Su primer instinto es probable que entre en pánico, pero recuerde que no está en peligro, y hay una solución a la mayoría de los problemas. Propio de él. Mire en la cámara y haga saber a su público que está experimentando un problema tecnológico que está fuera de su control. No tengas miedo de reírte de ti mismo. Incluso puede hacer una broma rápida para romper la tensión mientras soluciona problemas. Sepa cuándo reducir sus pérdidas. Si el problema no se puede solucionar, disculpe y explique que se pondrá en contacto con todos para reprogramarlo.
La pantalla se congeló de nuevo — En medio de una reunión importante

Hace unas semanas, estaba dando una presentación en Facebook Live. Era mi evento de lanzamiento de libros y había pasado semanas preparándome. Busqué en Google todos los escenarios posibles que podrían salir mal, junto con cómo resolverlo o evitarlo.

El día del evento, me paré frente a mi computadora con la confianza de alguien que se ha preparado. Arrastré el mouse sobre el botón «Live», hice clic y lo hice durante 20 minutos antes de que mi pantalla se volviera completamente negra. El público podía verme claramente, pero yo ya no podía verlos.

En ese momento, habría sido fácil dejar que mi pánico se hiciera cargo. Mi cuerpo surgió de ansiedad. Me detuve y respiré hondo. Entonces me pregunté: «Si esto le pasara a uno de mis clientes, ¿cómo les enseñaría a través de él?»

Vivimos en un mundo controlado por la tecnología. Siempre surgen nuevos y emocionantes avances: transmisión en vivo, fondos virtuales, aplicaciones de teleconferencia. Hoy en día, incluso tenemos filtros 3D que pueden convertir nuestro entorno en la playa o nuestros rostros en gatos adorables. Si bien estos cambios son, en cierto modo, extraordinarios, también vienen con el potencial de contratiempos inesperados. Errar puede ser humano, pero nuestra tecnología arruina tan a menudo como nosotros, y en nuestro nuevo mundo virtual-todo, todos podemos —y probablemente será— ser víctimas de eso.

Cuando te toca sufrir a manos de una avería técnica, necesitarás saber cómo manejarlo con gracia, especialmente si ocurre en el trabajo. Lamentablemente, estas cosas tienden a desarrollarse en los momentos más inoportuno. Pero mantenerse compuesto, incluso si la situación es embarazosa, le mostrará a sus colegas (y a su jefe) que usted sabe cómo mantener la calma bajo presión, mostrar el control y manejar escenarios inesperados de forma creativa.

La próxima vez que la tecnología falle durante una reunión de trabajo o presentación, mantenga la calma siguiendo estos pasos.

1) Tome una respiración profunda.

Esto es más fácil decirlo que hacerlo. Si una situación toma un giro rápido para lo peor: el ordenador se vuelve negro, un texto vergonzoso aparece en la pantalla, su compañero de cuarto se carga en la habitación con su bata de baño, su instinto natural puede estar en pánico.

Cuando la gente se siente amenazada, nuestros instintos animales se instalan y nuestros cuerpos naturalmente cambian al modo de «combate o vuelo». Empezamos a sudar. Nuestros corazones laten más rápido y el oxígeno se precipita hacia nuestros músculos. Algunos de nosotros podemos ocultar nuestro miedo y malestar bajo la emoción superficial de la ira. Otros pueden congelarse o sentir el impulso de huir.

La próxima vez que te pase esto, recuerda que tu miedo es normal. Es solo tu respuesta de estrés biológico a un evento que percibes como peligroso, incluso si no es potencialmente mortal. También recuerda que nadie quiere presenciar que pierdes los estribos por un resbalón técnico. La forma en que responda indicará a sus colegas su capacidad, o incapacidad, para manejar situaciones difíciles, ahora y en el futuro.

Para volver a enfocarse, comience por tomar una respiración profunda. Incluso puedes apagar la cámara si necesitas un momento privado. Mira a tu alrededor y recuérdate que no estás realmente en peligro. Esto le ayudará a calmar su mente y recordar que la mayoría de los problemas se pueden resolver.

2) Propiételo.

Una vez que disminuya la velocidad y obtenga un poco más de enfoque, aborde el problema abiertamente con su audiencia. Por ejemplo, cuando ocurrió mi revés, le expliqué con calma: «Sólo quiero tomarme un momento para hacerles saber a todos que mi pantalla se volvió negra y que no puedo ver a nadie ni dónde estoy posicionado. No estoy seguro de si alguien puede verme, así que dame un minuto para consultar con mi equipo».

Sea cual sea el escenario, mira la cámara mientras hablas para simular el contacto visual con los que lo ven. Hablar en un tono casual, como si estuvieras hablando con un amigo, te ayudará a encontrarte como natural y desarrollar una relación más orgánica con tu público. Especialmente si usted está organizando un evento o presentando a un grupo de compañeros, recuerde que a la gente le encanta conectarse con la persona «en el escenario».

Si usted tiene directamente la propiedad de que está experimentando un problema tecnológico, que está fuera de su control, y que los errores suceden y son aceptables, se encontrará como más vulnerable, y por lo tanto, humano. La vulnerabilidad es una emoción con la que todos pueden relacionarse.

De hecho, cuando reconocí mi propio colapso técnico, la gente empezó a enviarme emojis de corazón para animarme y retroalimentación sobre cómo podría ser capaz de resolverlo.

3) No tengas miedo de reírte de ti mismo.

Ahora que se ha hecho una conexión personal con su audiencia, puede bajar la guardia un poco y añadir un poco de risa (si es genuina). Una pequeña broma mareada suele ser una manera perfecta de aliviar la incomodidad de la situación mientras trabajas hacia una resolución.

Tu objetivo aquí es romper la tensión mostrando que puedes estar «abajo a la tierra». Por ejemplo, si un texto vergonzoso de su compañero suena a la pantalla durante una presentación, respira hondo, reconozca, haga una broma rápida y avance. Podrías decir: «Y es por eso que es importante apagar el teléfono durante las presentaciones… pasando a mi siguiente punto muy importante». Si su compañero de cuarto entra en el fondo de su oficina tocando la guitarra aérea, bromea: «Él estará tomando preguntas y firmando autógrafos después de la presentación. Siguiente diapositiva, por favor.»

Cuando mi propia pantalla se volvió negra, bromeé: «Lo siento por esta interrupción. Es por eso que soy un entrenador de desarrollo ejecutivo y personal y no en una persona de IT». De esta manera, pude establecer una conexión más profunda con el público tanto a través del humor como compartiendo información personal sobre mí que tal vez no hayan conocido.

Si bien cada uno de estos ejemplos es único, se obtiene la idea general. La risa reúne a la gente, y tener el valor de reírse de ti mismo es algo bueno. Mostrará a sus colegas que está lo suficientemente seguro como para no tomarse demasiado en serio y que no le teme un poco de humildad.

4) Saber cuándo terminarlo.

Habrá momentos en los que un problema técnico no puede ser resuelto, y usted simplemente necesita terminar su reunión. Cuando esto suceda, comienza disculpándose por las cosas que están fuera de tu control y explica que una vez resuelto el problema, te pondrás en contacto con todos para reprogramarlo.

Si usted está tratando con un evento virtual que no puede ser reprogramado, informe al público que lo hará por correo electrónico y considere ofrecerle un reembolso (si corresponde) u otra forma de compensación (como la entrada gratuita a un evento de seguimiento).

Lo mejor es reducir sus pérdidas tan pronto como sepa que el problema es insoluble, en lugar de arrastrar el evento y perder el tiempo de la gente.

Dicho esto, si su evento virtual o presentación es muy importante, le recomiendo que planee con anticipación tener a mano una persona de IT. Si algo aparece, es posible que puedan ayudarle a abordarlo rápidamente.

Cuando mi pantalla se volvió negra, supe que no había nada que pudiera hacer para solucionar el error técnico. Sin embargo, tuve la suerte de tener un equipo de IT presente, lo que me permitió mantener la calma y gestionar a mi audiencia. Aunque no había nada que nadie pudiera hacer para resolver el problema de Facebook, mis espectadores aún pudieron comunicarse conmigo y mi equipo se aseguró de que fuera visible en pantalla.

Antes de tu próxima reunión virtual, lee esta lista de consejos para recordarte que ocurren dificultades técnicas, y cuando lo hagan, tu valor predeterminado no tiene por qué estar en pánico. Recuerde que siempre hay una solución, incluso si está reprogramando su evento. La situación puede estar más allá de su área de experiencia, pero usted siempre está en control de sí mismo y de la confianza que usted muestra. Mostrar su auténtico yo captura los corazones de su audiencia. Relájate, y nunca olvides que está bien reír.


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