La manera correcta de cortar a la gente en las reuniones

"¡Medusa!"

La manera correcta de cortar a la gente en las reuniones

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La manera correcta de cortar a la gente en las reuniones

Has pasado horas preparándote para la reunión. Los objetivos son claros. La agenda es apretada. El material pertinente se distribuyó a los asistentes con antelación. Los teléfonos inteligentes se guardan, y su equipo parece enfocado y listo para trabajar.

Comienza la conversación, pero después de 10 minutos de buena discusión sobre el primer punto de la agenda, alguien sale en una tangente que, aunque interesante, sólo está marginalmente relacionada con el tema designado. Luego otra persona salta a elaborar, y los dos empiezan a hablar en detalle sobre cuestiones relevantes sólo para ellos. Otros asistentes empiezan a sintonizar. Ahora han pasado 20 minutos, y no has hecho ningún progreso.

Todos hemos visto escenas como esta jugar, ya sea en una reunión de una hora o en un viaje de varios días fuera del sitio. Los participantes se apartan del tema o llevan la conversación a las malas hierbas, y como nadie se siente cómodo haciendo nada al respecto, los temas críticos de la agenda quedan intactos. De hecho, las investigaciones sugieren que «salir del tema» es el desafío número uno para satisfacer la productividad. Cuando los líderes o compañeros intentan intervenir, a menudo es después de que ha pasado demasiado tiempo (ya que han esperado la oportunidad perfecta para interrumpir), y el enfoque típico: «Esto es realmente interesante, pero ¿puedo sugerir que volvamos al tema en cuestión?» — deja a todos sintiéndose incómodos.

Afortunadamente, hay una solución simple a este problema: la palabra «medusas». Las medusas son, por supuesto, esas criaturas de aspecto gracioso sin cerebro, sin sangre, y sin corazón que se han desviado a lo largo de las corrientes oceánicas durante millones de años. Usamos la palabra para prevenir reuniones de la deriva.

Así es como funciona. Al comienzo de su reunión, introduzca la regla básica de las medusas: si algún participante siente que la conversación se está alejando del curso o profundizando en un nivel inapropiado de detalle, puede y debe emplear la palabra para indicar esa opinión. Simplemente diga «medusas» o «creo que estamos teniendo un momento de medusa» o «Caramba, ¿acabo de ver una medusa nadando?» Es un punto de encuentro para «¿Por qué no sacas esto fuera de línea? Al resto de nosotros nos gustaría que nos devolviéramos nuestra reunión».

De todas las cosas, ¿por qué las medusas son tan efectivas?

En primer lugar, es seguro. La palabra es simple y divertida, y si se configura correctamente al inicio de una reunión, tiene el mismo efecto que otras formas más tradicionales (y menos cómodas) de interrumpir y redirigir la conversación. Por supuesto, puedes elegir otra palabra similar tonta, pero hemos estado usando esta durante años y hemos descubierto que la gente —de hecho, organizaciones enteras — la aceptan rápidamente.

En segundo lugar, es accesible. Cualquiera puede invocarlo. El propietario de la reunión o el facilitador puede ser el primero en usarla, pero no tienen por qué ser el único. Cualquier participante puede preguntar: «Esto se siente como medusa. ¿Estás de acuerdo?» incitando a la persona o personas de la tangente a preguntarse si están utilizando bien el tiempo del grupo.

En tercer lugar, se eleva conciencia. Cuando los participantes en la reunión saben que se usarán medusas, no pueden evitar ser más conscientes de sí mismos acerca de mantenerse en el tema. En muchos casos incluso hemos visto a los asistentes llamar medusas por sí mismos.

Cada vez que los grupos se reúnen, la gente inevitablemente se aleja del tema o profundiza en las malas hierbas, a menudo sin saberlo. En décadas de ayudar a los clientes a realizar mejores reuniones, hemos encontrado que «medusas» es una de las formas más efectivas de mantener la discusión en el objetivo.