Nos encanta odiar las reuniones. Y con una buena razón: obstruyen nuestros días, lo que dificulta hacer trabajo en las brechas, y muchos se sienten como una pérdida de tiempo. Hay muchos consejos ahí fuera sobre cómo dejar de pasar tanto tiempo en las reuniones o hacer un mejor uso del tiempo, pero ¿se mantiene en realidad? ¿Realmente puedes hacer que las reuniones sean más efectivas y recuperar el control de tu calendario?
Paul Axtell, que ha trabajado durante 35 años como consultor de efectividad personal y escribió Las reuniones importan: 8 estrategias poderosas para conversaciones notables, dice que este es un problema importante para casi todos los gerentes con los que trabaja. «La gente ha dimitido absolutamente. Han renunciado a la esperanza de que pudiera ser diferente. La gente está buscando tácticas, consejos e ideas trucas y no siempre funcionan», dice. Le pregunté a Axtell y Francesca Gino, profesora de Harvard Business School y autora de Descarrilado: por qué se descarrila nuestras decisiones y cómo podemos cumplir con el plan si gran parte de la sabiduría convencional es cierta.
1. «Mantén la reunión lo más pequeña posible. No más de siete personas».
Por supuesto, no hay número mágico. Aunque la investigación no apunta a un número preciso, «hay pruebas que sugieren que mantener la reunión pequeña es beneficioso», dice Gino. Por ejemplo, eres mejor capaz de aprender el lenguaje corporal. «En un grupo de 20 personas o más, no puedes hacer un seguimiento de las sutiles señales que necesitas tomar», dice Axtell. Y si quieres que la gente tenga la oportunidad de contribuir, debes limitar la asistencia. Axtell dice que en su experiencia limitarlo a cuatro o cinco personas es la única manera de asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar en una reunión de 60 minutos.
El desafío de las reuniones grandes no es solo que todos no tengan la oportunidad de hablar, sino que muchos de ellos no sentirán la necesidad de hacerlo. «Cuando hay muchas manos disponibles, la gente trabaja menos duro de lo que debería», explica Gino. «La investigación en psicología social ha demostrado que cuando las personas realizan tareas grupales (como lluvia de ideas o discutiendo información en una reunión), muestran una disminución considerable del esfuerzo individual que cuando se desempeña sola». Esto se conoce como» loafing social» y tiende a empeorar a medida que aumenta el tamaño del grupo.
Esto no quiere decir que su reunión de 20 personas esté condenada al fracaso. Solo tienes que planificar mucho más cuidadosamente. «El grado de facilitación tiene que aumentar», dice Axtell. Debes ser más atento a la hora de obtener información del grupo y leer a la gente en la sala. «Necesitas a alguien que sea magistral en la gestión de la conversación».
2. «Prohibición de dispositivos».
Ambos expertos están de acuerdo en que es una buena idea, por dos razones. En primer lugar, los dispositivos nos distraen. Gino señala que muchas personas piensan que pueden realizar varias tareas: terminar un correo electrónico o leer tu feed de Twitter mientras escuchan a alguien en una reunión. Pero la investigación muestra que realmente no podemos. “ Investigaciones neurocientíficas recientes deja muy claro el punto sobre este tema. La multitarea es simplemente una actividad mítica. Podemos hacer tareas sencillas como caminar y hablar al mismo tiempo, pero el cerebro no puede manejar la multitarea», dice Gino. «De hecho, los estudios muestran que una persona que intenta realizar multitareas tarda un 50% más en realizar una tarea y comete hasta un 50% más de errores».
Y para empeorar las cosas, aquellos que recogen sus dispositivos durante las reuniones pueden ser los peores multitarea. «La investigación revela que cuanto más tiempo pasan las personas utilizando múltiples formas de medios simultáneamente, menos probabilidades tienen de tener un buen desempeño en una prueba estandarizada de habilidades multitarea», explica Gino.
La segunda razón para prohibir los dispositivos es que distraen. otros . Recientemente, Gino realizó una simple encuesta que evaluó si la gente pensaba que buscar un teléfono, publicar un estado en Facebook o escribir un tuit durante una reunión era distraído o socialmente inapropiado. Los sujetos «encontraron que la misma acción era mucho más problemática si su amiga o colega se dedicaba a ella, pero no encontraron que fuera muy problemática cuando eran los que (discutiblemente) eran groseros», dice. Estos resultados sugieren que nos sentimos molestos cuando otros están en sus dispositivos durante una reunión. «Sin embargo, no nos damos cuenta de que nuestras acciones tendrán el mismo efecto en los demás cuando somos nosotros los que participamos en ellas», dice. Esto es lo que Axtell ve en la práctica: que la gente se siente herida o insultada cuando alguien busca su teléfono, especialmente si esa persona es un líder senior. «Si estás presentando o hablando de una idea y ves a un alto directivo en su teléfono, duele», dice.
Sin embargo, hay algunas buenas razones para utilizar la tecnología en una reunión, dice Axtell. Es posible que desee tomar notas o recuperar material de referencia. «Tal vez necesiten estar disponibles porque algo importante está pasando en sus vidas», dice. Pero si no estás haciendo ninguna de estas cosas, apaga tu teléfono o tablet y presta atención.
3. «Manténgalo lo más corto posible, no más de una hora».
Las investigaciones muestran que hay ventajas para mantenerlo más corto. Por ejemplo, la gente se mantiene más concentrada. «Los estudios clásicos han descubierto que los grupos ajustan tanto su ritmo de trabajo como su estilo de interacción en respuesta a plazos y limitaciones de tiempo», dice Gino. Por ejemplo, un estudio mostró que «los grupos que resuelven problemas se comunicaban a un ritmo más rápido y utilizaban procesos de toma de decisiones más autocráticos bajo alta presión temporal que cuando la presión temporal era baja».
«Una vez que la gente se da cuenta de que estás ajustado a tiempo, dejan de hacer preguntas o hablar y se centran en hacer el trabajo», dice Axtell.
Esto no significa que debas intentar meter cada reunión en 30 minutos. Axtell advierte que hay conversaciones que requieren más tiempo y que no deberías apresurarte sobre temas. «Si el propósito de tu reunión es hablar a través de algo, necesitas darle tiempo suficiente a la gente para expresar sus opiniones, basarse en las ideas de los demás y llegar a una conclusión», dice. La presión del tiempo hará que esto sea más eficiente, pero no querrás que el tiempo sea tan corto como para truncar conversaciones importantes.
4. «Las reuniones de pie son más productivas».
Si bien algunos pueden sentir que esto es un truco, Gino señala que hay datos empíricos que demuestran el trabajo de las reuniones de pie. En este estudio (que se hizo en 1999 antes de que las reuniones de pie fueran un elemento básico en la mayoría de las oficinas), Allen Bluedorn de la Universidad de Missouri y sus colegas concluyeron que eran aproximadamente un 34% más cortos que las reuniones sentadas, pero produjeron las mismas soluciones.
Axtell considera que este tipo de soluciones son alentadoras. «Me gusta que la gente esté tratando de hacer algo audaz para cambiar las reuniones: salir a caminar, ponerse de pie», dice. Pero, advierte, no dejes que el formato te distraiga de hacer lo que realmente importa: organizar una reunión efectiva. «Prefiero que la gente tenga las agallas de decir: ‘Voy a dirigir bien esta reunión’. Planifique con anticipación, prohíba las distracciones,.»
5. «Asegúrate de que todos participen y llame en frío a aquellos que no lo hacen».
Algunas personas pueden querer hablar, pero no sienten que pueden hacerlo a menos que se les pregunte, dice Axtell. Esto puede deberse a «razones culturales, barreras lingüísticas o disposición general». Las personas que se detienen a menudo tienen la mejor perspectiva de la conversación y definitivamente necesitan ser sacadas.
Hacer que todos contribuyan no solo es bueno para el resultado final de la reunión, sino también para los propios participantes. A la gente le gusta saber que sus opiniones están siendo escuchadas y consideradas, dice Gino. Y, «con solo pedir su opinión a la gente de la reunión, va a aumentar su compromiso con los temas que se están discutiendo».
Para las personas que se sienten demasiado puestas en el terreno, puedes hablar con ellos con anticipación y decirles que esperas que contribuyan. De esa forma, tendrán tiempo de planear lo que dirán. Luego, en la reunión, es posible que tengas que pedir su perspectiva, pero estarán preparados para hacerlo.
6. “ Nunca celebre una reunión solo para actualizar a la gente».
«Si ya te encuentras para temas que valen la pena, puedes hacer una actualización rápida», dice Axtell. Podrías decir al final,¿Hay algo de lo que el grupo deba tener en cuenta antes de irnos? ¿Está ocurriendo algo en su departamento de lo que otros deben saber? «Pero si solo se reúne para transferir información, reconsidere su enfoque. ¿Por qué dedicar un tiempo valioso diciendo algo que puedes enviar por correo electrónico?» dice Axtell.
Y las reuniones de actualización no son solo una pérdida de tiempo. Gino explica que investigación de Roy Baumeister, Kathleen Vohs y sus colegas sugiere que tenemos una cantidad limitada de lo que llaman recursos «ejecutivos». «Una vez que se agotan, tomamos malas decisiones o decisiones», dice Gino. «Las reuniones de negocios requieren que las personas se comprometan, se centren y tomen decisiones, prestando poca o ninguna atención al agotamiento de los recursos cognitivos finitos de los participantes, especialmente si las reuniones son largas o demasiado frecuentes», afirma Gino. Ella encuentra algo similar en su propia investigación: que «el agotamiento de nuestros recursos ejecutivos puede incluso conducir a un mal juicio y un comportamiento poco ético». Así que si puedes evitar programar otra reunión, deberías hacerlo.
7. «Siempre establezca un orden del día con anticipación y tenga claro el propósito de la reunión».
Es difícil imaginar consejos más sólidos sobre las reuniones. Axtell y Gino están de acuerdo en que el diseño de la reunión y establecer un orden del día antes de tiempo es crítico. «Deberías explicar lo que va a pasar para que los participantes vengan a saber qué van a hacer», dice Axtell. En su libro, Adetracado, Gino habla de que la falta de un plan de acción claro suele ser la razón por la que los grupos se descarrilan en la toma de decisiones. «Tener un plan nos da la oportunidad de aclarar nuestras intenciones y pensar en las fuerzas que podrían dificultar el logro de nuestros objetivos», dice.
Hay muchos datos que muestran cuánto tiempo estamos desperdiciando todos en las reuniones. Pero no necesitas investigación para demostrar lo que sabes intuitivamente. La próxima vez que necesites reunir a un grupo, haz lo mejor que puedas para aprovechar bien el tiempo de todos, incluido el tuyo.
