Todos sabemos que hay un precio que pagar por una mala primera impresión: Un apretón de manos fleco transmite baja confianza; un traje arrugado te hace parecer perezoso; el exceso de compartir se convierte en inestabilidad emocional. ¿Pero alguna vez piensas en la primera impresión que causan tus reuniones? Reiniciar reuniones con frecuencia para los rezagados envía el mensaje de que los participantes tienen más control que usted. Los temas abiertos a discusión sin un propósito claro son secuestrados por participantes con una agenda más clara que la tuya. Los monólogos validan los temores de todos de que su reunión va a ser tan valiosa (y tan brillante) como ver una hora de C-SPAN.
Si desea tener una reunión más productiva, concéntrese en una apertura fuerte. Un buen comienzo de una reunión es como una obertura: establece el tono, introduce los temas principales y proporciona una vista previa de lo que se puede esperar. Estas son algunas de las prácticas recomendadas para comenzar su próxima reunión:
Aclarar el propósito de la reunión. Es increíble cuánto tiempo se invierte en reuniones donde nadie realmente sabe por qué la reunión está sucediendo. Recuerde indicar el propósito de la reunión en el orden del día y luego reiterarlo al comienzo de la reunión. Diferenciar entre sesiones de generación de ideas y foros de toma de decisiones; reuniones separadas que impulsan el pensamiento estratégico a largo plazo de aquellos que impulsan la acción a corto plazo y (Para obtener más información sobre cómo crear reuniones aptas para fines específicos, consulte «Una guía paso a paso para estructurar mejores reuniones.») Mientras estás en ella, hablar de lo que la reunión no es acerca de. «Esta es nuestra sesión mensual de creación de capacidad. Estamos trabajando en el negocio de hoy, no funciona en él. Cualquier problema táctico debe presentarse hasta la revisión de operaciones del miércoles».
Sea específico sobre el propósito de cada tema del programa. Aunque los tipos de temas del programa de una reunión deberían ser similares, podrían estar en diferentes etapas y, por lo tanto, requerir una conversación muy diferente. Antes de cada tema del programa, tómese un momento para aclarar el objetivo. Si su objetivo es la generación de ideas, dígalo, y facilite la discusión apropiadamente. No permitas que los miembros del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido si estás tratando de fomentar el pensamiento original. En cambio, si un tema requiere una decisión, tenga claro los criterios de decisión y el proceso. Especifique si todos pueden votar o si una persona es dueña de la decisión y está buscando recomendaciones. «Barb es el dueño de esta decisión, así que voy a pedirle a Barb que detenga la discusión cuando tenga lo que necesita para hacer la llamada».
Pida a las personas que filtren sus contribuciones. Otra forma de establecer la pauta al comienzo de una reunión es decirle a la gente qué nivel de compromiso espera de cada una de ellas. Puede citar la Investigación MIT que descubrió que la inteligencia colectiva de un equipo se predice por la forma en que participan igualmente los miembros del equipo. Pida a los participantes que modulen sus contribuciones (ya sea hacia arriba o hacia abajo) para que tomen la mayor cantidad de tiempo de emisión que todos los demás. Pida a los participantes que se abstengan de simplemente ponerse de acuerdo entre sí. Se puede decir: «Estoy buscando diferentes perspectivas y nuevas formas de pensar. Voy a seguir adelante si todos estamos de acuerdo».
Reiterar cualquier regla fundamental importante. Si su equipo ha dedicado tiempo a desarrollar reglas básicas (lo cual recomiendo encarecidamente que lo haga), utilice el tiempo al comienzo de la reunión para recordar a todos aquellos que todavía son aspiracionales. Demasiados equipos se esfuerzan por definir las reglas básicas y nunca más hablar de ellas. No exagere, pero elija una regla básica que cree que será particularmente destacada para su discusión. Por ejemplo, digamos: «Sé que hoy estamos hablando de algunos temas delicados. Solo un recordatorio de que todos nos hemos comprometido a empezar con una suposición positiva».
Diríjase de comportamiento pasivo-agresivo. Una razón por la que las reuniones son tan aborrecidas es que tienden a continuar y seguir, pero no exponen los problemas reales que necesitan ser resueltos. Muchos equipos utilizan la reunión antes de la reunión y la reunión después de la reunión para poner a la luz los problemas espinosos o impopulares. Eso hace que la reunión en sí misma sea una completa pérdida de tiempo. Abordar el riesgo de un comportamiento pasivo-agresivo de forma explícita pidiendo que los problemas se aborden en la reunión, no después de ella. No es un enfoque a prueba de fallos, pero convocar discusiones difíciles o polémicas al comienzo de una reunión, y pedir a la gente que comparta sus puntos de vista francamente, aumentará la probabilidad de que usted tenga los temas sobre la mesa en lugar de dejarlos para chismes en el pasillo más tarde.
Decidir si va a mesa redonda. Sería negligente si no me refería al controvertido tema de las mesas redondas. Por mesa redonda, me refiero a la parte de la reunión donde cada participante comparte una actualización de estado. Las mesas redondas son notoriamente malas para absorber tiempo, añadir poco valor y proporcionar una plataforma para que los miembros del equipo nervioso justifiquen su sueldo. Si eso es lo que está pasando en tu mesa redonda, deshazte de ella. Si, por el contrario, está dispuesto a redirigir su mesa redonda para abordar selectivamente cuestiones relacionadas con el tema de la agenda, entonces debe hacerlo. Solo sea estricto en los límites de tiempo y detenga a cualquiera que salga del tema: «Es nuestra reunión estratégica trimestral, por lo que el tema de la mesa redonda de hoy es la única tendencia que te excita o te asusta».
Es probable que usted asista a demasiadas reuniones. Es aún más probable que asistas a demasiados malo reuniones. Por lo general, puede decir dentro de los dos primeros minutos si la reunión va a ser un buen uso de su tiempo. Si está dirigiendo el programa, asegúrese de que su reunión tenga una gran primera impresión centrando a todos en el valor único que se supone que deben agregar, enfatizando la diversidad de pensamiento y filtrando los tiempos apestosos. Hazlo y descubrirás que tus reuniones ganan una excelente reputación y en realidad ayudan a hacer el trabajo.
