Haz que las reuniones funcionen: lucha contra el PowerPoint

¡PowerPoint Overload! Cien veinte minutos Snoozefests! Conclusiones no concluyentes! Todos sabemos cómo las reuniones pueden salir mal. En este quinto en una serie de publicaciones sobre productividad personal, Bob Pozen, presidente emérito de la gestión de inversiones de MFS y profesor de altura de la Escuela de Negocios de Harvard, le informa a Justin Fox cómo estructurar reuniones que no desperdician el tiempo de nadie. JF: Qué […]
Haz que las reuniones funcionen: lucha contra el PowerPoint

¡Sobrecarga de PowerPoint! ¡Ciento veinte minutos de snoozefests! ¡Conclusiones no concluyentes! Todos sabemos cómo pueden salir mal las reuniones. En este quinto de una serie de publicaciones sobre productividad personal, Bob Pozen, presidente emérito de MFS Investment Management y profesor titular de Harvard Business School, dice a HBR Justin Fox cómo estructurar reuniones que no hacen perder el tiempo a nadie.

JF: ¿Cuáles son sus reglas para las reuniones?

En primer lugar, casi todas las reuniones pueden completarse en una hora o como máximo 90 minutos. A los 90 minutos, la gente se apaga, se cansa y deja de prestar atención. Si intenta prolongar una reunión más allá de los 90 minutos, los rendimientos decrecientes son asombrosos.

En segundo lugar, debe entregar los materiales de la reunión el día anterior o la noche anterior por correo electrónico. Todos los materiales deben tener un resumen ejecutivo de una página y se debe suponer que todos han leído al menos el resumen antes de que comience la reunión.

Hay tantas reuniones en las que los presentadores simplemente recorren 20 o 30 diapositivas de PowerPoint. Pero ya han enviado el material por adelantado a los participantes, por lo que es una terrible pérdida de tiempo. En mi opinión, el presentador debería dar una introducción de cinco o diez minutos para preparar el escenario y plantear las preguntas clave, y dejar el resto del tiempo para la discusión y formulación de un plan de acción.

JF: Si alguien viene con una presentación de PowerPoint, ¿simplemente dices: «Mira, ya me diste esas diapositivas, así que no quiero ver estos PowerPoint?»

Por lo general, los dejo continuar un rato para ver si esto es solo una introducción. Pero si empiezan a seguir adelante, diría: «Mira, ya nos has dado este material, que todos hemos leído. Y hay un análisis realmente excelente en este material. Así que veamos si puedes centrarnos en los puntos clave que tenemos que discutir y decidir».

JF: ¿Cuál es tu estrategia para estructurar una reunión?

Hay dos estilos típicos para dirigir reuniones, los cuales son problemáticos. Uno de ellos es el líder muy abierto que dice: «Vale, vamos a tener las ideas de todos sobre lo que debemos hacer». Pero ese líder no ha dado ninguna estructura a la conversación, por lo que los participantes pueden perder mucho tiempo. El otro tipo de líder es autoritario. Dice: «Esta es mi opinión sobre hacia dónde debería dirigirse este proyecto. Y estos son los pasos que creo que debemos dar». Entonces es probable que los participantes tengan miedo de decir que todo este plan no tiene sentido.

Adopto un tercer enfoque, que podría llamarse la presunción refutable. Está diseñado para centrar la discusión y fomentar el debate. Podría decir: «Esta es la zona en la que realmente necesitamos hacer algo. Pero es un área difícil y hay varias formas de abordar los problemas. Esta es mi visión tentativa del camino que debemos tomar, pero podría equivocarme. Quiero que te sientas libre de estar en desacuerdo y ofrecer alternativas». Y luego tienes que estar dispuesto a descartar o modificar tu plan si alguien se le ocurre uno mejor.

Si a alguien se le ocurre una idea realmente nueva en una reunión, la acepto con entusiasmo. ¿Cuántas veces escuchas una idea totalmente innovadora? Si adoptas nuevas ideas, atraerás a personas creativas para que trabajen para ti porque ven que realmente valoras las contribuciones innovadoras.

JF: ¿Tienes una forma particular de cerrar las reuniones?

Al final de una reunión, siempre preguntaré: «¿A dónde vamos a ir desde aquí? ¿Qué son las tareas pendientes y quién las va a hacer y cuándo se entregarán?» Quiero que los participantes de la reunión se pongan de acuerdo sobre un conjunto de entregas y establezcan su propio calendario. Entonces tendrán un interés de propiedad en el seguimiento, en lugar de seguir mis instrucciones. Y a menudo eligen un horario más agresivo de lo que yo me atrevo a sugerir.

Actualización: Pozen responde a una pregunta sobre las conferencias telefónicas en los comentarios a continuación.

Las publicaciones anteriores de esta serie fueron en rutina diaria, lectura rápida, escritura rápida, y priorización.

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