Gestión de un equipo en 5 zonas horarias

Cómo lidiar con el software de videoconferencia de buggy, y otros obstáculos.
Gestión de un equipo en 5 zonas horarias

Son las 5:00 p.m. en mi casa de Nederland, Colorado, y recuerdo que tengo una reunión de equipo de 6:00 a 7:30 p.m. Tengo que planear la cena familiar en torno a él. Me dirijo a la cocina a preparar un pollo y verduras, cronometrándolos para que se asen y descansen durante mi reunión y podamos sentarnos a comer tan pronto como termine. En Grand Rapids, varios miembros del equipo se unirán a la reunión a las 20:00 horas, después de sus cenas y planes nocturnos. En Hong Kong, serán las 8:00am y Elise y Yushi estarán en el estudio o en casa, ya que el viaje en tren puede llevar un tiempo. En San Francisco, es probable que Meike llame desde el estudio Coalesse. La reunión de hoy es «no París» ya que son las 2:00am y Beatriz dormirá.

En Steelcase, todos entendemos que el ritmo de un equipo global no es una melodía perfecta de 9-5. Pero entender algo puede ser muy diferente a vivirlo. Mi equipo ha crecido cada vez más distribuido en múltiples zonas horarias y regiones del mundo durante los últimos años, y hemos aprendido, a través de la experiencia y la experimentación, algunas formas de aprovechar el valor de un equipo global y, al mismo tiempo, minimizar el dolor y la disrupción que puede crear para nosotros como individuos. Dado que se trata de una experiencia compartida para muchos equipos multinacionales, pensé en compartir cinco buenas prácticas de equipo global que hemos adoptado:

  1. Comparte la carga de las 24 horas del día los 7 días de la semana. Nunca podremos cambiar nuestros ritmos circadianos humanos, aunque algunos de nosotros seamos madrugadores y otros noctámbulos. La separación temporal en un equipo global presenta uno de los mayores desafíos físicos, cognitivos y emocionales. A pesar de todo nuestro «entendimiento» de ser un equipo global, siempre privilegiábamos a Grand Rapids (hora del este de los Estados Unidos) en nuestro calendario de reuniones y hacíamos que los miembros de nuestro equipo de Asia se quedaran despierto hasta tarde. Hace varios meses empezamos un calendario de reuniones rotativo. Cada mes, cada miembro del equipo tiene una reunión por la noche, al mediodía y a primera hora de la mañana, y se pierde una reunión que cae en mitad de la noche. No se espera que ningún miembro del equipo asista a una reunión del equipo entre las 22:00 y las 7:00 horas.
  2. Programe reuniones coherentes para ayudar a las personas lejanas a conectarse. Los encuentros caseros con colegas de todo el mundo siguen siendo limitados por nuestras tecnologías actuales. Hemos aprendido que tener reuniones coherentes en las que las personas puedan conectarse tanto de forma formal como informal es fundamental para fomentar la cohesión del equipo. Nuestro equipo tiene reuniones semanales para proporcionar esta estructura, y las hacemos lo suficientemente largas como para permitir contratiempos en la conexión tecnológica, compartir formalmente el trabajo del proyecto y algo de tiempo para ponerse al día con las vacaciones, las experiencias de viaje o las celebraciones de la etapa de la vida, como compromisos o bebés recién nacidos. También estamos creando un prototipo de una «Hora Social» global en la que se nos invita a llevar café, almuerzo o cóctel, según dónde se encuentre y a qué hora sea, y a pasar el rato juntos en videoconferencia. Todos los equipos deben pensar en lo que podría ser mejor para ellos, pero querrás más puntos de control de los que necesitarías para un equipo completamente ubicado en la misma ubicación.
  3. Utilice tantas herramientas de colaboración como necesite y busque constantemente otras mejores. Las herramientas disponibles para los equipos distribuidos en la actualidad no son perfectas. No existe una tecnología que haga todo lo que necesitamos, así que usamos muchas de ellas para diferentes propósitos, como Google Drive, DropBox, Spark y Murally. Hemos adoptado totalmente Murally (un lienzo de notas adhesivas digital y muy visual) como equipo en el último año y ha mejorado drásticamente la colaboración de nuestro equipo. Seguimos buscando la mejor plataforma de videoconferencia; la telepresencia es limitada ya que siempre tenemos algunos miembros del equipo que se unen desde casa; Skype grupal y Google Hangout son demasiado inestables; GoTo Meeting es más estable pero solo permite seis transmisiones de vídeo y con frecuencia se unen diez personas. Ahora pasamos por segunda vez a una herramienta de colaboración llamada Sococo. Hemos descubierto que se necesita mucha paciencia y flexibilidad para utilizar estas herramientas de forma eficaz y adaptabilidad para cambiar las herramientas en el momento que sea necesario, como dejar una conexión de vídeo inestable y cambiar a una conferencia telefónica porque el ancho de banda en Hong Kong está experimentando latencia.
  4. Presta especial atención a tus compañeros que están hablando por teléfono o por vídeo . En Steelcase, hablamos mucho del concepto de «disparidad de presencia». En las reuniones que unen a las personas a través de diferentes canales de comunicación, las «presencias» individuales no tienen necesariamente el mismo peso en la conversación. Por ejemplo, es más probable que las personas de la misma habitación hablen entre sí y se olviden de la persona en la pantalla de video y de la persona del teléfono con altavoz. Del mismo modo, es más fácil entrar en la conversación como participante distribuido en vídeo que desde el teléfono porque tu presencia visual hace que sea más fácil captar la atención de la gente. Buscamos constantemente nuevas formas de resolver esta realidad de las comunicaciones modernas en Steelcase y, sin embargo, con demasiada frecuencia nuestros propios equipos sucumben a su atractivo al privilegiar a quienes están presentes físicamente sobre los que se unen desde lejos. La herramienta más poderosa para ello es conciencia – recuerde el valor que sus colegas de todo el mundo aportan a la mesa y honrarlos con una inclusión constante en la conversación. Practique el contacto visual con las personas en vídeo, pause suavemente una conversación apasionada en la sala y pida a los participantes remotos que interactúen, o experimente igualando la presencia haciendo que todos llamen a la videoconferencia o a la conferencia telefónica individualmente.
  5. Invierte en unir al equipo a un ritmo regular para fomentar la cohesión del equipo. Ninguna herramienta puede reemplazar estar juntos en la misma habitación. Reúno a mi equipo disperso por todo el mundo dos veces al año para realizar talleres, que han demostrado ser invaluables para renovar los lazos personales, generar confianza y tener experiencias corporales e inmediadas juntas. Tengo tres reglas para estos talleres: debemos construir algo juntos, aprender algo juntos y tener mucho tiempo informal y social. También utilizo estos tiempos para participar en discusiones estratégicas en equipo o en la toma de decisiones, ya que es mucho más eficaz lograr una alineación en torno a cuestiones complejas cuando estamos en la misma sala. Recientemente, todos nos reunimos en París para nuestro taller de primavera y cumplimos todos esos objetivos. Finalizamos el objetivo de nuestro equipo para el próximo año fiscal y desarrollamos nuestro plan de equipo integrado con una clara alineación con nuestra estrategia corporativa y las prioridades del año fiscal (construimos algo juntos). Pasamos una tarde imaginando el futuro de nuestro equipo a través de un ejercicio teatral experimental desarrollado en el Instituto de Presencia de Otto Scharmer en el MIT y otra tarde visitando un museo (aprendimos juntos). Finalmente, comimos mucha buena comida francesa y también probamos algunos vinos locales (tuvimos un tiempo informal y social). Los gastos de viaje de estas dos semanas cada año aumentan el rendimiento de nuestro equipo durante las otras 50 semanas. Un presupuesto de viaje inteligente es un componente necesario para un equipo de alto rendimiento e integrado a nivel mundial.

Todos estos enfoques diferentes se suman a aumentar la empatía de nuestro equipo por los demás. Esta compasión alimenta la confianza, el compromiso y la colaboración, e impulsa nuestro negocio hacia adelante.


Escrito por
Donna Flynn



Related Posts
Lo que no sabemos sobre la gestión soviética

Lo que no sabemos sobre la gestión soviética

Los gerentes occidentales aman a una serie de supuestos no probados sobre la gestión soviética. Los más comunes son: 1. Los soviéticos saben poco sobre la gerencia. Su sistema ha fallado y falló ampliamente. Básicamente, están tratando de un éxito muy limitado para aplicar métodos superiores de gestión occidental. 2. Los sistemas de gestión occidentales y soviéticos son operativamente incompatibles. 3. Los dos [...]
Leer más
Google a China: Suficiente es suficiente

Google a China: Suficiente es suficiente

Cualquier negocio multinacional tiene que aprender a jugar por diferentes conjuntos de reglas en diferentes lugares; Las leyes y poderes que gobiernan la actividad corporativa son diferentes en cada nación, eligen operar. Y en cada negocio multinacional, existen altos ejecutivos con opiniones sobre la justicia relativa de esas leyes. A veces esto se pone [...]
Leer más
¿Qué pasará con su negocio en Hong Kong?

¿Qué pasará con su negocio en Hong Kong?

Los acontecimientos recientes en Hong Kong plantean amenazas significativas para las empresas extranjeras que operan allí, de las cuales 1.300 son empresas estadounidenses. Lo que les suceda exactamente dependerá en gran medida de por qué están en Hong Kong (¿es sólo para el mercado de Hong Kong, para los mercados de China o para Asia en su conjunto?). Pero en cualquier caso, todas las empresas deben tener cuidado de proteger a su personal, considerar posibles escenarios y crear opciones en caso de que se requiera un movimiento importante.

Leer más
¿Pueden las pequeñas empresas ayudar a los países a competir

¿Pueden las pequeñas empresas ayudar a los países a competir

Durante la mayor parte de este siglo, fue un sentido común de negocios que el éxito vino con el tamaño. Luego se produjo la década de 1980, y este poco de la sabiduría gerencial, como la mayoría de los demás, se encendió en su cabeza. Mientras que las corporaciones hinchadas estaban reduciendo, las pequeñas estaban proliferando. Según un hallazgo muy publicitado por el investigador MIT, David Birch, pequeñas empresas de [...]
Leer más

Newsletter

Avanza tu carrera profesional, con el resumen semanal de las publicaciones, un libro de negocio resumido en 10 minutos y entrevistas con líderes de negocio