Este es el post 3 de una serie de publicaciones de blog del estratega de la recesión Darrell Rigby y otros socios de Bain & Company. Le guiaremos a través de las herramientas y estrategias que necesita para sobrevivir a la recesión actual y para mejorar su posición competitiva. Para profundizar y complementar estas publicaciones, proporcionaremos los primeros capítulos, que se pueden descargar gratuitamente aquí por un tiempo limitado y luego disponibles para la venta en Amazon— del próximo libro de Rigby con Harvard Business Press, Ganar en Turbulencia. Entendemos la necesidad de que las empresas comiencen de inmediato. Y aunque nos damos cuenta de que la supervivencia es la principal prioridad de todas las empresas, también sabemos que las descensas presentan oportunidades estratégicas para las empresas bien posicionadas junto con los riesgos inevitables. Nuestro objetivo es ayudarle a navegar por los dos. Para obtener más información sobre esta serie, lea el Memo al cuadro de CEO a la derecha.
Cuando la reducción de costos se convierte en una prioridad urgente, uno de los primeros lugares en los que los ejecutivos buscan ahorros son los gastos generales y administrativos (G&A), los centros de costos que proporcionan funciones de soporte y back-office como finanzas, tecnología de la información y recursos humanos.
La tentación natural es superarlo rápidamente con cortes transversales. No hay duda de que esto eliminará algunos gastos innecesarios y con prisa. Pero a menudo destruye el valor en el proceso. De hecho, los gerentes pueden eliminar involuntariamente las actividades esenciales para impulsar las ventas y los beneficios.
Hay un mejor enfoque. Es casi tan rápido como recortar, y en nuestra experiencia produce ahorros de costos que son sostenibles, típicamente en el rango del 10 al 30 por ciento. También mejora la productividad y la eficacia de las funciones de soporte, lo que a su vez ayuda a aumentar el rendimiento de la primera línea de una empresa, una poderosa ventaja en una recesión.
Comienza con el pensamiento estándar sobre G&A. Llamamos a esto «invertir la pirámide». La pirámide organizativa habitual muestra a los gerentes y empleados de primera línea —las personas que participan en las principales actividades lucrativas del negocio, ya sea sirviendo a clientes o produciendo semiconductores — en la base. Las funciones de apoyo están en el medio, con altos directivos en la parte superior. La rotación de la pirámide enfatiza la importancia de aquellos que realmente proporcionan los productos y servicios que los clientes valoran. Todo está equilibrado en su rendimiento.
Esta perspectiva agudiza el enfoque de la administración en perfeccionar los servicios de apoyo. Las preguntas se convierten en: ¿Cuál de los muchos roles de RRHH ayuda a poner a personas talentosas y bien capacitadas en las posiciones críticas de una empresa? ¿Cuáles de las actividades de TI resuelven problemas que se interponen en el camino de entregar valor al cliente?
Hemos descubierto tres formas principales en que las empresas líderes maximizan los servicios de primera línea y eliminan gastos innecesarios de G&A: reducir, rediseñar y reestructurar.
Para reducir, las empresas aclaran qué funciones de soporte se espera que ofrezcan y eliminen las actividades no esenciales. Algunas empresas utilizan mecanismos internos de precios para ver qué servicios quieren realmente los gerentes de primera línea, en función de lo que están dispuestos a pagar.
El rediseño requiere que las empresas examinen los procesos que prestan servicios de soporte. Pueden racionalizar algunas, a menudo automatizando ciertos pasos, y comprar insumos mejores o de menor costo para otros.
La reestructuración suele implicar la consolidación o la externalización. El objetivo es asegurar que los servicios de apoyo estén ubicados y organizados de tal manera que puedan funcionar de manera más eficaz y al costo más bajo.
Una empresa que empleaba estas «tres R» fue Kyobo Life, una empresa coreana de servicios financieros. Kyobo descubrió que sus típicos agentes de ventas de sucursales dedicaban el 60 por ciento de su tiempo a la asistencia, una función de back-office, y sólo el 40 por ciento en vender. En realidad, Kyobo invirtió en más infraestructura de G&A, en este caso un centro de llamadas, que dinamizó su fuerza de ventas.
Para obtener más detalles sobre cómo Kyobo y otras compañías globales han equilibrado la eficiencia y la eficacia de G&A, lea nuestro extracto del tercer capítulo.
Entre las publicaciones adicionales de esta serie se incluyen:
Ganar en turbulencia: ¿Qué significa la recesión para mi negocio y cómo lo superaré?
Ganar en Turbulencia: Cómo TurboChargar las ventas en tiempos turbulentos
Realice esta breve prueba de diagnóstico y evaluar qué conjunto de acciones para gestionar en la recesión es adecuado para usted. Tome la prueba y reciba una herramienta personalizada que muestre qué palancas puede tirar no solo para sobrevivir, sino también salir adelante en la recesión.
Hernan Saenz es socio en la oficina de Bain & Company en Dallas y líder en la práctica de mejora del rendimiento en América del Norte. Darrell Rigby es socio de Bain en Boston y lidera la práctica Global Retail de la firma.
