Evite el horror del correo electrónico con un retraso de envío de 2 minutos

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La gerente de marketing Grier estaba cansada de que sus colegas interpretaran a la experta en su dominio. Cuando una diseñadora le envió un correo electrónico cuestionando su elección de cotizaciones para un nuevo folleto de productos, ella se acopló.

«¿Qué tal si haces tu trabajo, y yo haré el mío!» Ella escribió de nuevo rápidamente y golpeó «enviar». Una fracción de segundo después, ella deseaba no haberlo hecho. Su mejor yo sabía que una dosis de circunspección la habría salvado del ahora control de daños cara a cara que tenía que ver con un colega ofendido.

¿Cuándo fue la última vez que enviaste un correo electrónico que segundos después deseabas no haberlo hecho? ¿Quizás olvidaste un apego? Tal vez olvidó revisar la ortografía o borrar la pista electrónica debajo de su mensaje que tenía comentarios personales, demasiado personales. O tal vez, como la persona ficticia (pero realista) a la que llamo Grier, estabas irritada, y te diste cuenta de que deberías haber dormido en tu respuesta antes de dispararla?

Es por este tipo de razones que hace varios años decidí poner un retraso de dos minutos en todos los correos electrónicos de mi oficina. Ha venido a mi rescate muchas veces, lo que me permite entrar en mi bandeja de salida y corregir imprecisiones; agregar el archivo de PowerPoint que olvidé adjuntar; o volver a editar un mensaje sensible para matices. Me encantaría decir que es sencillo empezar, pero si usas la versión de Outlook que utilizo, Outlook 2013, tendrás que navegar por la barrena de clics y comandos de un conejo. Vale la pena.

  • Vaya a la pestaña «Inicio» y haga clic en el menú desplegable «Reglas»
  • Seleccione «Gestionar reglas y alertas»
  • En «Reglas de correo electrónico» seleccione «Nueva regla» y en «Empezar desde una regla en blanco» haga clic en «Aplicar regla a los mensajes que envío». Haga clic en «Siguiente», que mostrará las condiciones; no necesita elegir ninguna de estas, simplemente haga clic en «Siguiente» de nuevo.
  • En el menú final (la página «Acciones»), marque «Aplazar la entrega por _ minutos» y rellene el espacio en blanco. Elijo dos minutos, porque a menudo me toma un minuto para darme cuenta de lo que he olvidado!
  • Haga clic en «Siguiente» y complete las excepciones a la nueva regla. A continuación, haz clic en «Siguiente» y «Finalizar» (no olvides este último paso, o todos tus clics serán para nada).

(Para obtener información sobre las diferentes versiones de Outlook, vaya a: support.office.com y buscar» Retrasar o programar envío de mensajes.» Una advertencia: los usuarios informan que no funciona en Outlook para Mac).

Si usas Gmail, estás de suerte, ya que Google acaba de agregar una función de «deshacer enviar», que es mucho más simple. Para habilitarlo:

  • Vaya al pequeño icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione «Configuración».
  • Busque un tercio del camino hacia abajo en la página para la sección «Deshacer enviar».
  • Marque «Activar Deshacer envío» y, a continuación, elija entre 5, 10, 20 y 30 segundos de incapacidad de envío. Una vez más, iría por el intervalo más largo para darle a sus banderas rojas mentales la oportunidad de aletear.
  • Asegúrate de pulsar «Guardar cambios» en la parte inferior.

Tres guardados comunes

Prevenir un pepinillo como el de Grier es una forma en que un envío retrasado puede salvarte de ti mismo. Pero probablemente no sea el más común. En mi experiencia, los tres primeros rescates son de mensajes cruzados, créditos olvidados e ingratitud.

Los mensajes cruzados se producen cuando uno lee correos electrónicos fuera de servicio, respondiendo a una pregunta que un correo electrónico posterior se ha vuelto obsoleto. O, cuando uno responde eficientemente pantallas llenas de correo electrónico fuera de línea durante un vuelo, sólo para sincronizarse horas más tarde y encontrar los criterios cambiados cuando estabas en algún lugar sobre Nebraska. Luego está el correo electrónico del grupo, donde las respuestas se cruzan en el éter, uno con información que afecta al otro.

La exclusión puede ocurrir, involuntariamente, en mensajes que reconocen equipos de base amplia. ¡Maldita sea si uno no se da cuenta, segundos después de hacer clic en enviar, que se olvidó de reconocer al socio de las redes sociales, o al fundador de la compañía!

Mi salvado favorito es de sonar desagradecido. No importa cuánto apreciemos los hombros en los que nos paramos, con demasiada frecuencia nuestros correos electrónicos cortan directamente a la tarea en cuestión. Justo cuando navegan, nos damos cuenta de que queríamos abrir con agradecimiento, y cerrar con aprecio. Por misericordia, un retraso de dos minutos nos da una segunda oportunidad de hacer precisamente eso.

La desventaja

Ningún cambio carece de inconvenientes, y hay al menos dos cuando se trata de envíos retrasados. En primer lugar, en una reunión o en una conferencia telefónica, no se puede distribuir un documento de inmediato. En nuestra era de gratificación instantánea, las personas pueden sentirse frustradas esperando que su correo electrónico borre su bandeja de entrada (¡incluso si son sólo dos minutos!). Por otra parte, al responder al correo electrónico en los aviones hasta que la azafata llame para apagar la electrónica, usted tiene que encontrar maneras de colarse unos minutos adicionales de energía.

Pero estas quejas palidecen en comparación con la ventaja. En un mundo digital, todavía tenemos que pensar antes de hablar, pero con un envío retrasado, podemos repensar después de enviar un correo electrónico.


Escrito por
Katie Smith Milway