El trabajo remoto debe ser (en su mayoría) asíncrono

Una guía para las herramientas que pueden hacer que su trabajo en el lugar de trabajo distribuido.
O trabalho remoto deve ser (principalmente) assíncrono
O trabalho remoto deve ser (principalmente) assíncrono

La transformación digital debe ser un medio para lograr un fin, pero a menudo se confunde con un fin en sí mismo. Esta es en parte la razón El 70% de todos los esfuerzos de transformación digital fallan — porque se hacen únicamente con el propósito de digitalización sin tener en cuenta plenamente el panorama general.

La pandemia aceleró muchas tendencias, desde plataformas de transmisión, comercio electrónico y entrega de alimentos hasta la adopción generalizada del trabajo remoto. Pero en lugar de aprovechar esta oportunidad para mejorar la forma en que trabajamos, la mayoría de las organizaciones simplemente usaron sus oficinas en línea, junto con los malos hábitos que las impregnaban.

Durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones no superaron el nivel dos del fundador de WordPress Matt Mullenweg marco de cinco niveles de equipos distribuidos. En lugar de reuniones consecutivas, las personas recibían llamadas consecutivas de Zoom. En lugar de interrupciones físicas, recibieron más interrupciones a través de Slack o Teams.

A pesar de la eliminación de los tiempos de desplazamientos, las personas terminaron trabajar más horas y de manera menos eficiente que antes, lo que resulta en cargas de trabajo más excesivas y un menor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, dos impulsores clave del estrés en el lugar de trabajo. Hoy, 83% de los trabajadores estadounidenses sufren estrés en el lugar de trabajo, y Gallup descubrió que un número similar de personas en todo el mundo,85% — no se dedican al trabajo.

La pandemia, por supuesto, exacerbó todo esto, ya que este metaanálisis publicado en Naturaleza observa tasas más altas de ansiedad y depresión a nivel mundial debido al Covid-19. Esto es trágico si consideramos que la mayoría de los adultos pasan aproximadamente la mitad de sus horas de vigilia en el trabajo.

Cambiando la forma en que realizamos el trabajo remoto

Se necesita desesperadamente un cambio hacia una mejor forma de trabajar de forma remota. Y ha provocado llamamientos de varios gobiernos y líderes empresariales de todo el mundo para legislar la derecho a desconectar — un derecho humano propuesto con respecto a la desconexión de la comunicación electrónica relacionada con el trabajo durante las horas no laborales, algo que Francia introdujo en 2016. Pero decirle a la gente que cierre la sesión a las 5 p.m., pierde el punto por completo, porque no aborda la razón de la carga de trabajo excesiva y el aumento del estrés, es decir, la forma en que trabajamos.

Las soluciones de curitas bien intencionadas logran poco si las normas tóxicas que roba a los trabajadores del conocimiento la autonomía y el control permanecen vigentes. Podemos ayudar a los trabajadores remotos a controlar sus cargas de trabajo y mitigar los conflictos de equilibrio entre el trabajo y la vida personal al alejarse de la hipercapacidad de respuesta y la comunicación en tiempo real hacia una mayor comunicación asincrónica, el tipo que realmente brinda a las personas la libertad de decidir cuándo y dónde trabajar.

Sin embargo, como James Clear, autor de bestseller hábitos atómicos lo pone, «No alcanzáis el nivel de vuestras metas. Su caída al nivel de sus sistemas».

Las siguientes herramientas pueden ayudar a los líderes a implementar sistemas para influir en la forma en que trabajamos para mejor.

Paneles de tareas

La persona promedio envía y recibe aproximadamente 121 correos electrónicos comerciales al día, gasta aproximadamente 23% de su tiempo en correos electrónicos innecesarios y envía sobre 200 mensajes instantáneos por semana a través de plataformas como Slack. Esta dependencia del correo electrónico y la mensajería instantánea deja a las personas en un ciclo de hiperrespuesta, revisando el correo electrónico una vez cada 6 minutos como resultado, y probablemente permanezca conectado a Slack todo el día.

Los tableros de tareas, que proporcionan una fuente única y transparente de verdad para el estado de las tareas del proyecto, nos dan una visión clara de en qué trabajan nuestros colegas, cuándo y cuánto se ha avanzado.

Ya sea que se trate de un tablero de tareas de Trello, Asana, Monday o Basecamp, los tableros permiten a los usuarios dejar comentarios y hacer preguntas de manera que promuevan respuestas asincrónicas en lugar de la extracción de correo electrónico y mensajería instantánea en tiempo real.

Esta transparencia ejerce una presión a la baja sobre los clientes potenciales de comunicación asociados con los informes y las actualizaciones de estado y ayuda a las personas a priorizar su trabajo de una manera que esté alineada con los objetivos a largo plazo. Esto ayuda a evitar que sean víctimas de siempre atender la tarea arbitrariamente urgente en lugar de la importante.

Horario de oficina y herramientas de programación

Ley de Bartleby postula que las reuniones pierden el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. UN 2017 estudio liderado por Escuela de negocios de Harvard la profesora Leslie Perlow da crédito a esta idea, con71% de los altos ejecutivos afirmando que las reuniones son improductivas e ineficientes. Dado esto, y dado que la persona promedio gasta entre 35% y 50% de su tiempo en reuniones y está sufriendo Fatiga de, poner fin a la locura de las reuniones nos ofrece un camino claro para liberar el tiempo de la gente.

Para ello, necesitamos poner fin a la reserva indiscriminada de tiempo en los calendarios de nuestros colegas sin tener en cuenta sus prioridades y compromisos. El horario de oficina es un concepto que puede ayudar a lograrlo, popularizado por Cal Newport, autor de Trabajo profundo. Básicamente, se refiere a un período de tiempo que las personas se dedian a las reuniones diariamente o semanalmente. Idealmente, las franjas horarias están delimadas a no más de 30 minutos, a pesar de las circunstancias urgentes o extraordinarias, y son alineado con los patrones de trabajo preferidos de las personas. Por ejemplo, se recomienda a los madrugadores que bloqueen sus mañanas para trabajar en profundidad, mientras que los noctámbulos probablemente hagan lo mismo con sus tardes. Herramientas como Calendly, x.ai y otras pueden facilitar la reserva de franjas horarias que no sacrifican las prioridades de otras personas y pueden ayudar a mejorar la eficacia de las reuniones.

Documentos compartidos

Los documentos compartidos les permite a las personas trabajar en el mismo documento de forma asíncrona sin tener que soportar la carga del control de versiones. Algunos ejemplos sencillos de esto incluyen Google Docs y se extienden a Dropbox Paper y la herramienta de diseño de interfaz de usuario, Invision, que admiten la anotación en el documento y el etiquetado de los miembros del equipo.

Las plataformas de colaboración visual como Miro y Mural admiten la pizarra blanca asíncrona y en tiempo real para la lluvia de ideas y el trabajo de estrategia. El uso de documentos compartidos durante las llamadas de Zoom en tiempo real también garantiza que los mensajes importantes no se pierdan en la traducción, lo que reduce la probabilidad y el costo de volver a trabajar en el futuro.

Complementos de mensajería instantánea

Los complementos pueden ayudar a ralentizar de forma efectiva aplicaciones como Slack, sacándonos de un ciclo de visualización y compartir toneladas de gifs de gatos y memes de la cultura pop cada día, lo que nos mueve hacia un uso más asincrónico de las plataformas de mensajería instantánea. Podemos escapar de la sobrecarga de información con el complemento Must-Read, que solo ofrece mensajes en los que colegas lo etiquetaron. AutoResponder de TryRoots permite a otros usuarios de Slack saber que estás ausente en ese momento, cuando volverás a estar en línea, y ofrece un camino para recurrir si es necesario. Los complementos como Team Standup eliminan la presión de las tareas rutinarias, como las paradas diarias, y hacen que la gente responda preguntas relacionadas con su carga de trabajo durante el día mediante un bot automatizado, según y cuando les convenga.

Correo

Los complementos como BlockSite, Freedom o Inbox Pause pueden bloquear la afluencia constante de correo electrónico durante períodos del día. Los complementos de Gmail como Quick Compose abren solo la ventana de redacción de correo electrónico cuando necesitamos escribir un correo electrónico y nos ayudan a evitar perseguir conejos peludos por las madrigueras de los conejos.

P2

A medida que el control remoto se convierte en la parte normal de las organizaciones de todo el mundo, es probable que surja una nueva ola de herramientas. Una de estas herramienta proviene del equipo de Automattic. Ellos anuncian P2 como una plataforma para que los equipos compartan, debatan y colaboren abiertamente, sin interrupción. » Las conversaciones sobre P2 se llevan a cabo en línea, se actualizan en tiempo real y brindan espacio para respuestas en hilos», dice Mullenweg, fundador de Automattic. P2 se está utilizando para apoyar la colaboración en proyectos y la incorporación de nuevas contrataciones remotas.

Sin embargo, sobre todo, las herramientas digitales son tan efectivas como la eficacia con la que las usa, y la alineación entre gerentes y empleados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.

Los líderes deben dar el ejemplo y comunicar que está bien no responder a las cosas en tiempo real, que está bien rechazar las solicitudes de reunión, que está bien desactivar las notificaciones y que está bien no estar en línea todo el día. Hacerlo no solo les dará a las personas la oportunidad de luchar contra el estado crónico del estrés y el compromiso en el lugar de trabajo en todo el mundo, sino que también les ayudará a ganar la batalla por el talento, algo que solo puede ser bueno para el resultado final.


La transformación digital debe ser un medio para lograr un fin, pero a menudo se confunde con un fin en sí mismo. Esta es en parte la razón El 70% de todos los esfuerzos de transformación digital fallan — porque se hacen únicamente con el propósito de digitalización sin tener en cuenta plenamente el panorama general.

La pandemia aceleró muchas tendencias, desde plataformas de transmisión, comercio electrónico y entrega de alimentos hasta la adopción generalizada del trabajo remoto. Pero en lugar de aprovechar esta oportunidad para mejorar la forma en que trabajamos, la mayoría de las organizaciones simplemente usaron sus oficinas en línea, junto con los malos hábitos que las impregnaban.

Durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones no superaron el nivel dos del fundador de WordPress Matt Mullenweg marco de cinco niveles de equipos distribuidos. En lugar de reuniones consecutivas, las personas recibían llamadas consecutivas de Zoom. En lugar de interrupciones físicas, recibieron más interrupciones a través de Slack o Teams.

A pesar de la eliminación de los tiempos de desplazamientos, las personas terminaron trabajar más horas y de manera menos eficiente que antes, lo que resulta en cargas de trabajo más excesivas y un menor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, dos impulsores clave del estrés en el lugar de trabajo. Hoy, 83% de los trabajadores estadounidenses sufren estrés en el lugar de trabajo, y Gallup descubrió que un número similar de personas en todo el mundo,85% — no se dedican al trabajo.

La pandemia, por supuesto, exacerbó todo esto, ya que este metaanálisis publicado en Naturaleza observa tasas más altas de ansiedad y depresión a nivel mundial debido al Covid-19. Esto es trágico si consideramos que la mayoría de los adultos pasan aproximadamente la mitad de sus horas de vigilia en el trabajo.

Cambiando la forma en que realizamos el trabajo remoto

Se necesita desesperadamente un cambio hacia una mejor forma de trabajar de forma remota. Y ha provocado llamamientos de varios gobiernos y líderes empresariales de todo el mundo para legislar la derecho a desconectar — un derecho humano propuesto con respecto a la desconexión de la comunicación electrónica relacionada con el trabajo durante las horas no laborales, algo que Francia introdujo en 2016. Pero decirle a la gente que cierre la sesión a las 5 p.m., pierde el punto por completo, porque no aborda la razón de la carga de trabajo excesiva y el aumento del estrés, es decir, la forma en que trabajamos.

Las soluciones de curitas bien intencionadas logran poco si las normas tóxicas que roba a los trabajadores del conocimiento la autonomía y el control permanecen vigentes. Podemos ayudar a los trabajadores remotos a controlar sus cargas de trabajo y mitigar los conflictos de equilibrio entre el trabajo y la vida personal al alejarse de la hipercapacidad de respuesta y la comunicación en tiempo real hacia una mayor comunicación asincrónica, el tipo que realmente brinda a las personas la libertad de decidir cuándo y dónde trabajar.

Sin embargo, como James Clear, autor de bestseller hábitos atómicos lo pone, «No alcanzáis el nivel de vuestras metas. Su caída al nivel de sus sistemas».

Las siguientes herramientas pueden ayudar a los líderes a implementar sistemas para influir en la forma en que trabajamos para mejor.

Paneles de tareas

La persona promedio envía y recibe aproximadamente 121 correos electrónicos comerciales al día, gasta aproximadamente 23% de su tiempo en correos electrónicos innecesarios y envía sobre 200 mensajes instantáneos por semana a través de plataformas como Slack. Esta dependencia del correo electrónico y la mensajería instantánea deja a las personas en un ciclo de hiperrespuesta, revisando el correo electrónico una vez cada 6 minutos como resultado, y probablemente permanezca conectado a Slack todo el día.

Los tableros de tareas, que proporcionan una fuente única y transparente de verdad para el estado de las tareas del proyecto, nos dan una visión clara de en qué trabajan nuestros colegas, cuándo y cuánto se ha avanzado.

Ya sea que se trate de un tablero de tareas de Trello, Asana, Monday o Basecamp, los tableros permiten a los usuarios dejar comentarios y hacer preguntas de manera que promuevan respuestas asincrónicas en lugar de la extracción de correo electrónico y mensajería instantánea en tiempo real.

Esta transparencia ejerce una presión a la baja sobre los clientes potenciales de comunicación asociados con los informes y las actualizaciones de estado y ayuda a las personas a priorizar su trabajo de una manera que esté alineada con los objetivos a largo plazo. Esto ayuda a evitar que sean víctimas de siempre atender la tarea arbitrariamente urgente en lugar de la importante.

Horario de oficina y herramientas de programación

Ley de Bartleby postula que las reuniones pierden el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. UN 2017 estudio liderado por Escuela de negocios de Harvard la profesora Leslie Perlow da crédito a esta idea, con71% de los altos ejecutivos afirmando que las reuniones son improductivas e ineficientes. Dado esto, y dado que la persona promedio gasta entre 35% y 50% de su tiempo en reuniones y está sufriendo Fatiga de, poner fin a la locura de las reuniones nos ofrece un camino claro para liberar el tiempo de la gente.

Para ello, necesitamos poner fin a la reserva indiscriminada de tiempo en los calendarios de nuestros colegas sin tener en cuenta sus prioridades y compromisos. El horario de oficina es un concepto que puede ayudar a lograrlo, popularizado por Cal Newport, autor de Trabajo profundo. Básicamente, se refiere a un período de tiempo que las personas se dedian a las reuniones diariamente o semanalmente. Idealmente, las franjas horarias están delimadas a no más de 30 minutos, a pesar de las circunstancias urgentes o extraordinarias, y son alineado con los patrones de trabajo preferidos de las personas. Por ejemplo, se recomienda a los madrugadores que bloqueen sus mañanas para trabajar en profundidad, mientras que los noctámbulos probablemente hagan lo mismo con sus tardes. Herramientas como Calendly, x.ai y otras pueden facilitar la reserva de franjas horarias que no sacrifican las prioridades de otras personas y pueden ayudar a mejorar la eficacia de las reuniones.

Documentos compartidos

Los documentos compartidos les permite a las personas trabajar en el mismo documento de forma asíncrona sin tener que soportar la carga del control de versiones. Algunos ejemplos sencillos de esto incluyen Google Docs y se extienden a Dropbox Paper y la herramienta de diseño de interfaz de usuario, Invision, que admiten la anotación en el documento y el etiquetado de los miembros del equipo.

Las plataformas de colaboración visual como Miro y Mural admiten la pizarra blanca asíncrona y en tiempo real para la lluvia de ideas y el trabajo de estrategia. El uso de documentos compartidos durante las llamadas de Zoom en tiempo real también garantiza que los mensajes importantes no se pierdan en la traducción, lo que reduce la probabilidad y el costo de volver a trabajar en el futuro.

Complementos de mensajería instantánea

Los complementos pueden ayudar a ralentizar de forma efectiva aplicaciones como Slack, sacándonos de un ciclo de visualización y compartir toneladas de gifs de gatos y memes de la cultura pop cada día, lo que nos mueve hacia un uso más asincrónico de las plataformas de mensajería instantánea. Podemos escapar de la sobrecarga de información con el complemento Must-Read, que solo ofrece mensajes en los que colegas lo etiquetaron. AutoResponder de TryRoots permite a otros usuarios de Slack saber que estás ausente en ese momento, cuando volverás a estar en línea, y ofrece un camino para recurrir si es necesario. Los complementos como Team Standup eliminan la presión de las tareas rutinarias, como las paradas diarias, y hacen que la gente responda preguntas relacionadas con su carga de trabajo durante el día mediante un bot automatizado, según y cuando les convenga.

Correo

Los complementos como BlockSite, Freedom o Inbox Pause pueden bloquear la afluencia constante de correo electrónico durante períodos del día. Los complementos de Gmail como Quick Compose abren solo la ventana de redacción de correo electrónico cuando necesitamos escribir un correo electrónico y nos ayudan a evitar perseguir conejos peludos por las madrigueras de los conejos.

P2

A medida que el control remoto se convierte en la parte normal de las organizaciones de todo el mundo, es probable que surja una nueva ola de herramientas. Una de estas herramienta proviene del equipo de Automattic. Ellos anuncian P2 como una plataforma para que los equipos compartan, debatan y colaboren abiertamente, sin interrupción. » Las conversaciones sobre P2 se llevan a cabo en línea, se actualizan en tiempo real y brindan espacio para respuestas en hilos», dice Mullenweg, fundador de Automattic. P2 se está utilizando para apoyar la colaboración en proyectos y la incorporación de nuevas contrataciones remotas.

Sin embargo, sobre todo, las herramientas digitales son tan efectivas como la eficacia con la que las usa, y la alineación entre gerentes y empleados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.

Los líderes deben dar el ejemplo y comunicar que está bien no responder a las cosas en tiempo real, que está bien rechazar las solicitudes de reunión, que está bien desactivar las notificaciones y que está bien no estar en línea todo el día. Hacerlo no solo les dará a las personas la oportunidad de luchar contra el estado crónico del estrés y el compromiso en el lugar de trabajo en todo el mundo, sino que también les ayudará a ganar la batalla por el talento, algo que solo puede ser bueno para el resultado final.



SG
Steve Glaveski is author of Time Rich: Do Your Best Work, Live Your Best Life, CEO of Collective Campus, a corporate innovation accelerator, and host of the Future Squared and Workflow podcasts.
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