Desde que los minoristas equiparon sus cajas registradoras con escáneres de códigos de barras, se nos ha prometido un nuevo y valiente mundo de gestión de la cadena de suministro. Las tiendas rastrearían automáticamente el flujo de mercancías y transmitirían electrónicamente órdenes de reabastecimiento precisas. Los proveedores sincronizarían sus programas de producción con los datos de demanda en tiempo real. Menos productos quedarían en los almacenes; menos clientes encontrarían productos agotados.
Es una gran visión, y puede que aún se lleve a la realidad. Pero para llegar allí, los minoristas tendrán que limpiar sus actos. En un estudio en profundidad de 35 minoristas líderes, nos consternó descubrir que los datos en el centro de la gestión de la cadena de suministro suelen ser tremendamente imprecisos.
Los ejecutivos de una empresa con reputación de manejo experto de datos estimaron que sus datos eran «99% preciso». Sin embargo, las auditorías físicas mostraron que los niveles de inventario estaban muy por encima de la marca para dos tercios de las unidades de almacenamiento de existencias o SKU de las tiendas. Estimamos que esos errores redujeron los beneficios globales de la empresa en un 10%.% mediante costos innecesarios de transporte de inventario y pérdidas de ventas de artículos agotados o agotamientos de existencias.
Incluso cuando la información de inventario de una tienda es técnicamente correcta, es posible que siga sufriendo datos erróneos porque los empleados colocan los productos de forma rutinaria en los lugares equivocados. Otra cadena minorista bien considerada descubrió que 16% de sus SKU en stock se registraron como agotamiento de existencias cuando los clientes los solicitaron en el servicio de asistencia. De hecho, sin embargo, los artículos estaban disponibles; acababan de extraviarse en una zona de almacenamiento o en el piso de venta. Estimamos que el problema de los «desabastecimiento fantasma» redujo la rentabilidad de esta empresa en un 25%.%.
El problema de los «desabastecimiento fantasma» redujo la rentabilidad de una empresa en un 25%%.
¿Por qué los datos son tan inexactos? Parte del problema se remonta a la naturaleza humana. Piense en cómo se comportan los empleados en las cajas registradoras. Si un cliente compra yogures de melocotón, naranja y fresa al mismo precio, el empleado suele pasar uno de los yogures (por ejemplo, melocotón) tres veces. Como resultado, el sistema de inventario de la tienda dice que los yogures de melocotón han bajado en tres y los otros no han cambiado. Los gerentes agravan habitualmente este problema al hacer un seguimiento de la velocidad de los empleados de caja, pero no de su precisión. De hecho, la mayoría de las tiendas adoptaron escáneres principalmente para ahorrar en costos de mano de obra, no para obtener mejores datos.
Parte de la culpa también debe ir a los centros de distribución de los minoristas. Cuando un minorista auditó todos los artículos disponibles en una tienda nueva, descubrió que el sistema de inventario tenía cantidades incorrectas para 29% de los SKU, con una desviación media con respecto a los suministros reales de 25%. Los recolectores del centro de distribución de la empresa simplemente habían sido descuidados al ensamblar la mezcla de SKU de la tienda.
Una vez más, las prácticas de gestión agravaron el problema. Descubrimos que las tasas de error en los artículos recibidos directamente de los fabricantes eran considerablemente inferiores a las de los artículos recibidos a través de los centros de distribución de la empresa. ¿Por qué? Para minimizar el papeleo y los gastos de auditoría de los bienes transferidos dentro de la empresa, el minorista había desalentado a los gerentes de las tiendas a obtener crédito de los centros de distribución por artículos enviados por error que cuestan menos de una cierta cantidad. Como resultado, los gerentes no estaban motivados a comprobar cuidadosamente la exactitud de las entregas de los centros de distribución. Sin embargo, dado que podían recibir crédito por los errores de los fabricantes, verificaron esos envíos meticulosamente.
Lamentablemente, la única actividad que puede ayudar a las tiendas a mejorar la precisión de sus datos (la auditoría periódica del inventario) suele realizarse con un propósito muy distinto. La mayoría de las tiendas realizan auditorías únicamente por razones financieras, para medir la «reducción» de los bienes que se han perdido o robado. Esto significa que miden el inventario por valor en dólares, no por artículo. Si la auditoría muestra que el valor total del inventario es aproximadamente el mismo que el que indica el sistema, los gestores estarán satisfechos, aunque la combinación real de SKU sea muy diferente.
Recompensar los pagos rápidos, reducir el papeleo y comprobar el valor del inventario son objetivos loables, pero todos ellos, sin querer, socavan la precisión de los datos de la cadena de suministro. Antes de que se pueda resolver el problema, los ejecutivos deben comprender cómo sus acciones y políticas pueden distorsionar los datos. Eso por sí solo es un paso importante, ya que los ejecutivos suelen tener poca idea de la gravedad del problema. Muchos de los ejecutivos de las cadenas minoristas que estudiamos, por ejemplo, se sorprendieron por nuestros hallazgos. Solo cuando las empresas se den cuenta de la magnitud del problema y de su efecto en las ganancias, comenzarán a replantearse sus prácticas.
Además, los ejecutivos pueden mejorar los informes de inventario en sus empresas utilizando realmente los datos para tomar decisiones importantes. Aquí hay un problema del huevo y la gallina: mientras no se recopilen datos de inventario para nada importante, los gerentes de las tiendas no se verán presionados para mejorar la calidad de sus datos, pero hasta que la calidad mejore, los minoristas y sus proveedores dudarán en confiar en los datos. Los datos pueden mejorar: dentro de la misma cadena minorista, algunas tiendas tenían tasas de error mucho más bajas que otras. Es hora de hacer un esfuerzo concertado para crear el futuro.
