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El fundador de Wikipedia analiza por qué las wikis se están convirtiendo en herramientas populares para compartir conocimientos en el lugar de trabajo. Alienta a los gerentes a proporcionar apoyo institucional para estos foros altamente prácticos, pero a ser juiciosos con la participación directa.
Las wikis aprovechan la sabiduría de las multitudes y sirven como bienes comunes virtuales en los que los participantes pueden luchar por ideas e información hasta que surja algo que se acerca al consenso, o a la verdad. La enciclopedia online Wikipedia es sin duda la wiki más conocida, pero no está sola. Miles de organizaciones, desde Microsoft hasta el FBI, utilizan wikis para agregar el conocimiento de sus empleados remotos, creando un lugar para que converjan electrónicamente y colaboren en todo, desde la planificación de reuniones y la documentación de las mejores prácticas hasta la lluvia de ideas sobre nuevos productos y procesos. El fundador de Wikipedia, Jimmy Wales, analiza qué hace que las wikis funcionen y cómo las empresas deberían (y no deberían) usarlas.
¿Qué tan comunes son las wikis en las empresas?
Es una tendencia creciente. La consultora Gartner prevé que la mitad de todas las empresas estadounidenses tendrán wikis para 2009, pero esto no se debe necesariamente a una estrategia consciente de arriba hacia abajo. En muchas organizaciones, las wikis se cuelan por la puerta trasera. El rango y el archivo están instalando el software en la red corporativa, porque están descubriendo que las wikis son la mejor manera de hacer su trabajo.
¿Para qué utilizan todas estas wikis las empresas?
Prácticamente cualquier tipo de intercambio de conocimientos que se mejore mediante una colaboración abierta, flexible y rápida, especialmente en contextos en los que las personas están separadas geográficamente y la construcción de relaciones es importante. Las wikis son excelentes herramientas para ayudar a las personas a llegar a un consenso rápidamente, ya sea sobre qué incluir en la agenda de una reunión o sobre la mejor manera de satisfacer las necesidades de los clientes.
¿Por qué las wikis corporativas suelen ser creadas por los empleados y no por la dirección?
Las wikis pueden hacer que los administradores se sientan incómodos, especialmente en empresas con culturas jerárquicas y descendentes. Los temores de la gerencia no se articulan necesariamente en términos específicos, sino que pueden manifestarse como una vaga inquietud acerca de que los empleados resuelvan los problemas entre sí en lugar de esperar a que les digan qué hacer. Si los wikis iniciales de los subordinados en tu empresa te hacen reprimirte, deberías preguntarte por qué.
Cuando veas que las wikis están apareciendo en tu organización, ¿cuál es el mensaje?
Obviamente, a las personas les resultan útiles, lo que significa que hay una necesidad de colaboración que otras herramientas no satisfacen lo suficiente. No significa necesariamente que tengas un problema, tal vez solo que deberías haber anticipado la necesidad, haber instalado software wiki y haber proporcionado capacitación antes. Si los empleados indican que las wikis son útiles, es una oportunidad para que la gerencia adopte su uso y brinde apoyo.
¿Cómo debería la administración dar soporte a las wikis?
Si tienes una cultura jerárquica, eso puede limitar la eficacia de las wikis. Es posible que su clima de gestión deba cambiar para que su organización aproveche al máximo la tecnología. Si todo el mundo tiene miedo de modificar una página de un wiki escrita o editada por la alta dirección, ¿qué sentido tiene? Las wikis corporativas funcionan mejor cuando la dirección anima a todos los miembros de la empresa a presentar ideas de buena fe. Por supuesto, los empleados tienen que reconocer que al final del día la gerencia toma las decisiones. Aun así, si el CEO introduce un error fáctico en una wiki, ¿no quieres que el empleado que lo ve lo arregle respetuosa y cuidadosamente? La herramienta, manejada correctamente, aplana la jerarquía de una manera que beneficia a todos.
¿Cuál es tu enfoque de gestión en Wikipedia?
A menudo, las wikis funcionan mejor si los jefes se mantienen alejados. He sido muy discreto en Wikipedia, especialmente cuando se trata de conflictos de edición detallados. Desde el principio, no quería que la gente sintiera que tenía que estar de acuerdo conmigo o que la wiki debía reflejar mis opiniones políticas. Además, al mantenerme por encima de la refriega, capto la atención de la gente cuando pondero algo. Como líder, debes participar, pero con mucho gusto.
