El CEO de Kronos sobre el lanzamiento de una política de vacaciones ilimitadas

Una estrategia destinada a mejorar el reclutamiento ayudó a la línea de fondo.
El CEO de Kronos sobre el lanzamiento de una política de vacaciones ilimitadas
Resumen.

La tecnología ha hecho posible que los empleados estén conectados las 24 horas del día, incluso cuando están «de vacaciones». En vista de esta realidad, Kronos lanzó su política de vacaciones abiertas a principios de 2016. Para sorpresa de Ain, algunos empleados estaban muy descontentos al respecto, principalmente por tres razones: debido a que la nueva política exigía que las personas trabajaran con sus supervisores, algunos gerentes pensaban que sus trabajos se volverían más difíciles. Algunos empleados que habían estado bancarizando el tiempo de vacaciones no utilizado estaban resentidos por la pérdida de un paquete de efectivo cuando se jubilaron. Y algunos consideraron que era injusto que los nuevos contratados tuvieran tantas vacaciones como ellos mismos habían ganado con el tiempo. Pero Kronos ahora considera que el cambio ha sido un éxito, y 2016 ha sido financieramente el mejor año de la empresa.


El CEO de Kronos sobre el lanzamiento de una política de vacaciones ilimitadas
Matt Kalinowski

Cuando me incorporé a Kronos como uno de sus primeros empleados, recién salido de la universidad en 1979, la empresa dio a los nuevos empleados dos semanas de vacaciones pagadas. Cada año que te alojabas en la empresa, ganabas un día adicional, hasta cierto nivel. Así es como la mayoría de las empresas manejaban el tiempo de vacaciones, y aunque las cifras pueden variar, es la forma en que la mayoría de ellas todavía lo hacen. En 1984 me ascendieron a gerente nacional de ventas y cuatro años más tarde me convertí en vicepresidenta de ventas y servicios globales, un puesto ejecutivo. Kronos, que crea software y servicios de gestión del lugar de trabajo, tenía una política de larga data de que los altos ejecutivos no necesitaban hacer un seguimiento de su tiempo de vacaciones y podían tardar tantos días como consideraran apropiados. Eso tiene sentido. Incluso en ese entonces, las personas que ocupaban cargos superiores debían desempeñarse 24/7. Cuando trabajas constantemente por las noches, los fines de semana y durante los viajes familiares, el seguimiento de tus horas o la declaración de un «día de vacaciones» oficial carece de sentido. He desempeñado puestos ejecutivos en Kronos desde entonces y CEO durante los últimos 12 años. Así que no me han exigido que haga un seguimiento de mi tiempo de vacaciones durante casi 30 años.

Un cambio como este requiere una confianza fundamental en las personas que trabajan para ti.

Lo que ha cambiado desde que me incorporé a Kronos es que, en parte gracias a la tecnología, los profesionales de todos los niveles de las empresas están ahora de forma rutinaria en sus teléfonos, responden correos electrónicos o realizan algún tipo de trabajo fuera del horario laboral. Veo esto de primera mano con mi hija, que está al principio de su propia carrera. Sus puestos recientes le han proporcionado solo dos semanas de vacaciones, lo que limita su capacidad de viajar con mi esposa y conmigo. Cuando llega a casa para Acción de Gracias, no es inusual verla trabajando varias horas al día durante el fin de semana largo. En una época en la que tantos empleados están conectados las 24 horas del día, las políticas oficiales que dependen de delimitar claramente cuándo están «en el trabajo» o «de vacaciones» me parecen anticuadas o incluso tontas.

Obstáculo para contratar

Esta sensibilidad proporcionó un contexto importante cuando nuestro director de personal pidió reunirse conmigo a finales de 2014. Durante meses habíamos experimentado desafíos de reclutamiento. Kronos cuenta con 5.000 empleados en todo el mundo, de los cuales casi 1.500 se encuentran en nuestra sede de Massachusetts, donde el mercado laboral de los profesionales con formación universitaria suele ser muy ajustado. En ese momento teníamos más de 300 posiciones abiertas y teníamos problemas para cubrirlas; si eso continuaba, afectaría a nuestros planes de crecimiento. Hablamos de obstáculos específicos para contratar y uno de los problemas fue nuestra política de vacaciones. Para entonces estábamos ofreciendo a los nuevos empleados tres semanas de vacaciones pagadas, lo que es comparable a lo que ofrecían las empresas locales con las que competimos por el talento. Pero cuando nuestros reclutadores intentaron contratar a personas de treinta o cuarenta años con una permanencia significativa en otras empresas, a menudo se enteraron de que esas personas tenían cuatro o cinco semanas de vacaciones. Las vacaciones son importantes, y convencer a las personas para que acepten un trabajo con menos tiempo libre fue un verdadero desafío.

Le pedí a nuestro departamento de RRHH que ideara estrategias que nos hicieran más competitivos en la contratación. Creó un menú de opciones. Uno fue cambiar a una política de vacaciones «abiertas», la que fue pionera en Netflix. Bajo un sistema abierto no hay un límite establecido de cuántos días libres puede tomar un empleado; en cambio, las personas solucionan las cosas en consulta con sus supervisores.

Decidimos lanzar este sistema, al que llamamos MyTime, a principios de 2016. Aunque la mayoría de los empleados estaban contentos con el cambio, una minoría realmente infeliz. Para ser honesto, no estaba preparado para la cantidad de emoción y retroceso que provocaría este cambio, ni siquiera de un pequeño número de personas. Pero desde entonces hemos superado esos desafíos y tenemos datos que demuestran que la nueva política ha sido buena para Kronos. Las vacaciones ilimitadas no funcionan para todas las empresas, pero los empleadores que las estén considerando pueden aprender de nuestra experiencia.

Ni siquiera puedes pensar en hacer un cambio como este a menos que tengas una confianza fundamental en las personas que trabajan para ti. Siempre he tendido a tener tanta confianza, en parte porque cada vez que la he extendido, la gente ha demostrado que mi juicio es correcto. Hace más de 25 años, varias empleadas superestrellas de mi equipo salieron de baja por maternidad casi al mismo tiempo. En cada caso, cuando terminó su licencia, la empleada vacilaba sobre volver. A cada mujer le preocupaba que sería demasiado difícil equilibrar un trabajo de oficina a tiempo completo con la crianza de los hijos. No quería perderlos. «¿Qué podemos hacer para que esto sea manejable?» He preguntado. Uno quería trabajar tres días a la semana. Listo. Varios querían trabajar desde casa cuando era necesario. No hay problema. Esta flexibilidad es común ahora, pero no lo era en aquel entonces, cuando el correo electrónico no existía y las empresas seguían utilizando máquinas de fax. Pero confié en que esos empleados hicieran su trabajo, y lo hicieron. Experiencias como esa hicieron crecer mi confianza en nuestra gente.

La familia primero

Como CEO, también he sido muy franco en cuanto a priorizar a la familia sobre la empresa. Hablo de ello con tanta frecuencia que me preocupa que los empleados estén cansados de oírlo, pero es muy importante para mí. Constantemente le digo a nuestra gente que si su trabajo o carrera es lo más importante de su vida, la actividad que más les importa y en la que más invierten, están cometiendo un error profundo y trágico. La familia y las relaciones deben ser la prioridad clara. Intento comportarme de una manera que modele ese comportamiento. Cuando mis hijos estaban en equipos deportivos de secundaria, intenté no perderme nunca un partido, incluso si eso significaba dejar el trabajo a las 2 de la tarde los miércoles. Y no me escapé de la oficina; le dije a la gente exactamente lo que estaba haciendo y les animé a hacer lo mismo. Creo firmemente en lo que dice el escritor de gestión Jim Collins: Si sube a las personas adecuadas en el autobús, personas que tienen el talento y la ética de trabajo necesarios para desempeñarse, no tiene que dedicar tiempo a supervisarlas de cerca. Terminarán el trabajo, sin importar las horas que tengan.

Después de que nuestro equipo de recursos humanos propusiera una política de vacaciones ilimitadas, empecé a investigar un poco, básicamente, conectarme a Internet y leer sobre las experiencias de otras empresas. Rápidamente descubrí casos en los que la nueva política no funcionaba bien o las empresas la habían probado y luego volví al enfoque tradicional. Leer eso no me preocupaba mucho. El hecho de que no les hubiera funcionado no significaba que no funcionaría para Kronos.

También leí quejas específicas de empleados cuyas empresas habían cambiado a una política de vacaciones abiertas. La mayoría de las quejas fueron impulsadas por la comprensión de la gente de que las empresas adoptan esta política no por la bondad de sus corazones, sino para ahorrar dinero: cuando los empleadores ofrecen políticas tradicionales de vacaciones de «acumulación», las personas que renuncian o se jubilan con tiempo libre no utilizado deben recibir un pago por esos días acumulados. Para las grandes empresas, esto puede suponer un gasto sustancial; incluso en una empresa de nuestro tamaño, sumaba 2 millones de dólares o 3 millones de dólares al año. Cuando una empresa adopta una política abierta, no se acumulan más días acumulados, por lo que el dinero que antes pagaba a los empleados salientes se destinará al resultado final.

Desde el principio decidimos no intentar sacar provecho del abandono de un sistema de acumulación. Pensamos que tenía más sentido reinvertir esos ahorros en otros beneficios para empleados. Así que, además de ofrecer una política de vacaciones abiertas, aumentamos la licencia por maternidad, la licencia parental y la licencia por adopción; aumentamos la igualación 401 (k); creamos un programa de becas para los hijos de los empleados; lanzamos un programa de asistencia para el cuidado infantil; y comenzamos a contribuir hasta $500 al año para los empleados préstamos estudiantiles. Al final, esos nuevos beneficios superaron los ahorros de cambiar nuestra política de vacaciones, pero creo que valieron la pena.

Las principales quejas

Mientras me informaba sobre las políticas de vacaciones abiertas, nuestro personal de RRHH estaba haciendo una investigación más sistemática. Contrataron a un consultor que había ayudado a otras empresas a hacer el cambio. Hizo una presentación sobre los pros y los contras, diciendo que en la mayoría de las empresas, el 95% de los empleados prefiere vacaciones ilimitadas, pero el 5% suele objetar, por razones que discutiré en breve. El consultor también dijo que el mayor problema con el cambio es que algunos empleados toman menos tiempo bajo la nueva política que con la anterior, porque temen pedir demasiado tiempo libre. Queríamos estar seguros de que eso no ocurriera en Kronos, porque eso iba a frustrar el propósito.

Tomamos una decisión importante desde el principio: aunque ya no estableceríamos límites formales al tiempo libre, continuaríamos haciendo un seguimiento de las solicitudes de cada empleado y del tiempo que tardaban, porque queríamos poder analizar qué tan bien funcionaba la nueva política y asegurarnos de que los gerentes la implementaban de manera justa.

Anunciamos la nueva política el 18 de diciembre de 2015. «Gracias por crear un entorno en el que confiemos tanto el uno en el otro que podamos dar un paso como este», dije en un vídeo de toda la empresa. La nueva política entraría en vigor el 1 de enero. Tal como había predicho el consultor, la mayoría de la gente reaccionó favorablemente, pero una minoría no lo hizo. Hablaron rápida y en voz alta.

Algunos directivos pensaban que la falta de una política formal dificultaría sus trabajos.

Por lo general, sus quejas se dividen en tres categorías. La primera provino de un puñado de directivos que pensaban que la falta de una política formal dificultaría sus trabajos. Les preocupaba que los empleados pudieran solicitar un tiempo excesivo o que los supervisores gastaran demasiada energía en adjudicar las solicitudes caso por caso. Se sentían incómodos con la ambigüedad del nuevo sistema y preferían una política en blanco y negro que automatizara su toma de decisiones.

El segundo grupo infeliz estaba formado por personas que habían estado tratando sus vacaciones acumuladas como un banco. Pensaban en ello como dólares en lugar de horas, y esperaban recibir un reembolso en efectivo por el tiempo no utilizado cuando dejaran la empresa. Recuerdo a uno de estos empleados en particular: tenía sesenta años y planeaba jubilarse en uno o dos años. No le importaba la licencia de maternidad, la asistencia de préstamos estudiantiles ni los otros beneficios nuevos, porque no se aplicaban a él. Sus vacaciones equivalían a un par de meses de sueldo, y contaba con recibirlo cuando se fue.

La tercera categoría de quejas provenía de personas que pensaban que la nueva política era injusta porque daba a todos los empleados algo que anteriormente había sido reservado para empleados de larga duración. El típico lamento era así: «Me he alojado aquí 15 años para tener tanto tiempo de vacaciones, y no es justo que los nuevos empleados tengan tanto tiempo como yo desde el primer día».

Para abordar las inquietudes de los gerentes, proporcionamos capacitación y coaching individual junto con garantías de que RRHH ofrecería apoyo según sea necesario. También enfatizamos que queríamos que las personas tomaran más tiempo, no menos, con la nueva política, por lo que se animó a los gerentes a aprobar la mayoría de las solicitudes. Abordamos las demás quejas en conversaciones informales. Probablemente tenía una docena de esos; estoy seguro de que nuestro personal de RRHH tenía muchos más.

Hace mucho tiempo aprendí que la gente tiene derecho a sus sentimientos. Nunca es mi trabajo decirles cómo deben o no deben sentirse. Cuando hablaba con personas que habían estado acaparando vacaciones para obtener ganancias inesperadas en efectivo, simpatizaba, pero señalé que este no era su propósito. «Se supone que debes usar este tiempo, no ahorrarlo para convertirlo en un bono de jubilación», dije. Cuando hablaba con empleados preocupados por la «equidad», rechacé suavemente su lógica. «No te estamos quitando nada; de hecho, te estamos dando la posibilidad de tener más tiempo libre», dije. «Y cuánto tiempo de vacaciones recibe otro empleado no te afecta a ti». Algunas personas estaban tan molestas que hablaron de renunciar, pero al final no creo que nadie haya abandonado realmente a Kronos por el cambio de política.

Por lo que sé, ningún empleado ha abusado de la póliza y ningún cliente ha sufrido.

No podíamos desplegar la nueva política en todas partes. Algunos países tienen reglas muy estrictas sobre cómo las empresas deben contabilizar el tiempo de vacaciones y a qué tienen derecho los trabajadores, lo que hace necesario seguir un sistema de acumulación tradicional. Así que inicialmente hemos implementado MyTime en Estados Unidos y Canadá.

Anécdotas alentadoras

Cuando lanzamos la nueva política, empezamos a observar las cifras para ver si la gente se tomaba más tiempo libre. El tiempo de vacaciones fue un poco más alto. El seguimiento permitió la transparencia y la comunicación en torno al tema. Si una persona de recursos humanos o un gerente de segunda línea notan que un empleado no se había tomado ningún día libre en el primer trimestre, el resultado probable era una conversación que comenzara con «¿Por qué no te tomas más tiempo?» Y en los casos en que los gerentes no estaban aprobando las solicitudes, RRHH podría intervenir. Calculo que el 10% de los gerentes cayeron en este campamento. Por lo general, dirigían equipos orientados al cliente en los que las ausencias causaban complicaciones en la programación o trabajaban en funciones en las que, según ellos, el hecho de que las personas se tomaran más tiempo libre podría tener un efecto negativo en las pérdidas y ganancias. Les dijimos claramente a los gerentes que era importante que los empleados de diferentes departamentos sintieran que estaban tratadas de manera similar. También les recordamos que las calificaciones de los empleados de sus supervisores tienen un impacto directo en la compensación, por lo que es posible que deseen comportarse de manera que refleje la política declarada de la empresa.

Escuchamos anécdotas alentadoras sobre cómo los empleados estaban aprovechando al máximo su nueva flexibilidad. Uno pasó varias semanas participando en un viaje en motocicleta para recaudar fondos a través de 48 estados mientras continuaba apoyando a sus clientes según fuera necesario. Otra acompañó a sus hijas mientras participaban en una producción itinerante de Annie y hizo su trabajo mientras estaba de viaje. Una empleada había ahorrado previamente todo su tiempo de vacaciones para visitar a su familia en la India, lo que significaba que no podía tomarse días libres el resto del año; ahora puede pasar unas semanas en la India y aún así tomarse tiempo durante las vacaciones. He recibido correos electrónicos de personas que dicen que la nueva política hace que sea mucho menos estresante ir a las citas médicas o dentales. Incluso algunos de los que se quejaron del plan cuando se anunció se han convertido en grandes fans, lo cual es gratificante.

El CEO de Kronos sobre el lanzamiento de una política de vacaciones ilimitadas

Por lo que he oído, el empleado que más tiempo de vacaciones el año pasado tomó un poco más de seis semanas. (Según la antigua política, un empleado de larga data con cuatro semanas de vacaciones que llevaba tiempo sin usar del año anterior podría haber tomado casi esa cantidad). Pero por lo que sé, ni un solo empleado ha abusado de la póliza y ni un solo cliente se ha visto afectado negativamente por ella.

Al principio pensé que los Millennials serían los más entusiasmados con una política de vacaciones abiertas. Pero, de hecho, los empleados de treinta y cuarenta años con niños en edad escolar parecen ser los mayores beneficiarios. En el pasado, lucharon por descubrir cómo distribuir el tiempo de vacaciones durante varias vacaciones escolares. Ahora se sienten libres de tomarse más tiempo, reduciendo esta cepa.

Nuestro mejor año

Debido a que hemos realizado un seguimiento de los datos, no necesitamos depender de anécdotas para saber si la política funciona. En promedio, los empleados de Kronos despegaron 2,6 días más en 2016 que en 2015. En algunos departamentos el número fue significativamente mayor. Aun así, desde el punto de vista financiero, 2016 fue el mejor año de nuestra historia. No creo que sea una coincidencia. Los empleados felices y comprometidos pueden hacer que una empresa sea más rentable y nuestra política hace que los empleados estén más contentos y comprometidos. También podemos demostrarlo con datos. Hemos realizado un seguimiento del compromiso de los empleados durante 15 años y, durante algunos años antes de 2016, la proporción de empleados que estaban de acuerdo o estaban totalmente de acuerdo en que Kronos era un excelente lugar para trabajar se había quedado estancada en el 84%. (No hay nada malo con el 84%, especialmente si se tiene en cuenta que las cifras de participación de las empresas de IT globales son de alrededor del 60%). Un año después de lanzar MyTime, la participación aumentó al 87%. Nuestro rotación voluntario se redujo del 6,4% al 5,6%, lo que es significativo. Y los comentarios anónimos de los empleados en Glassdoor, un sitio web que muchos solicitantes de empleo utilizan para investigar a posibles empleadores, expresan sentimientos positivos sobre la política. Como dijo un comentarista: «Con su política de vacaciones ilimitadas, Kronos ha aumentado su juego en lo que respecta a beneficios».

En cierto modo, parece irónico que hayamos cambiado a este sistema, porque nuestro negocio principal es proporcionar software de gestión de personal, y una de las cosas que hace nuestro producto es realizar un seguimiento y gestionar las acumulaciones de vacaciones. Si todas las empresas cambiaran a una política de vacaciones abiertas, ¿no desaparecería uno de los beneficios de nuestro producto? No si las vacaciones abiertas se implementaron de la manera correcta. El hecho de que hagamos un seguimiento del tiempo libre de nuestros empleados es una de las principales razones por las que nuestra nueva política funciona. Si no lo rastrea, ¿de qué otra manera sabrá si las personas se toman el tiempo suficiente para refrescarse y recargar energías, y si los gerentes están dando un mal ejemplo o administrando injustamente el tiempo libre? El seguimiento permite la transparencia y una mejor comunicación y, si se hace correctamente, generará aún más confianza y lealtad entre tus empleados.

En este momento, se ofrecen vacaciones ilimitadas para todos los empleados en menos de una de cada 20 empresas estadounidenses. Hay una razón para ello. No todas las organizaciones tienen la combinación de empleados de alto rendimiento, una preocupación apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la profunda confianza en su personal necesaria para que este tipo de sistema funcione. Me siento muy afortunado de liderar una empresa que sí lo hace.


Escrito por
Aron Ain



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