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El caso de más silencio en las reuniones

Puede conducir a ideas más y mejores.
El caso de más silencio en las reuniones
Resumen.

Hay aproximadamente 55 millones de reuniones diarias en los Estados Unidos. La mayoría de ellos implican hablar, que también puede estar sujeto a una serie de problemas: una persona dominando, otras verificando y haciendo multitarea, conversaciones secundarias, desviándose del curso, y presiones para ajustarse a las ideas del jefe. ¿Hay una mejor manera? En situaciones que requieren lluvia de ideas o ideas, el silencio puede ser clave. Las investigaciones muestran que la celebración de una reunión silenciosa en ciertas circunstancias puede aprovechar mejor las ideas, perspectivas y perspectivas del talento organizacional. Un enfoque a probar consiste en pedir a los asistentes que generen ideas de forma independiente, ya sea en papel o a través de una aplicación, y luego trabajar para sacrificar u ordenar las ideas para encontrar las mejores soluciones.


Hay aproximadamente 55 millones de reuniones diarias en los Estados Unidos. Aunque a menudo tienen muchos propósitos y objetivos diferentes, estas reuniones suelen realizarse de la misma manera, una y otra vez. Es decir, los individuos se reúnen, virtualmente o cara a cara, para hablar de un tema. A menudo no nos damos cuenta, pero hablar es en realidad una opción; simplemente uno de los muchos estilos de reunión o métodos de comunicación diferentes que un líder puede seleccionar. Aunque las reuniones de conversación tienen mucho mérito — cuando se planifican bien pueden ser eficientes y ofrecer un nivel de comodidad al hablar en persona — también pueden estar sujetas a una serie de problemas: una persona dominante, otras verificando y haciendo múltiples tareas, conversaciones paralelas, desviándose del rumbo y presiones para ajustarse a las las ideas del jefe.

La buena noticia es que existen enfoques alternativos y, dependiendo de la tarea que tengas a mano, pueden funcionar increíblemente bien. Uno de esos enfoques abarca el silencio. Esta técnica puede parecer extraña, pero la investigación actual apoya los beneficios de celebrar una «reunión silenciosa» como una manera de aprovechar mejor las ideas, perspectivas y perspectivas del talento organizacional. Los líderes deben añadirlo a su caja de herramientas para seleccionar el estilo de reunión adecuado para el trabajo en cuestión. Por lo menos, probar nuevos enfoques servirá para mantener las reuniones frescas, atractivas e interesantes.

Por qué funciona el silencio

Primero volvamos a un experimento clásico de 1985 dirigido por los profesores Garold Stasser y William Titus sobre el tema del intercambio de información. El dúo creó un escenario en el que cada asistente, antes de una reunión, recibió información relacionada con la tarea de la reunión. Alguna información era común entre todos los asistentes, y otra era única para una persona en particular. Si la información única se agrupaba, los asistentes producirían la decisión óptima. Sin embargo, sin esta información única, cuando los asistentes se basaban únicamente en el conocimiento mutuo, sus decisiones serían insuficientes.

Para ilustrar, supongamos que se está celebrando una reunión de tres personas (Gordon, Sasha y Sandy) para abordar un problema irritante del cliente. Gordon conoce tres piezas de información relevante, A, B y C. Sasha conoce A, B, y D. Sandy conoce A, C y E. ¿Qué piezas de información se discuten? La investigación muestra que la información A, B y C son las más propensas a emerger y ser discutidas, pero D y E probablemente están latentes y ocultas a pesar de ser críticas. El conocimiento oculto e incompartido da como resultado un rendimiento de reuniones comprometido y en general ideas y soluciones de menor calidad. De hecho, la decisión superior se derivó menos del 20% del tiempo dado este sesgo de centrarse únicamente en la información compartida.

Entonces, ¿por qué sucede esto? Cuando presentamos el conocimiento común, otros lo refuerzan a través de la aprobación social. Los asientes, las miradas de apoyo y las sonrisas son reacciones comunes que se reciben cuando presentamos información que otros comparten. El conocimiento único, por otro lado, puede desafiar las ideas convencionales, que pueden sacudir el barco, lo que conduce a la desaprobación social. Los asistentes a menudo se retienen en las reuniones, esperando escuchar lo que otros dicen y lo que su jefe podría decir por miedo a ser percibidos como difíciles, fuera de contacto o fuera de la marca. El silencio puede ser una solución a este problema, permitiendo espacio para que surjan conocimientos únicos e ideas novedosas.

Permítaseme ilustrar una manera en que esto podría ser coherente con la extensa investigación sobre el tema. Imagínese a un puñado de personas sentadas alrededor de una mesa, ideando mutuamente soluciones a un problema a través de una discusión abierta. En la sala de al lado, un puñado de otros se reunieron alrededor de una mesa generando de forma independiente soluciones al mismo dilema mientras se sentaban en silencio (por ejemplo, grabando ideas en tarjetas de índice). Después de 30 minutos, se evalúa la cantidad y calidad de las soluciones propuestas para ambos grupos. Los participantes que participaron en la discusión vocal durante la sesión de lluvia de ideas produjeron significativamente menos ideas. Las ideas generadas también bajar calidad y menos ideas creativas que el grupo silencioso de los participantes. Además, hallazgos adicionales de investigación que estos efectos negativos en torno al hablar en comparación con el silencio se multiplican a medida que la reunión aumenta de tamaño.

Hay dos explicaciones sobre por qué la condición de reunión sin hablar dio lugar a una mayor cantidad y soluciones de mayor calidad. Para empezar, los asistentes a este grupo no temían a la humillación social ni a la evaluación negativa de los pares. A medida que sus ideas fueron escritas en lugar de hablar en voz alta al colectivo, fueron capaces de lluvia de ideas sin la presión de crear ideas socialmente aceptables. Estos efectos positivos se magnifican cuando los asistentes a la reunión hacen esto de forma anónima.

En segundo lugar, las reuniones silenciosas eludir los efectos negativos de algo llamado» bloqueo de producción.» En una reunión de conversación convencional, generalmente sólo una persona puede hablar a la vez. Esto crea un ciclo de habla, donde los miembros del grupo deben turnarse expresando ideas. Encontrar una ventana de oportunidad puede ser difícil, con asistentes tímidos e introvertidos propensos a morderse la lengua en lugar de compartir ideas. Además, un asistente puede elegir presentar su contribución debido a la sensación de que su idea ya no es relevante para el momento en que encuentre la oportunidad de contribuir a la discusión. El silencio en las reuniones brinda la oportunidad a todos los asistentes a simultáneamente expresar opiniones e ideas.

Cómo crear reuniones silenciosas

Para empezar, el silencio es especialmente adecuado para los temas de la agenda que requieren cualquier tipo de lluvia de ideas o ideas. El líder de la reunión debe solicitar silencio durante la lluvia de ideas para mantener la integridad del proceso. Las ideas de los asistentes se generan de forma independiente. A diferencia de la mayoría de las reuniones donde las contribuciones individuales son fácilmente evidentes, a menudo hay un nivel de anonimato en estos enfoques y no es necesario incluir nombres o identificadores en lo que cada persona escribe.

Una vez reunidas las respuestas, los líderes tienen algunas opciones con respecto a qué hacer con la información recopilada. Los líderes podrían comenzar ordenando las respuestas en «montones» de ideas conceptualmente similares (es decir, agrupamiento). Por lo general, un clúster puede variar en tamaño desde 1 a 20 ideas. Este proceso de agrupación puede tener lugar en la reunión misma, o tal vez de la manera más eficiente, justo antes de la próxima reunión. A continuación, los líderes presentan los clústeres al grupo para trazar cuáles discutir y en qué orden.

Un segundo enfoque que los líderes podrían intentar es implementar un proceso de votación para eliminar por completo los grupos impopulares. El líder puede presentar los clústeres al grupo publicándolos en la pared, un tablón de anuncios, un documento de Google, en una aplicación, etc. Cada asistente a la reunión puede votar por sus clústeres preferidos. Los votos para cada uno de los clústeres son contabilizados, y los que reciben más apoyo se exploran a través de la discusión grupal. Esta técnica de votación reduce la cantidad de ideas, ahorrando tiempo a los asistentes, de una manera inclusiva y democrática.

Un tercer enfoque va un paso más allá con el silencio. Cada idea o cúmulo se presenta en papel de póster y se pega a las paredes o escritorios (o de nuevo se hace en una aplicación), normalmente se extiende por toda la habitación para proporcionar cierto nivel de privacidad. Los asistentes a la reunión rodean la sala con bolígrafos añadiendo comentarios o ampliando ideas. Estos comentarios o sugerencias pueden variar, desde «no estoy seguro de que esto sea factible», a «aquí hay un giro adicional…» a «Me encanta esta idea». Los autores de la idea original u otros pueden, pero no tienen que hacerlo, responder a los comentarios y críticas, ya que los asistentes continúan moviéndose por la sala y se involucran en comunicación escrita. Básicamente, una discusión está ocurriendo a través de la escritura, ya que los comentarios se acumulan y emerge un flujo de texto. El proceso llega a su fin cuando no se añade ningún comentario sustancial a las publicaciones (a menudo 15-20 minutos). En general, esta técnica es intrigante para los participantes, única, interactiva, inclusiva, atractiva y efectiva en el tiempo.

Además de papel y lápiz, las técnicas de no hablar pueden facilitarse fácilmente a través de aplicaciones existentes y fácilmente disponibles en teléfonos y computadoras. Estas aplicaciones pueden grabar fácilmente las entradas de los asistentes y también pueden extender las discusiones más allá de la reunión en sí. Algunas características útiles incluyen la votación anónima en tiempo real, el orden de clasificación y la categorización de opciones de ideas, comentarios anónimos y la capacidad de descargar contenido de la reunión.

Por último, todos estos enfoques basados en el silencio pueden incluso tener lugar, de forma asíncrona, antes de la reunión física. El líder puede recopilar la información unos días antes de la reunión y compartir lo que surgió en la reunión misma.

Como líderes de reunión, debemos hacer todo lo que podamos para sacar provecho de las ideas críticas, únicas e importantes de nuestros empleados de una manera eficaz y eficiente. En última instancia, somos administradores del tiempo de los demás. Por lo tanto, busque comentarios y consulte continuamente con los asistentes a la reunión para aprender, adaptarse y crecer. Aunque típicamente por defecto los enfoques tradicionales de las reuniones, los enfoques basados en el silencio presentan opciones adicionales que la investigación demuestra que pueden producir mejores resultados. Aprovechar la lluvia de ideas independiente, la técnica del clúster, el voto anónimo y la comunicación escrita ampliará las cajas de herramientas de los líderes, haciéndolas más efectivas. Si bien el silencio ciertamente no debería reemplazar completamente la conversación, hay veces que puede ser útil. El silencio puede incluso ser dorado cuando se trata de promover el éxito de las reuniones.


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