Detener sobrecarga de correo

Quejas sobre el correo electrónico abundan. Tal vez haya escuchado algunos de estos o los pronunció en dolor usted mismo: Recibo cientos de correos electrónicos por día. Puedo pasar todo mi día respondiendo a los mensajes entrantes. No puedo encontrar nada en mi bandeja de entrada. En respuesta, algunas compañías están tomando medidas drásticas para ayudar a los trabajadores a administrar el número de […]

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Abundan las quejas sobre correo electrónico. Quizás haya escuchado algunos de estos o los haya pronunciado con dolor usted mismo: Recibo cientos de correos electrónicos al día. Puedo pasar todo el día respondiendo a los mensajes entrantes. No encuentro nada en mi bandeja de entrada. En respuesta, algunas empresas están tomando medidas drásticas para ayudar a los trabajadores a gestionar el número de mensajes que reciben. El CEO de Atos, una empresa francesa de servicios de IT, ha prometido prohibir el correo electrónico interno para 2013. Volkswagen, en Alemania, ha acordado dejar de enviar correos electrónicos a ciertos empleados después del horario laboral. Si estas empresas están tomando medidas radicales, ¿es hora de que hagas lo mismo para contrarrestar tu propia sobrecarga?

Lo que dicen los expertos
Los expertos en productividad aconsejan contra medidas tan extremas. El correo electrónico es sin duda una amenaza para la eficiencia, dice David Allen, consultor y autor de Hacer las cosas y Hacer que todo funcione, pero sostiene que también es una herramienta de trabajo esencial. «He recibido correo electrónico desde 1983. No podría vivir la vida que vivo sin ella», dice. Bob Pozen, profesor titular de administración de empresas de Harvard Business School y autor de» Productividad extrema» está de acuerdo. Incluso si querías usarlo menos, dice, es casi imposible conseguir gente por teléfono o en persona en estos días. Tanto Pozen como Allen creen que no son necesarias reglas generales como las que Atos y VW están intentando. Puede recuperar el control sobre su correo electrónico y reducir sus efectos insidiosos en su productividad, analizando las causas fundamentales del problema y siguiendo algunas reglas sencillas.

Reconoce que no se trata realmente de correo electrónico
Según Allen, la sobrecarga de correo electrónico es solo un síntoma de un problema mayor: la falta de protocolos claros y efectivos. Si su organización tiene procesos de toma de decisiones ambiguos y las personas no obtienen lo que necesitan de sus colegas, inundarán el sistema con correos electrónicos y convocatorias de reuniones. A continuación, las personas se ven atascadas en sus atrasos, lo que lleva a que haya más correos electrónicos y solicitudes de reuniones de compañeros de trabajo frustrados que intentan hacer un seguimiento.

Allen tenía un cliente que tenía un retraso promedio de 3.000 a 4.000 correos electrónicos. Cuando finalmente despejó y permaneció en la parte superior de su bandeja de entrada, tanto su tráfico de correo electrónico como su carga de reuniones disminuyó. Sus colegas obtuvieron la dirección y la aportación que necesitaban para no necesitar perseguirlo. «El correo electrónico gestionado bien reduce las reuniones. Y las reuniones manejadas bien reducen los correos electrónicos», dice Allen. Tomar el tiempo de responder ahora puede ahorrarle el doble de tiempo en el futuro.

Controla tu flujo
Otra forma de reducir el tiempo que pasas en el correo electrónico es apagar la espiga de los mensajes entrantes. Existen prácticas obvias que ayudan, como cancelar la suscripción a boletines electrónicos o desactivar las notificaciones de Facebook o Twitter. Pero también puede que desee reconsiderar si sus colegas o informes directos lo están copiando en demasiados correos electrónicos «para su información». Si es así, simplemente explique que solo necesita actualizarse en determinados momentos o cuando se toma una decisión final.

Pozen dice que también puedes reducir cuántos recibes enviando menos y limitando a quién envías. Resiste la tentación de enviar mensajes de una sola palabra como «¡Gracias!» No hagas clic en «Responder a todo» a menos que todos necesiten oír lo que tienes que decir. No confíe en el correo electrónico para tomar decisiones importantes o para resolver problemas complejos, como cambios en las políticas, que garantizarán toneladas de ida y vuelta. Sepa qué es mejor manejarlo cara a cara o por teléfono. Al modelar las buenas prácticas de correo electrónico, puedes animar a los que te rodean a que envíen mensajes solo cuando sea necesario y apropiado.

Limpia tu bandeja de entrada y manténgala limpia
No importa cuánto hagas lo anterior, es posible que tengas una bandeja de entrada obstruida. Probablemente hayas leído gran parte de la consejos sobre la administración del correo electrónico, pero hay que repetir algo. Empieza por vaciar tu bandeja de entrada. Si tienes miles de mensajes en tu carpeta principal, crea una nueva carpeta llamada «Bandeja de entrada antigua» y pon los mensajes allí. Aún tienes acceso a ellos si es necesario, pero podrás manejar los mensajes entrantes más fácilmente sin que el desorden te devuelva fijamente.

Una vez que hayas llegado a cero mensajes (o al menos cerca de él), comprométete a ordenar por correo electrónico nuevo de inmediato. Siga los tres pasos siguientes:

  1. Borrar. Echa un vistazo a tu bandeja de entrada y elimina los mensajes que no necesites leer o guardar: invitaciones al calendario, anuncios, etc. «Deberías poder descartar el 80% de ellos con solo mirar el título», dice Pozen.
  2. Responder. Si puedes responder a un mensaje en unos minutos o menos, sigue adelante y hazlo. «Si lo postergas, pierdes tiempo intentando encontrarlo o recordar lo que querías decir», dice Pozen.
  3. Archivo. Para el resto de tus mensajes, decide adónde deben ir. Colócalos en carpetas o usa marcas o etiquetas para indicar la alta prioridad que tienen y cuándo necesitas responder.

Elige un puñado de veces durante el día en que revisarás tu bandeja de entrada. Si lo haces cada cinco minutos, terminarás pasando todo el día en correo electrónico. Pero no intentes ir a pavo frío tampoco. Revisar su correo electrónico solo una o dos veces al día no es práctico. «La mayoría de las personas que envían un correo electrónico buscan una respuesta rápidamente», dice Pozen.

Tenga cuidado con las reglas
Según Allen y Pozen, las políticas generales que afectan a una amplia población de trabajadores y dictan cómo y cuándo verifican el correo electrónico no son realistas ni probablemente sean eficaces. «¿Por qué los isquiotibiales de sus empleados con reglas tontas? », dice Allen. Además, las políticas como estas no siempre se mantienen. «Es difícil crear reglas mecánicas que funcionen para todos», dice Pozen.

Sin embargo, eso no significa que todas las reglas sean malas. Puedes desarrollar pautas para ti y para aquellos con los que interactúas. Anime a otros a limitar los correos electrónicos solo a aquellos que tienen un elemento de acción. Tenga debates abiertos sobre cómo se comunicará sobre temas específicos. «Intenta llegar a un acuerdo con el grupo sobre lo que es razonable enviar y recibir», dice Pozen.

Tómate un descanso ocasional
Dado que el correo electrónico es una presencia tan constante en nuestras vidas, puede ser rejuvenecedor desconectarse de todo lo digital de vez en cuando. Algunos lo hacen cada vez que se van de vacaciones. Otros toman un debate deliberado» correo electrónico sabático». «Siempre es buena idea desenredarte de las intensas interacciones interactivas de vez en cuando solo para demostrar que no lo eres. adicto irremediablemente y tomar aire fresco», dice Allen. Por supuesto, esta estrategia no es para todos: «Si te distrae constantemente lo que te puedes perder, es mucho mejor que dediques tanto tiempo como necesites para manejarlo», dice Allen.

Principios para recordar:

Hacer:

  • Responda de forma rápida y clara a aquellos que necesitan su atención o su opinión; esto reducirá la cantidad de correo electrónico que recibe
  • Cuando no puedas responder inmediatamente, envía los correos electrónicos para que actúe más tarde
  • Toma un correo electrónico sabático de vez en cuando para darte un respiro.

No:

  • Supongamos que el correo electrónico es el verdadero problema: una bandeja de entrada obstruida podría significar que no has establecido prioridades claras
  • Envía correos electrónicos con una sola palabra y responde a todos los que estén en un hilo; cuantos más correos electrónicos envíes, más recibirás.
  • Piensa que una política de toda la empresa solucionará tus problemas de correo electrónico: céntrate en lo que puedes controlar: tu propio comportamiento

Caso práctico #1: Desarrolle un sistema y apéguese a él
Ana Dutra, CEO de Korn/Ferry Internacional, es conocida por responder a cada correo electrónico que recibe en un plazo de 24 horas, independientemente de quién proceda. Pero no siente que pase demasiado tiempo en el correo electrónico. «Tengo un sistema que funciona para mí», dice. Es un proceso que se sintió obligada a desarrollar cuando dirigió la práctica de estrategia de organización global en Accenture y recibió de 250 a 300 correos electrónicos por día. Si bien ese número es menor ahora que está en Korn/Ferry (alrededor de 120 correos electrónicos al día, dice), todavía está comprometida a mantenerse al tanto de su correo electrónico y mantener limpia su bandeja de entrada. «Cuanto más se acumula, más difícil es ponerse al día y determinar qué es importante y qué no», dice.

Ana utiliza un proceso de cuatro pasos cada vez que abre su bandeja de entrada de Blackberry o Outlook. Empieza eliminando todo lo que pueda: invitaciones, spam, etc. Luego ordena por tema para que solo vea el último mensaje de una conversación. Ella no mira el rastro anterior de correo electrónico a menos que necesite hacerlo. «Puede que el problema ya se haya resuelto», señala. Luego mira los mensajes en los que fue copiada para ver si hay algo urgente o si simplemente está siendo mantenida en el bucle. Lo último que hace es responder a mensajes que se pueden manejar inmediatamente y archivar el resto en carpetas.

Para ella es cuestión de respeto responder con prontitud. «Lleva 20-30 segundos escribir un correo electrónico rápido explicando cuándo llegarás a algo», dice. «Se resuelve tanto y tantas decisiones se toman por correo electrónico, es irresponsable no responder». También entrena a los que trabaja. «Si quieres que lea lo que me escribes, hazlo breve», dice. Ella anima a la gente a etiquetar las cosas como «Acción requerida» o «Sin acción, solo para tu información».

Cada vez que tiene tiempo de inactividad —en un coche, esperando una cita— limpia su bandeja de entrada. Ella no piensa en el tiempo que pasa administrando su correo electrónico como un compromiso. De hecho, es todo lo contrario. «No parece una carga en absoluto. Se siente genial», dice.

Estudio de caso #2: Detener la fuente
Frank Sopper, presidente de Aprendizaje OpenBook, una empresa que proporciona software educativo a las escuelas públicas estadounidenses y asesora a los ejecutivos sobre la eficacia cognitiva, no quiere ser copiado en ningún correo electrónico. «No le doy una bofetada en la mano si lo hacen», dice, «pero puedo preguntar: ‘¿Por qué me estás enviando esto?’» Sopper comenzó a mirar de cerca como los correos electrónicos que estaba recibiendo varios años atrás en un papel anterior. Se preguntó: ¿Hay algún elemento de acción aquí para mí? Si no, ¿por qué los recibo?

En OpenBook, ha empujado a las personas con las que trabaja a pensar detenidamente por qué están enviando un correo electrónico y quién necesita recibirlo. «Realmente hemos trabajado duro en nuestra organización para no copiar a nadie en un correo electrónico a menos que haya un elemento de acción para ellos», dice. El objetivo no es sofocar la conversación sino asegurarse de que sea relevante. «Cualquiera puede comunicarse conmigo. Me envían un correo electrónico conmigo en la línea «Para».

Los gerentes de OpenBook no se sienten limitados por la regla. De hecho, Sopper dice que las personas parecen aliviadas porque se sienten confiadas para hacer su trabajo. Y confía en otras herramientas para monitorear el rendimiento. «Tengo que confiar en que tenemos métricas que miden el trabajo de las personas sin ver sus conversaciones», dice.

¿El enfoque sin CC ha reducido significativamente su carga de correo electrónico? «No sé cuántos correos electrónicos recibo», reconoce. «Me deshago de ellos, los muevo a carpetas. No se acumulan en mi bandeja de entrada. Pero sé que es mucho menor que mis compañeros quienes dirigen organizaciones de tamaño similar».


Escrito por
Amy Gallo



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