Detener la sobrecarga de trabajo estableciendo estos límites

Recupera tu vida con inversión en tiempo efectiva.
Detener la sobrecarga de trabajo estableciendo estos límites

Eleva tus habilidades de liderazgo y negocios

Súmate a más de 52,000 líderes en 90 empresas mejorando habilidades de estrategia, gestión y negocios.


¿Por qué es que cuando tus amigos, tu pareja, y especialmente tu madre te dicen, ¡Tienes que dejar de trabajar tanto! — usted duda? Por un lado, sabes que tienen razón. Es insostenible tirar de 12 a 14 horas días de forma consistente, y te sientes quemado y malhumorado. Pero cuando se trata de establecer límites, uno se detiene y se dice a sí mismo y a los demás: «Es sólo un momento ocupado. Pronto mejorará…»

Pero, no es así. Y te encuentras entre el hecho de que parece que no puedes hacer todo y la sensación de que tal vez el problema no es la situación, eres tú. Te sientes culpable de que todos los demás parecen completarlo todo, pero no puedes. Te preocupa que si pides ayuda o dices, «No», a cualquier cosa que todos descubran que eres un impostor que no agrega suficiente valor.

Aunque esos temores son comprensibles, no son necesarios válidos. Como entrenador del tiempo, he descubierto que una de las claves más importantes para lograr el equilibrio es comenzar a evaluar objetivamente los aspectos basados en hechos de su agenda, en lugar de dejar que una vaga sensación de miedo impulse sus decisiones. No importa lo valioso que pueda ser un miembro del equipo, nadie puede caber 100 horas de trabajo en 40 horas a la semana, o incluso 60 horas. Usted puede comenzar a hacer cambios una vez que tenga la confianza de que las expectativas de sí mismo y de los demás realmente son irrazonable y que usted puede establecer límites de una manera respetuosa y constructiva.

Aquí tienes cinco pasos para ganar esa confianza, que puedes aplicar a nivel individual o a nivel de grupo si tienes la responsabilidad de gestionar las expectativas de tu equipo:

Paso 1: Desarrollar un presupuesto de tiempo

Las personas que manejan bien sus finanzas siguen unos pocos principios consistentes. Por un lado, gastan solo lo que tienen, por lo que evitan deudas innecesarias y el estrés y el costo correspondientes. También se aseguran de que asignen su dinero correctamente, de modo que tengan fondos suficientes para todo lo que necesitan para comprar. Finalmente, reducen los costos donde pueden, sin un impacto negativo significativo, y se aseguran de invertir dinero en inversiones donde tienen una buena probabilidad de obtener un retorno. Los mismos principios se aplican con una inversión efectiva en tiempo. Para tener una idea clara de lo que puede manejar razonablemente, debe comenzar calculando cuántas horas tiene que «gastar» cada semana. Si tiende a asignar demasiado tiempo hacia el trabajo, puede hacer los cálculos a la inversa. Por ejemplo:

Horas/Día para Trabajar=24- (Número de Horas de Sueño) – (Descanso) – (Compromisos Personales) – (Ejercicio) – (Autocuidado)

Por «compromisos personales», me refiero a artículos de su agenda que son una parte esencial de que se sienta satisfecho. Estos varían de una persona a otra, pero podrían incluir tiempo en familia, responsabilidades voluntarias, actividades sociales o pasiones personales como tocar el piano. Además, comer, ducharse y prepararse caen bajo «autocuidado». Una vez que tenga una idea de su presupuesto de tiempo diario, puede calcular su presupuesto de tiempo semanal sumando los totales de cada día. Para algunas personas, cada día se verá similar. Para otros, sus compromisos personales crean grandes variaciones en su presupuesto de tiempo diario.

Una vez que entienda el tamaño de su presupuesto de tiempo, puede evaluar los diferentes costos de tiempo durante su jornada laboral. Por ejemplo, usted tiene actividades de «mantenimiento» como responder correo electrónico o planificar, actividades de «ejecución» como asistir a reuniones o completar un informe, y actividades de «desarrollo» como redes o marketing. Recomiendo hacer una lista de todos los diferentes elementos de su jornada laboral y luego escribir una estimación de tiempo inicial o un porcentaje para cada uno. Por ejemplo, el 20% de mi jornada laboral consiste en responder al correo electrónico, el 50% del trabajo del proyecto y el 30% de las actividades de desarrollo. Asegúrese de tener en cuenta no solo el costo de un artículo en particular, sino también los costos asociados. Por ejemplo, una reunión de una hora podría conllevar los gastos relacionados de 15 minutos de viaje por trayecto, 30 minutos de preparación y 15 minutos de seguimiento. Eso significa que el gasto total llega a 2,25 horas. Así que si trabajas un día de 9 horas y quieres no gastar más del 50% de tu tiempo en reuniones, entonces eso te limita a un promedio de dos reuniones por día y diez reuniones por semana.

Paso 2: Haz cortes donde puedas

Después de desarrollar un presupuesto de tiempo, normalmente encontrará que realmente esperaba más de sí mismo de lo que podría caber en las horas de un día. Pero eso no significa que sea hora de ir corriendo a tu manager todavía. En su lugar, debe echar un vistazo muy cuidadoso a cómo pasa su tiempo y cortar donde pueda, primero.

Uno de los lectores de mi libro tomó este consejo en serio cuando se enfrentó a una crisis del tiempo importante en el trabajo. En lugar de tratar de luchar contra la realidad de su presupuesto de tiempo, tomó esta acción:

«Estaba (una vez más) en contra de demasiados proyectos competidores con el mismo plazo y luego tratando de hacer malabares con otros proyectos en curso y a largo plazo también, ¡lo que estaba causando mucho estrés! Por lo tanto, pensé en lo que estaba causando el estrés y traté de abordar las cosas de las que tenía control sin tener que trabajar muchas horas extras. Por ejemplo, me puse en contacto con uno de los directores del proyecto con el proyecto a largo plazo para ver si era posible «pausar» mi esfuerzo en su proyecto durante un período de dos semanas, y él estuvo de acuerdo con algunas negociaciones. Así que eso fue alrededor de 24 horas ahorradas durante las dos semanas. Luego atacé algunos otros aspectos del problema reclutando más ayuda a tiempo parcial de otro departamento, ajustando el alcance de un proyecto, ganando una extensión en otro proyecto, etc.,. En lugar de sentirme abrumado y víctima de las circunstancias, ¡me sentí TAN poderoso!»

Es posible que necesite tomar medidas tan extremas en tiempos de crisis laboral, o puede tomar medidas más sutiles, como sacarse de las reuniones no esenciales, pidiendo a sus colegas que revisen los elementos con usted durante las reuniones individuales en lugar de enviarle 50 correos electrónicos a lo largo de la semana, abandonar un comité, desactivar la ventana emergente de correo electrónico o gastar menos tiempo en elementos donde gastar más tiempo para conseguirlos perfectos no agrega valor. Desafía sus suposiciones sobre lo que debe hacer y cuánto tiempo debe gastar en diferentes actividades. Si es posible, solo comprometerse a poner tareas en su lista semanal de tareas pendientes si tiene espacio para ajustarlas a su programación.

Paso 3: Comparar lo esperado frente a lo real

Una vez que hayas empezado a aceptar el hecho de que el tiempo es limitado y hayas aprovechado las ganancias rápidas, tendrás que perfeccionar aún más tus estimaciones para comparar las asignaciones de tiempo esperadas frente a las reales. Por ejemplo, tal vez usted piensa que el correo electrónico sólo debería tomar una hora de su día. Pero cuando realmente miras el tiempo que pasas, encuentras que siempre se necesitan dos. (Cualquier tipo de seguimiento servirá, pero si quieres ser preciso, herramientas como Tiempo de rescate puede ayudarle a saber exactamente cómo pasa el tiempo en su computadora). Cuando se enfrenta a la realidad de la situación, tendrá que ver si puede tomar medidas de corte de tiempo como escribir respuestas más sucintas, utilizando herramientas como TypeIT4ME o pedir diferentes estrategias de correo electrónico en el trabajo. Si ninguno de ellos reduce la asignación de tiempo, entonces en lugar de luchar contra la realidad, tendrá que aumentar su presupuesto en esa área.

Utilizando el Regla 80/20 también puede ayudarle a hacer que todo encaje dentro de su presupuesto de tiempo. Pero esto requerirá que ustedes acepten más plenamente los hechos de que no pueden hacer todo y que no pueden complacer a todos. Por ejemplo, a medida que empiezas a mirar el valor de diferentes actividades, es posible que descubra que las reuniones declinantes que las personas como a asistir, pero que le alejan de sus tareas de máxima prioridad, es la respuesta correcta. O puede descubrir que necesita dedicar menos tiempo del que podría haber pensado para producir la cantidad correcta de impacto. Por ejemplo, aparecer durante 30-45 minutos en la hora feliz de su empresa puede tener casi tanto impacto como permanecer durante dos horas. Al cortar antes, puede tener tiempo para invertir una hora en ejercicio o terminar una propuesta, lo que tendrá un rendimiento espectacular de la inversión en tiempo. Aunque algunas de estas decisiones pueden hacer que la gente se sienta incómoda, especialmente a usted, la incomodidad a corto plazo causada por el cambio de su respuesta natural por defecto tendrá una gran payoff a largo plazo.

Paso 4: Pedir dirección

Si ha seguido los tres pasos anteriores y todavía no puede lograr todo lo que necesita hacer, es hora de tomar valor y pedir ayuda. Puede hacerlo de una manera clara y objetiva como se describe a continuación. Pero antes de hacerlo, refuerza tu confianza revisando los hechos de tu presupuesto de tiempo una vez más y recordándote a ti mismo que no tienes razón para sentirte culpable o como un fracaso. Nadie puede hacer lo imposible, por lo que el hecho de que haya superado su presupuesto de tiempo no es un juicio sobre usted, sino una señal de que necesita ajustar su entorno general.

A continuación se explica cómo abordar las negociaciones de presupuesto de tiempo con su gerente y/o personas que intentan poner más artículos en su agenda:

• Reúne sus hechos: Tenga una lista concisa de los proyectos y una estimación aproximada de cuánto tiempo le llevan a realizar las diversas tareas. (Si ha seguido los tres pasos anteriores, ya debería tener esto a mano).
• Desarrollar un Visual: Esto podría parecer tan simple como imprimir el calendario semanal después de haber completado las reuniones y los horarios para las tareas, o tan complejo como mostrar un plan de proyecto a gran escala. La forma importa menos que el objetivo de mostrar la incongruencia entre el tiempo disponible y las actividades solicitadas.
• Presentar la información: En lugar de ver esto como una batalla entre usted y las personas que desean trabajar de usted, aborde estas negociaciones de expectativas como sesiones estratégicas donde están trabajando juntos para maximizar el valor que puede aportar. Tal vez una tarea podría degradarse en prioridad, delegarse o simplificarse para que pueda tener más tiempo para centrarse en las tareas de mayor prioridad. Cuando se hace de esta manera, pedir dirección con el establecimiento de prioridades no tiene que ser irrespetuoso o insubordinado, sino como un esfuerzo conjunto para trabajar dentro de la realidad de sus limitaciones de tiempo.

Paso 5: Mantener el reequilibrio

Debido a la naturaleza dinámica de la vida y el trabajo, no puede simplemente establecer su horario y luego dejarlo durante los próximos 10 años. Por lo general, a diario o semanal (o al menos mensualmente), tendrá que equilibrar y reequilibrar su horario. Esto significa que si tiene una asignación insuficiente de tiempo para una actividad en particular una semana, como procesar el correo electrónico, tendrá que dedicar más tiempo a ella la semana siguiente. O tal vez una semana necesites centrarte completamente en la preparación de la presentación, así que a la semana siguiente te ponás al día con las reuniones. El objetivo realista es tener la asignación correcta de tiempo dentro de su semana laboral (y entre el tiempo de trabajo y el tiempo no laboral) correctamente.

Como última palabra de aliento — y advertencia — practicar lo que he esbozado no solo te dejará más saludable y feliz, sino también más humilde. Cuando empieces a aceptar tus límites, tendrás que admitir que no eres perfecto y no puedes hacer todo, especialmente todos a la vez. Si siempre has sido el perfeccionista del equipo, este ajuste en tu comportamiento podría dejarte un poco perdido en términos de identidad. Tendrás que redefinir quién eres, como «la persona que permanece calmada y ofrece un trabajo puntual y de calidad» en lugar de «el miembro estresado del equipo que cumple plazos ridículamente cortos y nunca dice: No». Esta transición tomará tiempo, pero en última instancia te permitirá disfrutar del viaje y hacer la vida más agradable para aquellos que te rodean también.


Escrito por
Elizabeth Grace Saunders



Related Posts