Desordenar su organización

¿Por qué es tan difícil para las personas, y las organizaciones – sacar las cosas? He estado pensando en esta pregunta, ya que nuestras oficinas se movieron unas pocas semanas hacia atrás. Habíamos estado en el mismo lugar durante los últimos diez años, y tuve que completar la tarea desalentadora de pasar por todos mis […]
Desordenar su organización

¿Por qué es tan difícil para las personas, y las organizaciones, tirar las cosas a la basura? He estado pensando en esta pregunta desde que nuestras oficinas se mudaron hace unas semanas. Habíamos estado en el mismo lugar durante los últimos diez años, y tuve que completar la abrumadora tarea de revisar todos mis cajones, armarios y estanterías para decidir qué valía la pena conservar y qué no.

El proceso se sintió como una excavación arqueológica mientras revisaba capas de archivos, presentaciones, notas, horarios, informes y escombros acumulados. Hubiera sido cómico si no hubiera sido tanto trabajo: ¿Por qué guardaba el manual de instrucciones del Palm Pilot que usé por última vez hace seis años? ¿Por qué guardo los acetatos para docenas de presentaciones que nunca volverían a ver un retroproyector? ¿O esas carpetas de conferencias de hace veinte años? ¿O esa caja de archivos viejos y sin clasificar de la última vez que nos mudamos?

Por supuesto, hay buenas explicaciones (o al menos racionalizaciones) de por qué se había acumulado todo este material. En algunos casos sentí que mis artículos acumulados tenían un valor único y podían aprovecharse en el futuro, o me recordaban un gran proyecto. Con otros materiales podría haber tenido la intención de revisarlos y luego nunca me puse a ello. Y en un nivel psicológico más profundo, no quería dejar pasar nada.

El traslado de oficinas fue un catalizador obligatorio para limpiar la casa y superar estas barreras. Abordé el desorden con una regla: si no he mirado este material en los últimos diez años, probablemente no lo necesitaré durante los próximos diez años. Solo con ese criterio, cientos de libras de escombros caen en la papelera. Y aunque al principio fue doloroso ver desaparecer mis preciados acetatos y carpetas de conferencias, con el tiempo me sentí liberada y despejada. Con un poco de trabajo duro había simplificado mi vida.

Aunque no lo pensamos de esta manera, la mayoría de las organizaciones son ratas de carga como yo.
Acumulan cosas con el tiempo que eventualmente pierden valor, ocupan espacio y les dificultan moverse rápidamente. Algunos de ellos son bienes físicos: inventario, instalaciones, equipos, garantías de venta, etc. Algunos son procesos que van mucho más allá de su propósito útil. Las organizaciones también tienen dificultades para dejar ir a los clientes, incluso cuando esos clientes ya no son rentables. Y aunque suene duro, las organizaciones también acumulan personas cuyas habilidades ya no se ajustan a lo que se necesita.

Jack Welch entendió esta dinámica. Solía comparar a GE con una gran casa antigua que acumulaba mucha basura en el ático que necesitaba ser limpiada periódicamente. Pero aunque esto es fácil de decir, es algo difícil de hacer. Después de todo, las organizaciones están formadas por cientos o miles de personas que tienen las mismas razones que yo para no deshacerse del desorden: «Puede que lo necesitemos más adelante». «No hay tiempo para solucionarlo». «Estoy apegado a este producto/cliente/proceso/persona». En otras palabras, la complejidad causada por el desorden acumulado en las organizaciones es en gran medida un fenómeno psicológico y muy humano.

Debido a esta dinámica, desordenar una organización, o tu parte de ella, necesita el mismo tipo de sacudida que me obligó a limpiar mi oficina. No, no tienes que moverte literalmente. Pero sí tienes que identificar dónde necesita «moverse» tu empresa (o tu unidad, función o equipo) para tener un éxito excepcional. Esto les dará a ti y a tus colegas la motivación para deshacerte del desorden que te está frenando. Por ejemplo, el director de una empresa de servicios financieros recientemente desafió a su equipo a aumentar su tiempo de cara a cara con los clientes en un 10%. Este «movimiento» les obligó a examinar qué deberían dejar de hacer, cómo podían optimizar el trabajo, cómo podían mejorar la colaboración entre los equipos de atención al cliente y el back office, y mucho más. Sin este tipo de exigencia obligatoria, es mucho más fácil dejar que el desorden se siga acumulando, hasta que sea demasiado tarde para empezar a moverse.

¿Cuál ha sido tu experiencia con la reducción del desorden organizacional?


Escrito por
Ron Ashkenas



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