Descifrar el estilo de comunicación de su gerente

Por ejemplo, ¿es ella un oyente o un lector?

Descifrar el estilo de comunicación de su gerente

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La comunicación efectiva toma un toque hábil cuando se está gestionando. Si sus intentos de persuadir son demasiado obvios, es posible que no tengan éxito. Sin embargo, usted necesita ser deliberado en su enfoque.

A medida que interactúe con su jefe en las actividades cotidianas, trate de identificar los mensajes detrás de su discurso y comportamiento. Las palabras y los hechos importan, por supuesto, pero los valores que las subyacen a menudo significan más. Escuchar con un oído agudo y observar con un ojo agudo puede marcar la diferencia en la comprensión, no solo en el etiquetado, el estilo de comunicación de su manager.

Consideremos la declaración «Mi puerta siempre está abierta», que muchos jefes hacen a sus informes directos. Esa frase aparentemente transparente puede tener una variedad de significados. Aquí hay tres ejemplos:

Rebecca:

Cuando dice, «Mi puerta siempre está abierta», Rebecca lo dice literalmente. Para fomentar la honestidad y la camaradería, quiere que la gente se sienta libre de acercarse a ella en persona en cualquier momento. La vigoriza cuando un informe directo tiene una idea y espontáneamente aparece en su oficina para compartirlo. Cuando surge un problema, ella quiere escucharlo inmediatamente, porque le asegura que todo el mundo está trabajando en equipo. Ella se cerda cuando la gente que viene a hablar con ella cierra la puerta detrás de ellos. De hecho, le preocupa que los colegas vean una puerta cerrada como evidencia de hipocresía. Si Rebecca debe hablar con alguien en total privacidad, ella reserva una sala de reuniones.

Raúl:

La política de puertas abiertas de Raúl espera que la gente observe en espíritu, no en términos absolutos. La puerta de su oficina está abierta el 90% del tiempo, pero cuando una fecha límite es inminente, la cierra para que pueda concentrarse, especialmente si está escribiendo. Quiere que la gente lo vea como fácil de acercarse y «siempre disponible», pero considera que el correo electrónico y las reuniones de equipo son formas legítimas para que las personas lleguen a él. Si alguien lo considerara un hipócrita por cerrar la puerta de vez en cuando, Raúl pensaría que la persona carecía de sentido común.

Janice:

Janice trabaja en un cubículo con paredes bajas, al igual que todos sus informes directos, así que ni siquiera tiene una puerta. Para ella, una «puerta abierta» no es más que una metáfora de cómo trabajan juntos los colegas. Ella no quiere que la gente teme cometer errores, ni siquiera delante de ella. Pero también otorga una alta prioridad a dar a la gente el espacio mental para hacer su trabajo en silencio y considerar propuestas deliberadamente antes de actuar sobre ellas. Ella quiere que sus informes directos compartan ideas novedosas, pero espera que las envíen por escrito antes de pedir a otras personas que reaccionen. Para Janice, una puerta abierta no significa una «respuesta instantánea», una frase que usa a menudo al describir el trabajo resbaladizo.

Tan variadas como estas interpretaciones de «puerta abierta», al menos Rebecca, Raúl y Janice dan a sus empleados algo para continuar. Algunos gerentes ni siquiera tienen una política explícita sobre cómo y con qué frecuencia comunicarse con ellos.

Cualquiera que sea el estilo de interacción preferido de su manager, probablemente tendrá que investigar un poco para averiguarlo. Comience haciéndole estas preguntas:

  • ¿Es mi manager un oyente o un lector? Los oyentes quieren escuchar información primero y leer sobre ella más tarde. Los lectores prefieren ver un informe escrito antes de discutirlo con usted.
  • ¿Prefiere hechos y cifras detalladas o simplemente una visión general? Si ella prospera en los detalles, concéntrese principalmente en la precisión y la integridad; si prefiere una visión general, enfatice la claridad y nitidez de la idea principal.
  • ¿Con qué frecuencia quiere recibir información? Es posible que su gerente siempre desee recibir actualizaciones en momentos específicos o puede que tenga umbrales diferentes para cada proyecto, como informes diarios sobre actividades críticas y actualizaciones periódicas sobre iniciativas secundarias.

Cada intercambio de información con su gerente tiene implicaciones para la productividad. Estos consejos le ayudarán a ser más eficiente:

  • Cuando se discutan los plazos, utilice un lenguaje específico. Determine una fecha determinada, incluso una hora específica, si procede. Evite compromisos vagos como «en algún momento de la semana que viene», «lo antes posible» o «tan pronto como podamos llegar a ello».
  • Sea honesto acerca de lo que puede y no puede manejar. Cuando se comprometa a una asignación, identifique claramente qué recursos necesita para realizar el trabajo.
  • Identifique explícitamente sus objetivos cada vez que se comunica con su gerente.
  • Haga preguntas para aclarar lo que no entiende. Pregunte sobre las oportunidades de seguimiento en caso de que pienses en otras preguntas más adelante.

Este post está adaptado del libro de prensa de Harvard Business Review Gestión (Serie Manager de 20 minutos).


Escrito por
HBR Editors



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