Departamento de Movilidad

Departamento de Movilidad

Los empleados están constantemente en llamadas de ventas en movimiento o en los viajes de servicio; visitando una oficina internacional por unos días o se reubica allí por unos años; Al elevarse a través de los océanos en el jet corporativo o dirigirse a través de la ciudad en el automóvil de la empresa. Por lo general, estas actividades son administradas por un surtido de departamentos y vendedores. Pero nosotros […]

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Resumen.

Reimpresión: F0511H

Al centralizar la supervisión de los viajes de negocios y el transporte, las empresas pueden mejorar la eficiencia, aumentar la satisfacción de los empleados y reducir los costos.


Los empleados están constantemente en movimiento: hacen llamadas de ventas o realizan viajes de servicio; visitan una oficina internacional durante unos días o se trasladan allí durante unos años; surcan los océanos en el jet corporativo o cruzan la ciudad en el automóvil de la empresa. Normalmente, estas actividades son administradas por una variedad de departamentos y proveedores. Sin embargo, creemos que las empresas pueden mejorar la eficiencia, aumentar la satisfacción de los empleados y reducir potencialmente los costos centralizando la gestión de todos los aspectos de la movilidad de los empleados: el proceso de llevar a la gente de aquí para allá.

Varias encuestas a clientes, cada una de las cuales realiza un seguimiento de un aspecto discreto de la movilidad corporativa e incluye una muestra de entre 70 y 120 empresas, y estudios patentados muestran que una empresa típica gasta 25.500 dólares al año en vehículos, viajes y tecnología por empleado móvil. Los viajes de negocios representan el componente más importante, y las empresas gastan, en promedio, 12.500 dólares por viajero al año en pasajes aéreos, comidas, alojamiento y otros gastos varios. El costo de proporcionar un vehículo de la empresa o reembolsar a un empleado por conducir su propio vehículo para negocios es de aproximadamente 7.100 dólares. Mientras tanto, las herramientas de comunicación y otras tecnologías para trabajadores móviles, como PDA, computadoras portátiles, teléfonos celulares y acceso a Internet, elevan la factura otros 5.900 dólares. Además, el empleado que se traslada cuesta a las empresas un promedio de 51,700 dólares por una mudanza doméstica y 500.000 dólares o más por una asignación internacional de cinco años.

Los costos de transporte, viajes y entretenimiento y tecnología son comparables a los de un paquete de prestaciones típico, que representa aproximadamente el 25% de la remuneración de los empleados. En la mayoría de las organizaciones, todos los aspectos de la gestión de beneficios se consolidan en el departamento de RRHH, lo que da como resultado una administración coherente y economías de escala. Por el contrario, los arreglos de viaje y teletrabajo están dispersos entre numerosas funciones, lo que da lugar a procesos que no son óptimos y reducen las oportunidades de ahorro. Por ejemplo, los departamentos de viajes y gestión de reuniones de las empresas suelen negociar contratos separados con las mismas aerolíneas y hoteles. En muchos casos, estas dos funciones informan a personas de diferentes partes de la organización y se pierden oportunidades de aprovechar el poder adquisitivo. También hemos visto que muchas empresas dan discreción a los gerentes locales para organizar compras de equipos y conectividad para sus teleempleados en lugar de negociar una tarifa con descuento en el acceso a Internet, planes de telefonía celular y otros servicios. Esta fragmentación se complica cada vez más por los acuerdos de subcontratación, que dificultan aún más la rendición de cuentas y la supervisión de la gestión.

Pero, ¿qué pasaría si las empresas trataran la movilidad de los empleados como un área integrada única, idealmente bajo el ámbito de los recursos humanos o las finanzas? Este enfoque crea varias ventajas.

Beneficio para empleados desde un único punto de contacto y políticas y procedimientos estándar. Por ejemplo, un empleado puede dirigirse al mismo departamento si planea viajar en automóvil de la empresa, vehículo privado o coche de alquiler, y también puede organizar un teléfono celular o un PDA al mismo tiempo. Si un representante de ventas conduce un vehículo de flota a un aeropuerto y luego se sube a un avión comercial, puede reportar ambas partes del viaje en el mismo formulario. Las organizaciones pueden utilizar el mismo proceso de verificación de registros de vehículos motorizados, independientemente de si un empleado viaja mucho en automóvil de la empresa, vehículo privado o coche de alquiler. Y un solo departamento puede administrar billetes de avión, documentos de trabajo y documentación, e incluso servicios de orientación cultural para los empleados que viajan o se trasladan al extranjero.

Beneficio gerentes de la oportunidad de compartir conocimientos y responsabilidades. Por ejemplo, tanto los gerentes de viajes corporativos como los de reubicación internacional deben cumplir con los requisitos legales para los visados y otros documentos relacionados con la residencia en el extranjero. Y cuando se contrata o despide a un empleado móvil, el proceso se simplifica si todos los bienes corporativos (la tarjeta de crédito corporativa, el vehículo de la empresa, el teléfono celular) se dispensan y recuperan sin problemas.

Beneficio para empresas porque se eliminan los procesos redundantes y se mejoran los controles de gestión. Lo que es más importante, las empresas descubrirán las mejores prácticas y lograrán economías de escala.

La noción de un departamento de movilidad centralizada es muy nueva y solo unas pocas empresas han empezado a tomar medidas en esa dirección. Para aquellos que lo hacen, proyectamos de forma conservadora un ahorro del 15% al 20% en los costos administrativos y del 5% en los costos totales del programa. (Estas hipótesis se basan, en parte, en los resultados de las empresas que subcontratan la administración de beneficios de RRHH a un centro de servicios compartido). Para los empleados, las recompensas también son sustanciales, ya que la centralización elimina parte del estrés de estar en movimiento.


Escrito por
Rex Runzheimer




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