Deje de enviar ‘e-mails’ por la noche, no benefician a nadie

Nunca escriba enfadado, aprenda a controlar sus arrebatos
Nunca escriba enfadado, aprenda a controlar sus arrebatos
Una noche cualquiera, se da cuenta de que hay un tema crucial que su equipo ha de incluir en un proyecto en curso. Así que
escribe un rápido correo electrónico a los miembros del equipo mientras lo piensa.
No hay mejor momento que el presente, ¿no?
Pues, no. Como una instructora de productividad especializada en la gestión de la atención, he observado durante la última década, cómo los correos electrónicos enviados fuera de horario laboral aceleran la cultura corporativa. Y ese fenómeno de aceleración
erosiona la creatividad, innovación y productividad real.
Si envía correos fuera del horario laboral con frecuencia,
se está perdiendo la oportunidad de distanciarse del trabajo, algo vital para la perspectiva fresca que necesita como líder. Y, mientras que el jefe trabaja, el equipo siente que también debería hacerlo.
Piense en el mensaje que quiere enviar. ¿Tiene intención de que su equipo le responda inmediatamente? ¿O
sólo quiere enviar el mensaje porque está pensando en ello en ese momento, y quiere hacerlo antes de que se le olvide? Si su respuesta es la primera, está encadenando a su plantilla a la oficina 24/7 intencionadamente. Si es la segunda, está encadenando a su plantilla a la oficina 24/7 de forma no intencionada. Y esto no le conviene ni a usted, ni a sus empleados, ni a la cultura de su empresa. Estar conectado fuera de horario durante momentos ajetreados es señal de un trabajador de rendimiento alto.
No desconectar nunca es señal de un adicto al trabajo. Y existe una diferencia.
Intenciones aparte, mi contacto con cientos de empresas me ha llevado a detectar
dos motivos por los que los hábitos de correos electrónicos nocturnos se propagan desde el jefe hasta su equipo:
  1. Ambición. Si la jefa envía correos electrónicos por la noche o en fin de semana, la mayoría de los empleados creen que se requiere una respuesta nocturna o que causarán sensación al responder de inmediato. Incluso si sólo un par de sus empleados comparten esta creencia, podría propagarse al equipo al completo. Una mención casual durante una reunión, “mientras nos escribíamos anoche…” es lo único que hace falta para desencadenar esta reacción. Al fin y al cabo, todos buscamos maneras de avanzar en nuestras carreras.
  2. Atención. Ya existen muchas personas que no tienen intención de “trabajar” mientras que no estén en el trabajo. Pero tienen unas pobres aptitudes de gestión de la atención. Están tan acostumbradas a operar en modo multitarea que se encuentran con que sus dedos pulsan inconscientemente los iconos del correo electrónico de su smartphone, mensajes de texto y redes sociales. Sus comunicaciones nocturnas alimentan ese mal hábito.
Estar “siempre conectado” perjudica los resultados. Cuando los empleados monitorizan constantemente sus correos electrónicos fuera del horario laboral, ya sea por el temor de perderse alguna comunicación suya, o porque son adictos a sus dispositivos, se privan del tiempo esencial de descanso que necesitan nuestros cerebros. Los experimentos han demostrado que para dar lo mejor de nosotros mismos en el trabajo,
necesitamos de este tiempo de descanso. Alejarse del trabajo fomenta las ideas nuevas y frescas.
Pero, sus empleados nunca podrán desconectar si revisan constantemente sus dispositivos para comprobar si usted u otro compañero ha enviado algún correo electrónico.
La creatividad, inspiración y motivación representan su ventaja competitiva, pero también representan unos recursos agotables que han de recargarse. A propósito, esto también es aplicable a usted, así que merece la pena que examine sus propios hábitos de comunicación.
Los líderes empresariales pueden ayudar a evitar que este comportamiento tan poco sano se arraigue.
Sea claro acerca de las expectativas para el correo electrónico y otras comunicaciones, y establezca políticas para fomentar una cultura sana que reconozca y valore el modo monotarea, la concentración y el descanso. Vynamic, una exitosa consultora de Filadelfia (EEUU), creó una política que
denomina “zmail“, con la que desaconseja el uso del correo electrónico entre las 22:00 y las 7:00 entre semana, y las 24 horas en fin de semana. La política no impide trabajar durante estas horas, ni prohíbe las comunicaciones. Si parece ser necesario enviar un mensaje fuera de horas, si le insta a la plantilla que evalúe si es lo suficientemente importante para merecer una llamada telefónica. Si los empleados eligen trabajar fuera de horas,
zmail les previene de imponer sus hábitos en los demás mediante el envío de correos electrónicos durante este período; simplemente
se guardan los mensajes como borradores para ser enviados más tarde, o pueden programar su cuenta de correo para enviar los mensajes automáticamente durante horario laboral. Esta política genera la alineación entre la creencia de que el descanso es importante y los comportamientos de la plantilla que contribuyen a la cultura.
También, examine con detenimiento las actitudes de los líderes respecto a un entorno de trabajo siempre conectado. La creencia (a menudo subconsciente) de que más trabajo equivale a un éxito mayor resulta difícil de desbancar, pero la verdad es que esto
no es ni beneficioso ni sostenible.
Las largas horas de trabajo reducen tanto la productividad como la participación de los empleados. A menudo, he observado que los líderes creen en el descanso en teoría, pero también quieren seguir impulsando la consecución de los objetivos de la empresa, lo cual parece requerir una comunicación constante.
Un entorno frenético que incluye
responder a los correos electrónicos a todas horas no hace más productiva a su plantilla. Sólo la convierte en ocupada y distraída. Usted basa sus decisiones de contratación de miembros de la plantilla en sus conocimientos, experiencia y talentos únicos, no en cuántas tareas parece poder hacer a la vez o a cuántos correos electrónicos puede contestar en un día.
Así que, demuestre y fomente un entorno donde los empleados puedan aplicar esa potencia cerebral de manera significativa:
  • Abandone la frase “gestión del tiempo” y cámbiela por “gestión de la atención”. Convierta las formaciones de esta aptitud crucial en parte de su plan de desarrollo para la plantilla.
  • Absténgase de las comunicaciones fuera de horas.
  • Hable con su equipo sobre los beneficios de estar presente y sea un modelo a seguir, al guardar sus dispositivos mientras hable con ellos, e implemente una política de “dispositivos cero” durante las reuniones para promocionar el modo monotarea y una participación plena.
  • Desaliente un entorno de distracción siempre conectado que inhiba la creatividad, al colocar el énfasis sobre la importancia de la concentración, compensando un diseño de oficina diáfana con muchos espacios tranquilos y creando opciones de trabajo en remoto y a tiempo parcial para los roles, tareas y proyectos que requieran un alto grado de concentración.
Estos comportamientos contribuirán a un resultado de mayor calidad, tanto propio como de su plantilla, y una cultura corporativa más productiva.

por
trad. Teresa Woods

Maura Thomas Maura Thomas es ponente de TEDex, e instructora de productividad, atención y eficacia. También es fundadora de RegainYourTime.com y autora de Personal Productivity Secrets y Work Without Walls: An Executive’s Guide to Attention Management in the Age of Distraction. Síganla en Twitter: @mnthomas

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