Deje de divagar en las reuniones y empiece a transmitir su mensaje

Si bien es importante compartir su punto de vista en las reuniones, es fundamental saber cuándo y cómo. No querrá monopolizar la conversación. En este artículo, el autor ofrece consejos prácticos para compartir la palabra y que pueda transmitir su mensaje de manera más eficaz.
Deje de divagar en las reuniones y empiece a transmitir su mensaje
Deje de divagar en las reuniones y empiece a transmitir su mensaje

Resumen.

Primero, tómese un tiempo para reflexionar después de las reuniones. Si cree que ha estado compartiendo demasiado, mire hacia atrás y piense quién más contribuyó.

Pregúntese honestamente: «¿Hablé por encima de la gente?» Calcule la cantidad de la reunión que ha estado hablando. También considere la posibilidad de utilizar otros canales de comunicación para compartir sus ideas.

Por ejemplo, ¿puede mantener una lista actualizada de sus ideas brillantes en el ordenador para estar mejor preparado para compartirlas en la próxima reunión? O, ¿puede compartir ideas en un entorno sin reunión, por ejemplo, en un correo electrónico de seguimiento o en una plataforma de chat interna?

También es útil darse una señal para hacer una pausa y practicar cómo comprimir sus pensamientos. Un colega o asesor de confianza también puede proporcionarle información sobre cómo está cumpliendo su objetivo de hablar menos y escuchar más.

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¿Le ha pasado esto alguna vez? ¿Informa de una reunión estratégica, solo para descubrir que no puede recordar a nadie más que a usted para compartir ideas o contribuir con sus aportaciones? Muchos líderes necesitan ser entrenados para que se pronuncien. Pero y si tiene el problema opuesto, y parece que no puede detener¿hablando? Esto puede generar frustración por todas partes: los miembros de su equipo se frustran porque quieren compartir sus propias ideas y su gerente se frustra porque quiere escuchar otros puntos de vista. Sus ideas se pierden porque las partes interesadas pierden la paciencia con su hábito de dominar la conversación y comienzan a desconectarse de él.

Si sospecha que puede estar monopolizando la conversación en las reuniones, experimente con estas tácticas para ayudar a transmitir su mensaje.

Mida exactamente cuánto está hablando.

Tómese un tiempo para reflexionar después de las reuniones. Si cree que ha estado compartiendo demasiado, mire hacia atrás y piense quién más contribuyó. Pregúntese honestamente: «¿Hablé por encima de la gente?» Calcule la cantidad de la reunión que ha estado hablando.

Por ejemplo: «Hablé alrededor de un tercio del tiempo y hablé con Jim dos veces». Tenga en cuenta que no hay un punto de referencia específico de cuánto debe o no debe hablar. Tendrá que usar su instinto. Si se da cuenta de que tiene un patrón de hablar por encima de los demás, es hora de hacer un reinicio. De ahora en adelante, haga un esfuerzo por dar prioridad a escuchar antes que a hablar.

Establezca una regla para sí mismo con respecto a cuándo compartir. Por ejemplo: «No hablaré hasta que al menos otras dos personas de la reunión hayan compartido su opinión» o «Limitaré mi participación a un punto». O, «Me tomaré el tiempo y solo permitiré tres minutos para hablar».

Por supuesto, este consejo no funcionará siempre; sus comentarios serán necesarios y solicitados cuando las apuestas son altas. Pero para las reuniones de rutina, practique retirarse y dejar que otros tengan la palabra. Instruyo a los clientes a que indexen demasiado para que respeten el tiempo de uso de la palabra asignado. Si bien no querrá limitar su tiempo de palabra para siempre, adherirse a la regla del tiempo al principio le ayudará a crear el hábito de ceder la palabra.

Considere la posibilidad de utilizar otras formas de compartir sus ideas.

Si se destaca en creatividad, puede cobrar vida en una sesión de lluvia de ideas y generar rápidamente una gran cantidad de ideas. Sin embargo, si tiende a divagar al describir esas ideas, podría parecer disperso y mal preparado. Considere otras formas de organizar sus ideas y comunicarlas al público. Por ejemplo, ¿puede mantener una lista actualizada de sus ideas brillantes en el ordenador para estar mejor preparado para compartirlas en la próxima reunión? O, ¿puede compartir ideas en un entorno sin reunión, por ejemplo, en un correo electrónico de seguimiento o en una plataforma de chat interna?

Utilice cualquier forma de comunicación que tenga a su disposición para ayudar a organizar sus pensamientos. A continuación, comunicará conceptos bien pensados cuando hacer compartir. Un cliente con el que trabajé tenía muchas ideas fantásticas; sin embargo, en su reseña, su supervisor observó que las ideas de mi cliente se perdieron cuando intentó verbalizar esas ideas. Este cliente no fue lo suficientemente conciso y monopolizó las reuniones de altos directivos. Para ayudar a recuperar su credibilidad después de esta revisión, mi cliente solo compartía un punto de vista a la vez que se borraba por completo, por lo que parecía más estratégica y organizada. Para asuntos importantes, hizo un seguimiento después con otra reunión o un correo electrónico. Esta estrategia la ayudó a recuperar el control de su forma de hablar en las reuniones.

Practique comprimir sus pensamientos.

Al hablar, asegúrese de que lo que dice es necesario e impactante. Incluso puede pensar en sus frases en forma de tuit:¿Cómo comunicaría esta idea si estuviera tuiteando y enfrentándome a un límite de caracteres? ¿Cómo puedo reducir mi mensaje a su esencia?

También puede intentar escribir las ideas que piensa debatir en una reunión. Esto le ayudará a ver la cadencia en la forma de transmitir ideas. Una vez que establezca un ritmo para comprimir sus pensamientos, no necesitará tomarse mucho tiempo para prepararse y practicar.

Piense en sí mismo como un editor que elimina palabras e ideas que no comunican la esencia de lo que quiere compartir. Trabajé con una líder que descubrió que podía reducir de forma fiable cada una de sus frases en unas cinco palabras. Si bien puede que no suene mucho, esas palabras adicionales hicieron que la comunicación fuera más confusa. Entregaba mensajes con un impacto más significativo recortando sus frases.

Pausas incorporadas.

¿Está dando a sus colegas tiempo suficiente para asimilar lo que dice y hacer preguntas? Si no, dése una señal para hacer una pausa.

Un cliente con el que trabajé decidió que cuando necesitaba ir más despacio y dejar de hablar, se pellizcaba. Esta era una señal para respirar, dejar de hablar o hacer preguntas al grupo. Esta táctica sencilla puede ser increíblemente eficaz. Al reducir la velocidad y hacer pausas deliberadas, podrá regular su impulso de sobrecompartir y su mensaje tendrá más posibilidades de aterrizar.

Pida ayuda.

Puede que sea difícil saber en el momento si está compartiendo demasiado. Una nueva perspectiva puede ofrecer información. Pida a un colega o asesor de confianza que le dé información sobre cómo está cumpliendo su objetivo de hablar menos y escuchar más.

Solicito comentarios específicos: «¿He compartido mis ideas en tres minutos o menos?» La respuesta que reciba podría proporcionarle información adicional que puede utilizar para futuras conversaciones. Un cliente con el que trabajé decidió tener un acuerdo recíproco con un homólogo de confianza. Se asegurarían de fijarse en los patrones de los demás y, después, se reunirían una vez al mes para compartir sus puntos de vista.

Si bien es importante compartir su punto de vista, es fundamental saber cuándo y cómo. Experimente con algunas o todas estas tácticas para asegurarse de que se escuchan sus comentarios.

por Anne Sugar

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