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Dejar de usar tu bandeja de entrada como lista de tareas pendientes

Las mejores aplicaciones para usar para administrar sus tareas y recordatorios.

¿Dejas correos electrónicos en tu bandeja de entrada para que te acuerdes de leerlos o abordarlos? Si es así, estás usando tu correo electrónico para administrar tus tareas, y en realidad son dos cosas muy diferentes. Usar un administrador de tareas independiente, que esté estrechamente relacionado con tu correo electrónico, puede ayudarte a pasar menos tiempo revisando tu bandeja de entrada y más tiempo haciendo tu trabajo más importante.

¿Por qué necesitas separar estas actividades? Si estás confundiendo el correo electrónico y la administración de tareas, entonces el trabajo de simplemente comunicarte (leer y responder a tus mensajes) se atasca con todos los correos que dejas en tu bandeja de entrada para que no olvides dirigirte a ellos. (¡Y probablemente haya algunos recordatorios de tareas pendientes que te enviaste a ti mismo!) Este enfoque también hace que la gestión de tu lista de tareas sea problemática: cuando necesitas identificar rápidamente la tarea correcta a realizar a continuación, nada te ralentiza como sumergirte en tu bandeja de entrada para desplazarte por los mensajes antiguos.

La razón por la que muchos de nosotros caemos en la trampa de confundir el correo electrónico y la gestión de tareas es que el correo electrónico es inseparable de gran parte de lo que hacemos en el trabajo y en la vida: muchas de nuestras tareas llegan en forma de mensajes de correo electrónico, y muchas otras tareas requieren leer o enviar correos electrónicos como parte de hacer ese trabajo.

Afortunadamente, hay muchos gestores de tareas fantásticos que reconocen la inextricabilidad del correo electrónico y la administración de tareas sin agruparse los dos. Los mejores gestores de tareas no solo te proporcionan un único lugar para capturar las tareas que necesitas hacer, sino que también te facilitan agregar tareas por correo electrónico. Pero a diferencia del correo electrónico, también pueden realizar un seguimiento de cosas como lo que está completo o incompleto, cuándo debe hacerse cada tarea, con qué proyecto está relacionada una tarea o dónde debe estar para poder realizarla.

Si bien hay quienes resuelven este problema simplemente haciendo un seguimiento de sus tareas pendientes usando el administrador de tareas de Outlook (u otra plataforma de correo electrónico), ese enfoque tiene un costo demasiado alto. Mantener tus tareas en tu programa de correo electrónico significa que no puedes cerrar ese programa (y las distracciones que lo acompañan) cuando quieres revisar tu lista de tareas. Tener ambas actividades como parte de una aplicación también significa que tendrás que pasar de una vista a otra; incluso si abres una ventana separada para tu lista de tareas, te arriesgas a perderla de vista en un mar de correos electrónicos abiertos. Lo más importante es que, por defecto, el administrador de tareas integrado en tu cliente de correo electrónico significa que no puedes elegir el administrador de tareas concreto que funcione mejor para tu tipo de trabajo o estilo de trabajo en particular.

Hay muchos sistemas de gestión de tareas disponibles, cada uno dirigido a usuarios con necesidades y estilos de trabajo diferentes. Estos son algunos de los mejores candidatos a tener en cuenta al buscar el más adecuado para ti, así como consejos sobre cómo integrar cada uno con tu sistema de correo electrónico:

Recuerda la leche. Para aquellos que necesitan un administrador de tareas que funcione tanto para sus listas personales de tareas pendientes como para la colaboración en equipo, RTM es una herramienta de gestión de tareas basada en web con un montón de excelentes funciones que se sincronizan entre una gran cantidad de otros dispositivos, sistemas operativos y aplicaciones web. Ya sea que dependas de un teléfono iOS, Windows o Android; Google Calendar o Outlook; Evernote o Twitter: RTM tiene una aplicación o extensión para ti.

Y puedes añadir tareas a Remember the Milk por correo electrónico fácilmente una vez que te cojas el truco formato los mensajes.

Cosas. A los leales de Apple que le dan prioridad a la estética de su software les gustará este gestor de tareas bien diseñado, que mantiene las tareas perfectamente sincronizadas en todos los dispositivos fabricados por Apple (aunque tienes que comprar versiones separadas para Mac, iPhone y iPad, lo que suma). Las opciones para ver las tareas por proyecto, contexto o cronograma hacen que sea muy fácil ver lo que tienes que hacer en cualquier momento del día.

Things también proporciona una práctica función que está un paso por delante de enviarte tareas por correo electrónico: entrada rápida con autocompletar te permite resaltar un correo electrónico en tu bandeja de entrada y, a continuación, utilizar una sola pulsación de tecla para crear una nueva tarea Cosas que se rellena previamente con el texto del correo electrónico seleccionado. También hay un muy útil (si geek) solución alternativa que te da aún más control sobre la creación de tareas directamente desde la aplicación Mail.app de Apple.

OmniFocus. Usuarios de Mac que usan David Allen Hacer las cosas el enfoque de productividad puede llevar a OmniFocus, que integra la metodología de Allen directamente en el software. Le anima a adjuntar contextos a cada tarea (como anotar si se trata de una tarea que debe realizarse por teléfono o en la computadora, durante la jornada laboral o de regreso a casa) para que asuma la tarea que sea más factible cada vez que vaya a su lista.

Los usuarios de OmniFocus pueden utilizar un servicio sencillo y elegante llamado Gota de correo enviar tareas por correo electrónico directamente a OF. No hay ningún formato especial que aprender y, como ventaja adicional, es fácil para los usuarios de OF aprovechar algunos Recetas IFTTT!

Toodledo. Si buscas algo realmente potente y flexible, el gestor de tareas basado en web de Toodledo te permite añadir tareas y subtareas a las listas, que se pueden organizar en carpetas, objetivos, contextos o esquemas, cada uno de los cuales ofrece diferentes formas de analizar las tareas. Hay funciones de colaboración disponibles para los suscriptores de pago y TD se sincroniza con aplicaciones de calendario populares. Una de las cosas buenas de Toodledo es que se asocian con Carbonfund.org para compensar la electricidad utilizada en sus operaciones. Por lo que sé, es el único administrador de tareas que puede afirmar que está llevando a cabo una operación neutra en carbono.

La desventaja de todo ese poder y complejidad es que agregar tareas a TD por correo electrónico puede ser algo oneroso. Al igual que la propia aplicación, Toodledo’s interfaz de correo electrónico ofrece opciones muy potentes, pero tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

Campamento base. Aunque no recomendaría Basecamp a alguien que busca administrar solo sus tareas personales, si ya estás trabajando en una organización que utiliza Basecamp para gestionar la colaboración, es una buena opción. A continuación, puede configurar su lista personal de tareas como un proyecto llamado algo así como «Mis tareas» en lugar de utilizar aplicaciones completamente independientes para tus tareas personales y de equipo. El muchas herramientas que se sincronizan con Basecamp te permiten acceder fácilmente a tu lista de tareas cuando estás en tu teléfono o sin conexión.

Convertir un correo electrónico en una tarea de Basecamp es igual de fácil: simplemente sigue sus sencillas instrucciones para reenviarlo a tu cuenta.

Lo que uso ahora: Evernote + Recordatorios + Followup.cc. Para aquellos que tienden a perderse en el mar de sus propias listas de tareas, considera dividir esa lista para que sea más fácil manejarla. Primero haz una lista semanal que contenga solo tus tareas o entregas más importantes para los próximos cinco días. Si utilizas una herramienta para tomar notas como Evernote, mantén tu lista de tareas a un clic de distancia colocando todas estas tareas en una libreta o carpeta separada de «Tareas» y crea un acceso directo destacado en la barra lateral de Evernote.

Al igual que con las herramientas de gestión de tareas más tradicionales, puedes reenviar tus correos electrónicos a Evernote; luego se convierte en una nota y, cuando necesites consultarlos, puedes hacer una búsqueda rápida en Evernote o, si lo has archivado, haz clic en el bloc de notas correspondiente.

Además de las grandes cosas que aparecen en tu lista semanal, probablemente tengas que hacer un seguimiento de muchas tareas más pequeñas: un correo electrónico que debes recordar escribir o una tarjeta que necesitas enviar. Utilice herramientas sencillas de recordatorio cronometrado para estos artículos más pequeños. Puedes usar la función de recordatorios de Evernote con ese fin, pero puede ser más fácil usar una herramienta de recordatorios independiente, como la app Recordatorios predeterminada, que se sincroniza con todos los productos Apple.

Y si lo que intentas no olvidar es un correo electrónico, tal vez uno al que tengas que responder más tarde, o al que tendrás que hacer un seguimiento, puedes sacar ese correo de tu bandeja de entrada reenviándolo a followup.cc. Volverá a ti en el momento que especifiques, cuando estés realmente en condiciones de actuar en consecuencia.

Esta combinación particular de Evernote, recordatorios cronometrados y followup.cc es lo que uso ahora. Usar recordatorios y followup.cc para no olvidar las pequeñas cosas me ha permitido mantener una lista mínima de mis tareas principales; y como no me estoy empantanando en una bandeja de entrada que está repleta de una lista de tareas diminutas e implícitas, tengo más tiempo para realizar esas tareas importantes.

Pero no voy a fingir que este sistema va a ser mi campeón definitivo en la lucha de tareas durante la próxima década: si hay algo que he aprendido al probar docenas de herramientas de gestión de tareas y proyectos, es que la mejor elección de herramientas varía tanto de un año a otro como de una persona a otra. Experimenta con algunos gestores de tareas diferentes compatibles con el correo electrónico para encontrar el que mejor se adapte a ti ahora, y reconozca que sus necesidades, preferencias y herramientas cambiarán casi con el tiempo.

Mi nuevo libro electrónico de Harvard Business Review Press, Trabaja de forma más inteligente, domina tu correo electrónico, te da más consejos sobre cómo usar el correo electrónico para apoyar tu trabajo, en lugar de dejar que sobresalga las tareas y proyectos que tienes en tu plato.


Escrito por
Alexandra Samuel




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